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Selbstmanagement mit Outlook 2016 Schulung

16 Tipps für eine gute E-Mail-Kommunikation

Die E-Mail-Korrespondenz wird immer schlechter und verliert an Professionalität. Das ist sicher auch der Masse an E-Mails und dem Zeitdruck, der stetig zunimmt, geschuldet. Jeder deutsche Büroangestellte erhält und sendet im Schnitt 180 E-Mails pro Tag. Mit ein paar Tipps und Tricks schaffst du es aber trotzdem, bei deinen Kunden oder Geschäftspartnern einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Kurz und knackig E-Mails schreiben

E-Mails sind kein Ersatz für ausführliche Korrespondenz. Sie sind kurze, schnelle Mitteilungen und sollten übersichtlich und prägnant sein. Ist der Inhalt trotzdem mal etwas länger, achte bitte auf sinnvolle Absätze, am besten nicht länger als 4 bis 5 Zeilen. E-Mails, die den Empfänger nötigen, zu scrollen, sind meist zu lang. Deshalb: „No Scroll, no Groll“.

Aussagefähiger Betreff – kurz und knackig

Deine Betreffzeile entscheidet, wann bzw. ob deine E-Mail überhaupt gelesen wird. Viele Empfänger erhalten weit über 160 E-Mails am Tag und priorisieren anhand der Betreffzeile. Wer da keinen aussagekräftigen Text liefert, hat oft das Nachsehen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile. Dann landet deine E-Mail nämlich meist automatisch im Spamordner. Übrigens kannst du jede Betreffzeile einfach anpassen, indem du die E-Mail öffnest, in den Betreff klickst, ihn überschreibst und dann die E-Mail wieder über das X rechts oben in der Ecke schließt.

Korrekte Rechtschreibung

Auch in E-Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Ja, sicher, es muss oft schnell gehen, aber auch Outlook, Groupwise und Lotus Notes haben ein Rechtschreibprogramm. Nutze dieses, vor allem im Job! Und, die E-Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig. Du signalisierst damit, dass der Empfänger es nicht einmal wert ist, den kleinen Finger einzusetzen, um die Umschalttaste zu drücken.

Immer höflich bleiben!

Viele beginnen ihre E-Mail mit „Hi“ und duzen den Adressaten ungefragt. Was im englischsprachigen Raum üblich ist, stößt zum Beispiel Schweizern oder Österreichern meist sauer auf. Also kein „Hi“ oder „Hey“ in der Anrede. „Hallo, Herr Meyer“ oder „Guten Tag, Herr Meyer“ hat sich bei uns als E-Mail-Anrede zwar schon eingebürgert, aber auf die Form Wert legende Ausländer und höher gestellte Persönlichkeiten, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit „Sehr geehrte(r) …“ anschreiben. Auch „Bitte“ und „Danke“ haben schon manche Tür geöffnet, wenn sie nicht zu dick aufgetragen wurden.

Keine BLOCKSCHRIFT

Wer seine E-Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird als Schreihals angesehen. Auch nur, um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden).

Kein Chinesisch

Verwegene Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) sind weit verbreitet, haben aber nichts mit geschäftlichem Schreibstil zu tun. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus. Wer nicht Dauer-Chatter ist, versteht sonst außerdem Bahnhof. Übrigens: In Outlook kann man über die Autokorrektur einstellen, dass aus „mfg“ automatisch ein „Mit freundlichem Gruß aus Würzburg“ wird. Dies ist ein klitzekleiner Tipp aus unserem Inhouse-Training Zeitmanagement Seminar mit Outlook.

Massenmails in Maßen

Verteiler-E-Mails sind gut geeignet, um einem großen Empfängerkreis schnell und einfach die gleichen Informationen zu übermitteln. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren. Du selbst willst ja sicher auch nicht zugemüllt werden. Schicke bei Massenaussendungen auch auf keinen Fall die Adressen deiner Geschäftspartner mit, sondern berücksichtige das Datenschutzgesetz. Schreibe in die Empfänger-Zeile die jeweilige Mail-Adresse und verstecke die übrigen im „Bcc“. Diese Zeile kann man übrigens über die Optionen dauerhaft im E-Mail-Kopf einblenden.

No Smileys

Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf deinen Gemütszustand oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus deiner geschäftlichen Korrespondenz solltest du den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn du ernst genommen werden willst. Oder hast du früher auf deine Geschäftsbriefe einen Smiley gemalt?

Keine Priorität „hoch“

E-Mails lassen sich mit Priorität „hoch“ versehen. Dies ist allerdings mittlerweile inflationär geworden und kaum jemand richtet sich noch nach dem roten Ausrufezeichen. Verzichte besser darauf! Wenn deine E-Mail nicht wichtig wäre, würdest du sie auch nicht schreiben, oder?

Keine Intimitäten, keine Animositäten

Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können E-Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen!

Deine Visitenkarte als Absender

Kontaktdaten gehören in jede geschäftliche E-Mail, schon aus rechtlichen Gründen. Der Empfänger will oder soll dich telefonisch erreichen können, ohne erst googeln zu müssen. Achte auf eine übersichtliche Anordnung: Name, ggf. Job-Titel, Telefonnummer, evtl. Handy-Nummer, E-Mail-Adresse. Auch sollte die Signatur die gleiche Schriftart und Formatierung haben wie der restliche Text in der E-Mail.

Lesebestätigung dezent verwenden

Empfangsbestätigungen geben Auskunft darüber, ob eine E-Mail gelesen wurde. Gehe auch mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei deiner Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.

Rechtzeitig antworten

Antworte schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung geben und dann allerspätestens nach 3 Tagen die gewünschte Antwort senden. Wer hier Schneckenpost spielt, ist out.

Richtig antworten

Schicke die Original-E-Mail nur mit, wenn sie mit deiner Antwort zu tun hat und der Absender sie benötigt, um den Bezug zu deiner Antwort herzustellen. Vermeide E-Mail-Ketten und leite solche nur mit einer kurzen Zusammenfassung des Inhalts weiter, falls überhaupt.

Die Sache mit dem Anhang

Versende umfangreiche Datei-Anhänge nur, wenn du sicher bist, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Angekündigte Anhänge zu vergessen, das sollte dir nicht passieren. Stelle über den Regel-Assistenten doch einfach ein, dass ausgehende E-Mails noch eine Minute im Postausgang verweilen, bevor sie gesendet werden. So hast du noch die Möglichkeit, einen Anhang anzuhängen, falls du ihn mal vergisst.

Mehrfachzustellungen vermeiden

Gleiche Informationen von verschiedenen Absendern sollten nicht im Postfach des Empfängers landen. Eine sinnvolle Alternative ist auf jeden Fall OneNote. Dort werden Informationen zentral verwaltet und aus dem „Push-Prinzip“ wird das „Pull-Prinzip“. Nachrichten „sicherheitshalber“ gleichzeitig per E-Mail, Fax und/oder Brief zu versenden, ist einfach des Guten zu viel – es sei denn, man benötigt aus juristischen Gründen auch die aktengültige handschriftlich abgezeichnete Form.

Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihren individuellen E-Mail-Knigge zu gestalten und diesen im Unternehmen zu integrieren. Schicken Sie uns hier eine Anfrage.

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