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Kannst du Multitasking?

Kennst du das? Du bist gerade mit etwas beschäftigt, als das Telefon klingelt. Nach diesem Telefonat schreibst du schnell eine E-Mail dazu. Der Kollege kommt um die Ecke und möchte schnell mal einen Urlaubsantrag abgeben und aus dem Nebenzimmer stellt jemand eine Frage an dich. So jonglierst du zwischen Telefon, Unterlagen, E-Mails usw. und am Tagesende schaust du total erschöpft und desillusioniert auf einen Berg Arbeit, den du eigentlich hattest erledigen wollen. Nix war´s! Das muss nicht sein. Lerne, mit diesen Tipps oder einem Zeitmanagement-Seminar dem Multitasking zu entkommen:

Mythos Multitasking

Unser Gehirn kann Eindrücke und Informationen nicht simultan, sondern immer nur nacheinander aufnehmen. Dabei springt es zwischen den einzelnen Reizen in sehr kurzen Abständen hin und her und wird so permanent gefordert, steht unter Dauerstress.

Um diese Eindrücke dann auch noch zu verarbeiten, benötigen wir eine bestimmte minimale Zeitspanne. Arbeitswissenschaftler schätzen, dass wir etwa 15 Minuten brauchen, bis wir uns derart in eine Aufgabe eingedacht haben, dass wir sie konzentriert angehen können. Werden wir vorher aus ihr herausgerissen, geht uns der rote Faden verloren, müssen wir die Informationen mühsam wieder aufnehmen. So beliebt also das Hantieren mit Telefon, E-Mail, Radio, Kollegentratsch und diversen Aufgaben auch sein mag, zur gleichen Zeit ist es nicht effektiv in den Griff zu bekommen. Entweder wir telefonieren oder wir machen eine Abrechnung. Wechseln wir ständig hin und her, leidet eines von beidem, hören wir dem Gespräch nur mit halbem Ohr zu oder verbuchen womöglich Ausgabenposten, die gar keine sind.

Die Zeit, die wir aufwenden müssen, um den Faden wieder aufzunehmen, ist verloren. Die Zeit, die wir vielleicht aufwenden müssen, um Fehler zu korrigieren, ist ebenfalls verloren. Die Zeit, die wir auf diese Weise verlieren, kostet uns nicht erledigte Aufgabenpläne oder einen immer länger werdenden Arbeitstag. Schlimmer noch: Das kurzfristige Pendeln zwischen verschiedenen Aufgaben bedeutet nicht nur ein Höchstmaß an Anforderungen für unser Gehirn. Wenn das Maß überschritten wird, kann diese Anforderung auch zu Stress, Konzentrationsstörungen, eine reduzierte Wahrnehmung und eingeschränktes Denkvermögen umschlagen.

Damit ist die Vorliebe für Multitasking nicht nur ein heißer Anwärter für den Posten als Zeitfresser. Stress und eingeschränktes Denkvermögen können auch dazu führen, dass wir nur noch reagieren und nicht mehr agieren. Wir schalten auf Autopilot und können Aufgaben nicht mehr angemessen beurteilen, nach „Wichtig“ oder „Unwichtig“ unterscheiden.

