Treutlein Seminare Logo

MS Teams Planner Benachrichtigungen

Möchtest du auch die MS Teams Planner Benachrichtigungen anpassen? Viele nutzen Microsoft Planner, um in Microsoft Teams gemeinsam Aufgaben und Projekte zu verwalten. Durch die verschiedenen Kommunikationskanäle ist es notwendig, die Benachrichtigungen bei verschiedenen Aktionen anzupassen. Damit du nicht zu häufig oder zu selten bei Aktionen informiert wirst, erfährst du in diesem Blogbeitrag, wie du die Benachrichtigungen in Planner anpassen kannst.

Planner Online

Planner kannst du über den Browser oder in der Microsoft Teams Umgebung nutzen. Allerdings kannst du die Planner Benachrichtigungen nur in Planner Online anpassen, indem du dich online in dein Office-Konto einloggst. Also öffne deinen Browser und gib dort www.office.com ein, legitimiere dich mit deiner E-Mailadresse und Passwort und navigiere dort zu Planner (links bei den Apps, vielleicht musst du auf Weitere Apps klicken).

Persönliche Benachrichtigungen vs. Gruppenbenachrichtigungen

Es gibt persönliche Benachrichtigungen und Gruppen-Benachrichtigungen. Persönliche Benachrichtigungen sind Nachrichten, die nur eine einzelne Person erhält, beispielsweise wenn diese Person eine Aufgabe zugewiesen bekommt. Persönliche Benachrichtigungen kann jeder für sich selbst einstellen.

Gruppen-Benachrichtigungen können nur durch den Planbesitzer angepasst werden. Wenn beispielsweise eine Aufgabe kommentiert wird, werden alle Gruppenmitglieder benachrichtigt. Das macht auch Sinn und ich persönlich würde die voreingestellten Gruppenbenachrichtigungen so lassen.

Übersicht Benachrichtigungen

In der nachfolgenden Tabelle findest du die Grundeinstellungen, wann man wie informiert wird, wenn sich in Planner etwas tut. Manche Einstellungen sind änderbar, andere nicht.

AktivitätWer wird benachrichtigtE-MailHandyEinstellung änderbar?
Aufgabe wird einer Person zugewiesenAlle Planmitglieder, die der Gruppe in ihrem Posteingang folgenNeinJa
Aufgabe wird auf erledigt gesetztAlle Planmitglieder, die der Gruppe in ihrem Posteingang folgenNeinJa
Plan wird erstelltAlle PlanmitgliederJaNein
Sie werden einem Plan hinzugefügtJeder, der hinzugefügt wurde, erhält eine Willkommens-E-Mail von MicrosoftJaNein
Jemand weist Ihnen eine Aufgabe zuPerson, der die Aufgabe zugewiesen wurdeJaJaJa
Jemand hinterlässt einen KommentarAlle Planmitglieder, die der Gruppe in ihrem Posteingang folgenJaNein

Persönliche E-Mail-Benachrichtigungen anpassen

Wie wirst du benachrichtigt, wenn du eine Aufgabe zugewiesen bekommst?

  • Du erhältst jedes Mal eine E-Mail, wenn du eine Aufgabe zugewiesen bekommst. In dieser E-Mail ist ein Link hinterlegt, über den du zur Aufgabe in Planner gelangst.
  • Du erhältst 1 x täglich eine E-Mail mit einer Übersicht zu den Aufgaben der vergangenen, kommenden 7 Tage und den heute fälligen Aufgaben. Diese E-Mails erhältst du täglich, auch samstags und sonntags. Hast du unerledigte Aufgaben, die länger als 7 Tage überfällig sind, werden diese nicht mehr in der E-Mail aufgelistet, obwohl sie noch nicht als erledigt gekennzeichnet wurden.
  • Wenn du Planner auch auf dem Handy nutzt, erhältst du eine Nachricht aufs Handy.
  • Wenn du in Microsoft Teams Planner in einen Kanal verknüpft hast, erhältst du einen Feed in deine Aktivitäten und einen Hinweis im Planner-Chat.
  • Auch wenn die Aufgabe außerhalb von Microsoft Teams zugewiesen wurde (z. B. über Planner Online), wirst du in Microsoft Teams informiert, vorausgesetzt, der Plan ist dort in einen Kanal verknüpft.

Persönliche Benachrichtigungen anpassen

  • Öffne Planner Online, indem du dich über office.com in dein Microsoft-Konto einloggst und zu Planner navigierst.
  • Klicke in Planner rechts oben auf das Zahnradsymbol (Einstellungen).
  • Klicke nun auf Benachrichtigungen und passe dort die Benachrichtigungen wie gewünscht an und schließe mit einem Klick auf Speichern den Vorgang ab.

Gruppenbenachrichtigungen anpassen

Der Planbesitzer kann einstellen, ob alle Gruppenmitglieder eine E-Mail erhalten, sobald eine Aufgabe zugewiesen oder als erledigt gekennzeichnet wurde.

  • Öffne in Planner Online den Plan, für den du die Einstellungen anpassen möchtest.
  • Klicke oben mittig auf die drei Punkte und dort auf Planeinstellungen.
  • Klicke auf das Register Benachrichtigungen und nimm dort die gewünschten Einstellungen für Planner vor. Voila!

Kostenlose Lernvideos auf YouTube

Auf YouTube findest du noch viel mehr Videos von mir, mit denen du deine Office-365-Kompetenz erweitern kannst.

Das könnte dich auch interessieren

Neben Planner Schulungen und Webinare erstellen wir auch Lernvideos für Unternehmen, führen offene Webinare durch, erstellen eBooks aber auch Videos auf YouTube. Wir sind auf allen Kanälen für dich da!

Microsoft Planner Handbuch mit vielen Tipps vom Praxistrainer

Als Trainerin für Microsoft 365 schule ich viele Unternehmen den Umgang mit Microsoft Teams oder anderen Office Apps. Mein eBook zu Microsoft Planner findest du hier.

Microsoft Planner Handbuch

Du willst keine Neuigkeiten von uns verpassen?

Dann melde dich gleich für unseren kostenlosen Newsletter an!

×

Alle Themen auch als Webinar

entweder nach individueller Terminvereinbarung
oder als 2-stündiges Power-Webinar

Best of Webinare