Office Schulung mit Outlook für Sekretariat und Assistenz

Zeitgemäßes Office Management und Chefentlastung

Die moderne Sekretärin, Assistentin, Teamassistenz oder Office-Managerin hat heutzutage ganz andere Aufgaben und Anforderungen als noch vor 20 Jahren. Um ihren Arbeitsbereich managen zu können, muss sie viele Office-Programme beherrschen und außergewöhnliche soziale Kompetenzen haben. In dieser besonderen Office Schulung mit Outlook für Sekretariat und Assistenz verbinden wir Technik mit Persönlichkeit. Damit wir das Rundum-Paket bieten können, haben wir ein Seminarkonzept entwickelt, das speziell auf die Bedürfnisse von Sekretariat und Assistenz eingeht. Dabei entscheiden Sie, wo Sie die thematischen Schwerpunkte setzen möchten. Wir haben ein breites Spektrum an Office-Themen: Effiziente Arbeitsweise im Office, effektive Chefentlastung, Office-Organisation, Outlook im Office und vieles mehr.

Outlook Seminare für Assistentinnen und Teamassistenz gehen weit über normale MS Outlook Schulungen hinaus. Lernen Sie z. B., wie Sie mehrere Postfächer managen, Berechtigungen einstellen, Kalender freischalten, Stellvertreterrechte einrichten, eine elektronische Aufgabenliste führen und Ihren Chef top entlasten. Steigern Sie durch diese extra auf die Bedürfnisse von Assistenzen, Sekretärinnen und Teamassistentinnen ausgerichtete Outlook Schulung deutlich Ihre Effizienz. Lernen Sie tolle Funktionen und Praxistipps für zeitsparende E-Mail-Organisation, Terminmanagement und effektive Chefentlastung kennen. Wie das geht, lernen Sie in unseren Outlook Seminaren für Sekretariat und Assistenz.

Treutlein Seminare aus Würzburg steht für individuelle Konzepte. Daher können Sie reine Outlook Seminare für Assistentinnen buchen oder in Verbindung mit einem Persönlichkeitsentwicklung Seminar für Assistenz und Sekretariat. Selbstverständlich können Sie auch beide Themen getrennt voneinander als Inhouse Schulungen buchen.

Was bringt Ihnen diese Sekretärinnen Schulung?

  • Sie vergessen nichts mehr, weil Sie top organisiert sind
  • Sie benötigen weniger Zeit für die typischen Arbeiten im Office
  • Sie senken Ihren Stresspegel und erhöhen Ihre Belastbarkeit
  • Die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef bzw. Ihrem Team läuft flüssiger
  • Sie entlasten Ihren Chef noch effektiver
  • Sie minimieren Unterbrechungen und Zeitfresser

Karina Treutlein

Trainerin für Microsoft Office Schulungen in Sekretariat, Office und Assistenz

Zertifizierte Trainerin aus Würzburg
Zertifizierter Business-Coach
Live Online Trainerin
Fachbuchautorin

Sie hat über 20 Jahre Praxiserfahrung als Assistentin, schreibt regelmäßig Fach-Artikel für die Working@Office und ist Referentin beim Sekretariats-Kongress. Darüber hinaus hat sie mehrere Fachbücher zu Selbstorganisation und Zeitmanagement mit Outlook publiziert, welche sie als Seminarunterlage in den Inhouse-Schulungen für Sekretariat und Assistenz verwendet.

Sie sind der Seminarschneider!

Entscheiden Sie, ob Sie dieses Office-Seminar als reine EDV-Schulung buchen wollen oder als Kombination aus Persönlichkeitsentwicklung, Arbeitstechniken und Outlookschulung. Suchen Sie sich aus den nachfolgenden Seminarbeschreibungen einfach die Themen aus, die für Sie wichtig sind und geben Sie so die Schwerpunkte der Schulung vor. Wünschen Sie mehr als eine reine Outlookschulung, lassen sich die PC-Sequenzen jederzeit mit Themen aus den Bereichen Chefentlastung, Persönlichkeitsentwicklung, Selbstorganisation und Office-Management ergänzen oder auch einzeln schulen.

Assistenz Schulung

Arbeitstechniken & Persönlichkeitsentwicklung

Um den vielfältigen Arbeitsbereich einer Sekretärin oder Team-Assistenz professionell managen zu können, ist neben hoher sozialer Kompetenz vor allem Fachwissen nötig. In dieser Inhouse Schulung werden neben den notwendigen technischen Kenntnissen auch typische Themen aus dem Assistenz- und Sekretariatsbereich behandelt.