Tipps gegen Multitasking

  • Versuche, eine Aufgabe nach der anderen zu erledigen, indem du dich ganz bewusst auf diese konzentrierst. Wenn du willst, greife dabei auch ruhig zu Hilfsmitteln wie einem Küchenwecker. Wechsele deine Tätigkeit erst, wenn dieser nach 10, 20 oder 30 Minuten klingelt. Dieser mechanische Ansatz wird dir dabei helfen, ein Gefühl für die Sache zu bekommen und den Wechselimpuls zu unterdrücken.
  • Wenn du merkst, dass du den Überblick zu verlieren drohst und hektisch von einer Aktivität zur nächsten springst, dann atme einige Male tief durch oder, besser noch, mache gleich eine kleine Pause. Damit ziehst du dich für einen Moment aus dem Geschehen, gibst deinem Denkvermögen Raum und kannst dich dann mit klarem Kopf wieder an die Arbeit machen.
  • Versuche, Störungen von außen zu reduzieren oder dir zumindest einige ruhige Stunden freizuhalten. Unterbrechungen in Form von hereinschneienden E-Mails oder Telefonaten gehören zu den beliebtesten Ursachen für Multitasking. Wenn du konsequent zeitweise deine Internet-Verbindung kappst oder deinen Anrufbeantworter einschaltest, kommst du gar nicht erst in Versuchung, dich hiermit abzulenken.
  • Teile in diesem Sinne auch deine Arbeitszeiten ein. Wenn dir erfahrungsgemäß das Mittagskoma weniger Anrufe beschert, du aber selbst fit bist, dann ist das deine Stunde für ein konzentriertes Arbeiten. Oder gehe gleich blockweise vor und reserviere dir feste Zeiten für bestimmte Aufgaben. Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Woran du dich zuerst vielleicht noch immer wieder erinnern musst, wird dir bald zur zweiten Natur werden.
  • Tatsächlicher oder gefühlter Zeitdruck ist ein weiterer Grund fürs Multitasking. Das heißt, wenn wir befürchten, unsere Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen zu können, neigen wir dazu, nicht mehr alles in Ruhe abzuarbeiten, sondern fahrig hin und her zu springen. Das ist aber kontraproduktiv, weil gerade das ja zu vermehrten Fehlern und zu mancher Denkblockade führen kann. Achte deshalb darauf, nicht alles auf den letzten Drücker zu erledigen, plane genug Puffer ein und nimm nur so viele Aufgaben an, wie du bewältigen kannst. Es hilft niemandem, wenn du deine Aufgaben eher schlecht als recht erledigst. Qualität sollte deinen Arbeit- wie Auftraggebern wichtiger sein als Quantität. Kommuniziere das selbstbewusst und ziehe verantwortungsvoll Grenzen.
  • Versuche nicht, so viele Bälle wie möglich in der Luft zu halten, sondern die wichtigen von den weniger wichtigen Aufgaben zu unterscheiden und diese dann in einer möglichst sinnvollen Reihenfolge anzugehen. Bilde auch, wo immer möglich, Blöcke, um ähnliche Aufgaben in einem Rutsch zu erledigen oder Synergieeffekte zu nutzen. Selbst die fürs Multitasking gerühmten Computer betreiben dieses letztlich durch Abarbeiten von Prioritäten – machen es ihnen nach. Wenn du dann noch flexibel genug bist, um im Einzelfall deine Prioritäten umzuwerfen um auf neue Anforderungen zu reagieren, steht *deiner* Version des Multitaskings nichts mehr im Wege.
  • Prüfe dein Kommunikationsverhalten. Wie oft lenkst du dich während der Arbeit mit einer Tasse Kaffee ab, steuerst den Wetterbericht oder die neuesten Nachrichten an, checkst deine E-Mails oder schaust auf einen Sprung bei deinem Kollegen vorbei? Und bitte nicht missverstehen: Nicht, dass ich etwas gegen Abwechslung hätte. Die kann einem sehr gut tun. Anders sieht es aus, wenn die Sache zwanghaft wird und der Griff zum E-Mail-Postfach in immer kürzeren Abständen erfolgt. Versuche, bewusst mit Information und Kommunikation umzugehen, auch hier wieder Prioritäten zu setzen und Blöcke zu bilden. Beobachte dich selbst und mache dir deine Verhaltensmuster bewusst – dann kannst du sie auch ändern.
  • Wenn du zu den Menschen gehörst, die sich schnell langweilen, dann versuche, deinen Drang nach immer neuem Input mit Meditation oder Ähnlichem zu bekämpfen und zur Ruhe zu kommen. Suche dir auch Aufgaben, die dich herausfordern. Wenn du gebannt und hochkonzentriert an etwas arbeitest, wirst du an ablenkendes Multitasking nicht einmal mehr denken.
  • Sei auch skeptisch bei Hochgefühlen, die sich vor lauter Hin-und-her-Zappen einstellen mögen. Ja, sicher, es kann atemberaubend sein, von Aufgaben umschwirrt zu werden und diese gekonnt eine nach der anderen über die Bühne zu bringen. Fast schon wie bei einem Geschwindigkeitsrausch. Aber die Ernüchterung folgt auf dem Fuß, wenn du deine Geschwindigkeit nicht mehr halten kannst und ausgebrannt zurückfällst.
  • Lass dich auch nicht von betriebsamen Mitmenschen anstecken. Manch einer, der über einen vollen Arbeitstag mit Totaleinsatz bis Mitternacht „klagt“, ist in Wirklichkeit weniger produktiv als jemand, der nach acht Stunden Feierabend macht. Hektische Aktivität ist kein Synonym für effektive Produktivität.

Quelle: http://www.drweb.de/magazin/mythos-multitasking

Möchtest du auch dein Zeitmanagement optimieren und dem Stress gelassener begegnen? Ich freue mich darauf, dich im Seminar Zeitmanagement mit Outlook zu begrüßen. Du sparst dadurch viel Zeit, Unterbrechungen werden weniger und dir geht es einfach besser.

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