Effektive Chefentlastung

Dies ist ein Auszug möglicher Themen im Office-Seminar zur Chefentlastung:

  • Welche Cheftypen gibt es und wie gehe ich am besten mit den verschiedenen Typen um?
  • Wie manage ich seine/ihre Termine am besten?
  • Wie sorge ich für einen reibungslosen Ablauf im täglichen Office?
  • Wie halte ich meinem Chef/meiner Chefin den Rücken frei?
  • Wie organisiere ich mehrere Chefs gleichzeitig und behalte den Überblick dabei?
  • Wie kann ich für effiziente Meetings und Besprechungen sorgen?

Selbstorganisation

Dies ist ein Auszug möglicher Themen im Office-Seminar zur Selbstorganisation:

  • Wo bleibt meine Zeit und wie optimiere ich sie?
  • Wie setze ich richtig Prioritäten und halte diese auch ein?
  • Wie schaffe ich es, mich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren, schnell Entscheidungen zu treffen und den Überblick zu behalten?
  • Wie beseitige ich Störquellen und welche Gegenmaßnahmen helfen wirklich?
  • Wo liegen meine persönlichen Leistungsspitzen und wie nutze ich diese optimal?
  • Welcher Zeit-Typ bin ich und wo habe ich noch Potenzial?
  • Welche Planungsmöglichkeiten habe ich und welche ich die beste für mich?
  • Welche Zeitfresser habe ich und wie vermeide ich sie?
  • Wie setze ich Ziele erfolgreich um?

Kommunikation im Office

Dies ist ein Auszug möglicher Themen im Assistenz-Seminar für Kommunikation:

  • Wie gehe ich mit internen Hierarchien diplomatisch um?
  • Wie funktioniert zeitsparende Kommunikation im Office?
    (Selbsttest „Wie kommuniziere ich?“)
  • Wie sage ich wertschätzend Nein?
  • Wie gehe ich mit Quasselstrippen um?
  • Wie spreche ich sensible Themen an?
  • Wie optimiere ich die E-Mail-Kommunikation?

Office-Management

Dies ist ein Auszug möglicher Themen im Seminar für Office-Management:

  • Welche Checklisten haben sich im Office bewährt?
  • Was muss ich tun, damit auch während einer längeren Abwesenheit „der Laden läuft“?
  • Wie beseitige ich Störquellen?
  • Wie organisiere ich erfolgreiche Veranstaltungen?

Outlook Schulung

Selbstorganisation und effektive Chefentlastung mit Outlook

Als Office-Manager oder Sekretärin managen Sie einen oder mehrere Chefs, sind der Dreh- und Angelpunkt Ihres Unternehmens und kompetente Ansprechpartnerin für alle Fragen und Belange Ihres Teams. Sie planen Besprechungen und Reisen für Ihren Chef oder Chefin, managen mehrere Postfächer, bewältigen die E-Mail Flut mit einigen hundert E-Mails in der Woche und beantworten unzählige interne und externe Anfragen.

Die 5 größten Fehler in Outlook

Das sind die 5 größten Fehler in Outlook, die eine reibungslose Organisation unmöglich machen:

  • Sie tragen Ihre Aufgaben im Kalender ein.
  • Wichtigen E-Mails geben Sie ein Fähnchen, damit Sie in der Aufgabenliste stehen.
  • Ihre Ordnerliste wird immer länger und das Einsortieren von E-Mails kostet Sie immer mehr Zeit.
  • Vorlagen speichern Sie unter Entwürfe oder in der Signatur.
  • Offene E-Mails setzen Sie auf „Ungelesen“ um ja nichts zu übersehen – das funktioniert aber leider nicht immer und so ist schon so manche wichtige E-Mail durchgeflutscht.

Diese Liste lässt sich endlos fortführen. Eine herkömmliche Office Schulung bringt hier keine zufriedenstellende Lösung, ein zeitgemäßes Outlook und Zeitmanagement Seminar hilft. Gerne zeigen Ihnen, wie Sie auf umfangreiche Ordnerstrukturen verzichten und stattdessen die Suchfunktion effizient einsetzen. Wir unterstützen dabei, die elektronische Aufgabenliste praxistauglich einzurichten, anstatt Aufgaben im Kalender zu notieren und auch das Schicken von E-Mails an sich selbst, erübrigt sich mit dem bewussten Einsatz von Kategorien.

Chef-Sekretärin-Funktionen in Outlook

Um Ihren Chef und Ihr Team optimal zu entlasten, gibt es in Outlook viele tolle Chef-Sekretärin-Funktionen. Outlook-Seminare für Sekretariat und Assistenz überzeugen Sie und Ihren Chef! Unter anderem geht es in dieser Assistenzschulung um diese Themen:

  • Vertretungszeiten und Jobsharing organisieren
  • E-Mails mit Abstimmungsschaltflächen erstellen
  • Termine, Aufgaben und E-Mails delegieren
  • Textvorlagen erstellen, überarbeiten und verwalten
  • Urlaubskalender anlegen und verwalten
  • E-Mails im Namen des Chefs verschicken
  • Jobs, die elektronische Aufgabenliste perfekt beherrschen
  • Chef – Sekretärin – Funktionen
  • Termin-, Ressourcenverwaltung und Terminplanungs-Assistent
  • Mehrsprachige Features nutzen
  • E-Mail mit Ablaufdatum bzw. Verfallsdatum erstellen
  • Ordner und Kalender freigeben und annehmen in der Exchange Umgebung
  • Stellvertreterregelungen managen mit Exchange
  • Tipps und Tricks in Outlook für Sekretariat und Assistenz

Outlook zur Chefentlastung

Damit sich Ihr Chef auf seine wichtigen Aufgaben, effiziente Meetings, zielführende Gespräche und strategische Entscheidungen konzentrieren kann, braucht er eine zuverlässige Assistentin oder Sekretärin an seiner Seite, die ihm den Rücken freihält und ihm so viel Arbeit wie möglich abnimmt. Dazu gehört z. B. das Organisieren seiner E-Mail-Flut, das Koordinieren seiner Termine und die Zuarbeit in verschiedenen Projekten.

In diesem Chefentlastung Seminar mit Outlook lernen Sie, wie Sie Ihrem Chef den Rücken freihalten, in seinem Auftrag delegieren, ihm und sich Freiräume verschaffen und Zeitfresser nachhaltig eliminieren. Outlook birgt so viel Potenzial zur Büro- und Arbeitsplatzorganisation und effektiven Chefentlastung, was Sie per Knopfdruck (bzw. Mausklick) realisieren können, wenn Sie die Mechanismen kennen. Effektive Chefentlastung Seminare für Sekretariat und Assistenz mit Outlook bringen Sie weiter!

Outlook-Geheimnisse für´s Office

Durch die E-Mail Flut kann der eigene oder freigeschaltete Posteingang schnell unübersichtlich werden. Oft wird durch eine ineffiziente Suche oder unübersichtliche Ablagestruktur wertvolle Zeit vergeudet. Auch die Terminorganisation mit mehreren Teilnehmern gestaltet sich oft sehr zeitaufwändig – vor allem, wenn die einzelnen Kalender nicht sauber geführt werden.

Eine schlechte Organisationsstruktur in Outlook führt unweigerlich zu Fehlern im Ablauf und vermeidbaren Zeitverlusten. Um solche Zeitfresser zu vermeiden, bietet Outlook eine Reihe von oft versteckten Funktionen, die den Berufsalltag einer Sekretärin oder Assistentin deutlich vereinfachen. Zum Beispiel können Sie nach diesem Outlook Seminar sehr effizient und übersichtlich Aufgaben verwalten und delegieren, Termine mit dem Terminplanungs-Assistenten schnell und einfach planen, das Postfach des Chefs durch die Kommunikationsspalte übersichtlich gestalten und vieles mehr. Lernen Sie in diesem Outlook Seminar, wie Sie sich und Ihren Chef optimal entlasten. Zeit sparen im Office durch Outlook Seminare für Assistentinnen kann so einfach sein!

Kunden-Empfehlungen

Das Training war für mich ein riesen Erfolg! Ich habe sehr viele Tipps und Tricks in der Outlook Schulung dazugelernt, obwohl ich schon dachte, dass ich „Fit“ bin. Besonders gut fand ich das Frau Treutlein individuell auf unsere Wünsche eingegangen ist und wirklich jede Frage beantworten konnte. Vielen Dank nochmal für das tolle Training!

  Tanita Priebe
Tanita Priebeinnogy SE

Ich fand das Seminar super hilfreich! Es hat viele kleine und größere Tipps mit sich gebracht, die ich versuchen werde für mich umzusetzen. Außerdem fand ich die Atmosphäre sehr locker und den Austausch untereinander sehr gut und aufschlussreich! Ich denke man kann viele kleine Dinge super im Alltag umsetzen und sich somit die Arbeit erleichtern. Für mich war das Seminar sehr inspirierend und motivierend. Es hat mich aus meinem Bearbeitungstrott gerissen, mich für alternative Arbeitsweisen geöffnet und mir wieder vor Augen geführt, dass man sich nur weiterentwickeln kann, wenn man sich regelmäßig reflektiert und bereit für Veränderung ist.

Michèle Pradella
Michèle PradellaARLANXEO Deutschland GmbH

Mit ihrem umfassenden Wissen vermittelt Frau Treutlein so viele geniale Tipps, die man sofort in die Praxis umsetzen kann und die einem die Arbeit enorm erleichtern.

Andrea Heckel
Andrea HeckelSekretärin Daimler AG

Das Outlook Seminar bei Karina war mit Abstand das beste Seminar was ich in meiner bisherigen Laufbahn erlebt habe. Durch die Schulung habe ich Schritte kennengelernt, die mich meinen Arbeitsalltag in vielen Punkten leichter gestalten lassen. Man baut sich Hilfsmittel ein, so dass man es leichter hat, die Zettelwirtschaft wird weniger und ich kann meinen Job mit Outlook viel besser organisieren – so dass mir in Zukunft auch nichts mehr durch die Hände rutschen kann. Im Vergleich zu IT Schulungen ist es wesentlich verständlicher und weniger kompliziert, das Erlernte wird sofort selbst umgesetzt. Was ein ganz wichtiger Bestandteil ist. Durch das „selber machen“ ist der Lerneffekt viel größer und es ist viel einfacher, noch dazu macht es Spaß, wenn man sieht, wie man sich Zeit sparen kann und es in Zukunft viel leichter haben wird. Ich würde das Seminar jedem weiterempfehlen der täglich mit Outlook arbeitet. Es ist für jeden etwas dabei, was man in seinen Arbeitsalltag mit einbauen kann. Karina überzeugt durch Ihre positive Art und Ihr umfangreiches Wissen in vielen Bereichen, wo man jederzeit davon profitieren kann. Es macht unheimlich viel Spaß von Ihr zu lernen. Die Zeit rast und leider oft auch viel zu schnell, da man gerne noch mehr lernen würde.

  Saskia Weger
Saskia Weger Sekretariat Niederlassungsleitung Geis Group

Seminarablauf und Konzepte

Zielgruppe

Die Outlook Schulung für Assistenz und Sekretariat richtet sich an Office-Manager, Bürovorsteher, Sekretärinnen, Assistenzen usw., also an alle, die viele E-Mails verwalten, Aufgaben aus allen Richtungen bekommen, evtl. mehrere Postfächer managen und viele Termine organisieren. Ein klassisches Office Seminar für Sekretärinnen und Assistentinnen (ohne Outlook) ist zielführend für alle anderen Sekretariats- und Assistenzaufgaben wie z. B. effektive Chefentlastung, Tages- und Aufgabenplanung, Zeitmanagement im Office, Prioritäten setzen, Tipps & Tricks zum Organisieren eines Office, Kommunikation im modernen Büro usw.

Methoden

Die Outlook Schulung wird direkt am PC durchgeführt. Entweder bringen Sie Ihren eigenen Laptop zur Inhouse Schulung mit oder Sie arbeiten an Schulungs-PC´s mit Zugang zum eigenen Postfach (Microsoft Office 365). Falls die Outlook Schulung in Würzburg stattfinden kann, haben wir auch einen EDV-Raum für Sie. Themen zur Persönlichkeitsentwicklung werden nicht am PC durchgeführt, sondern als klassisches Firmen-Seminar mit abwechslungsreichem Methodenmix geschult.

Dauer

Treutlein Seminare steht für individuelle Inhouse Seminare und Online Weiterbildungen. Entscheiden Sie, welches Schulungskonzept das richtige für Sie ist. Abhängig von Ihren Wünschen, Zielen und der Gruppengröße kann die Dauer der Fortbildung variieren.

  • Reines Outlook Seminar für Sekretariat und Assistenz (für Fortgeschrittene): 2 Tage
  • Office Management Seminar für Sekretariat und Assistenz ohne Outlook: 2 Tage
  • Beide Seminare in Kombination: 3-4 Tage
Portfolio

Hier sind wir der richtige Ansprechpartner für Sie:

  • Kreative, individuelle und vor allem wirksame Office Schulungen zur Effizienzsteigerung
  • Einzel-, Gruppen- und Assistenz Online Schulungen konzeptionieren und durchführen
  • Klassische Zeitmanagement Seminare und Software-Schulungen zu Outlook
  • Neue Seminarkonzepte entwickeln (z. B. für Deutsche Bahn, Haufe Akademie und für Sie)
  • Clean Desk: Papierloses Arbeiten durch den Einsatz von Outlook und OneNote
  • Beratung zu Outlook (Was kann die Software? Welche Programme macht Outlook überflüssig etc.)
  • Unterstützung bei der Migration von Outlook (Umstellung von Lotus Notes oder Groupwise)
  • Train the Trainer Outlook Schulungen
  • Vor-Ort-Einstellungen zu Outlook (z. B. Freigaben über Exchange)
Konzepte Office-Management

Inhouse Seminare zu Büromanagement, Selbstorganisation und Stressmanagement

Diese Seminare haben wir für unsere Kunden konzeptioniert und geschult (mit Angabe von Zielgruppen):

  • Arbeitsorganisation und Selbstmanagement Workshop im Projektmanagement
  • Organisieren mit Outlook Weiterbildung für Büro und Sekretariat
  • Fortbildung Ressourcenmanagement und Gesund führen für Fach- und Führungskräfte
  • Effektives Büromanagement für Assistenz und Sekretariat Seminar
  • Zielmanagement Seminar für Führungskräfte
  • Fortbildung im Sekretariat: Seminar Effektive Chefentlastung
  • Selbstmanagement und Arbeitsplatzorganisation Seminare
  • Inhouse Vortrag Rettung vor der Informationsflut
  • Interne Stressmanagement Fortbildung für Assistenz und Sekretariat
Konzepte Outlook

Inhouse Seminare zu Outlook

Diese Outlook Trainings haben wir für unsere Kunden konzeptioniert und geschult (mit Angabe von Zielgruppen):

  • Outlook Schulung für Vertrieb Innendienst und Außendienst mit Exchange
  • Sekretärinnen Schulung bei der Migration von Lotus Notes auf Outlook 2016
  • Outlook Einzelschulung am Arbeitsplatz Vorstandssekretariat
  • Firmen Seminar Email Management und Aufgaben organisieren mit Outlook
  • Outlookschulung Effizienter Einsatz von Outlook im Projektmanagement
  • Weiterbildung und Seminar zur Chefentlastung mit Outlook 2010, 2013, 2016
  • Outlook Seminar für Office-Management, Assistenz und Sekretariat
  • Seminar zum Zeit sparen mit Outlook in Büro, Verwaltung und Amt
  • Outlook 2016 Seminar für den Einkauf

Gratis-Tipp aus dieser Office Schulung für Assistenz und Sekretariat

Sicher organisieren Sie viele Besprechungen für Ihren Chef oder Ihr Team. Wenn eine Einladung an einen großen Verteilerkreis verschickt wird, verstopfen die Zu- und Absagen schnell den Posteingang. Um das zu vermeiden, können Sie alle Besprechungs-E-Mails in einen separaten Ordner filtern: Klicken Sie dazu in Ihrem Postfach auf das Register „Start“ und dort im Menü auf „Regeln“ und dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. Klicken Sie links oben auf „Neue Regel“ und wählen Sie dort ziemlich mittig „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“. Klicken Sie auf „Weiter“. Aktivieren Sie im oberen Bereich „Die eine Besprechungsanfrage oder –aktualisierung ist“ und klicken Sie auf „Weiter“. Aktivieren Sie nun im oberen Bereich das erste Kästchen bei „Diese in den Ordner Zielordner verschieben“ und legen im unteren Bereich fest, um welchen Ordner es sich handelt. Bestätigen Sie Ihre Angaben. Weitere Tipps im Blog.

Treutlein Seminare schult in Deutschland, Österreich und in der Schweiz

Interessieren Sie sich für Outlook-Seminare für Sekretariat und Assistenz bzw. ein Chefentlastung Seminar mit Outlook? Gerne erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot und führen eine Office Schulung für Assistentinnen bei Ihnen durch. Freuen Sie sich bereits heute auf ein tolles Seminar, welches Sie und Ihren Chef enorm entlasten wird. Wir führen diese Inhouse Schulung für das moderne Office nicht nur in Würzburg durch, sondern schulen in ganz Deutschland, Österreich und in der Schweiz. Und wenn Sie in Ihrem Unternehmen auf Online Weiterbildung setzen, sind wir auch hier Ihr richtiger Ansprechpartner, da wir auch Live Online Seminare machen.

Haben Sie Fragen?

Schreiben Sie mir einfach eine kurze Nachricht oder rufen Sie mich an. Falls ich gerade in einem Seminar bin, melde ich mich umgehen bei Ihnen. 
Karina Treutlein, GF Treutlein Seminare