Internet:
www.ibc-solar.de

Branche:
Photovoltaik-Anbieter

 

Kunde: IBC SOLAR AG, Photovoltaik-Anlagen

Durchgeführte Outlook Schulungen in Bad Staffelstein für Vertrieb Innen- und Außendienst sowie mehrere offene Outlook Seminare für die Partner von IBC Solar.

Details

Der komplette Vertrieb (Innen- und Außendienst) von IBC Solar AG wurde jeweils 2 Tage zum Thema Zeitmanagement mit Outlook geschult. Das Inhouse-Seminar war eine Kombination aus der Vermittlung von SoftSkills zu Zeit- und Selbstmanagement und die Umsetzung der Themen in Outlook. So reduzierten wir die Ablagestrukturen in Outlook auf einen Ordner, richteten sinnvolle Kategorien ein, schulten die Team-Aufgabenliste und vermittelten viele hundert kleine Tipps, um sich selbst besser zu organisieren mit Outlook.

Der Vertriebsleiter selbst nahm an der ersten Schulungsreihe teil und war so begeistert, dass weitere Seminare zu Outlook folgten, in dem u. a. auch die Geschäftsführung teil nahm.

Aufgrund der Sinnhaftigkeit bietet IBC-Solar AG diese Zeitmanagement mit Outlook Schulung als offenes Seminar an mit Karina Treutlein als Trainerin. Dort können Partner von IBC-Solar AG das Seminar besuchen, um selbst davon zu profitieren.

Seminarbeschreibung Zeitmanagement mit Outlook

Teilnehmerstimmen

Nochmals vielen Dank für das tolle Seminar diese Woche – das hat mir wirklich viel gebracht und ich glaube schon jetzt fest an den Erfolg Deiner Methode. Wahrscheinlich kann ich mir in ein paar Wochen gar nicht mehr vorstellen anders zu arbeiten…

  Bernd Rathgeber
Bernd RathgeberGebietsmanager Außendienst, Distribution Deutschland, IBC Solar AG

Ich muss nochmal ein ganz großes Lob aussprechen: Der Kurs hat mir richtig gut gefallen und mir – wie ich jetzt im Arbeitsalltag sehe – sehr viel gebracht. Die Zeitersparnis ist definitiv da. Ich arbeite, wie empfohlen damit, Emails nur einmal anzufassen – entscheide sofort was ich mit den Emails anstelle und verschiebe Sie mit den Quick Steps. Ich benenne Emails mit einem eindeutigen Betreff, jetzt reicht die Masterablage definitiv als alleiniger Ordner aus. Ich habe schon 1/3 der bisher sehr tiefen Ordnerstruktur aufgelöst und bemerkt, dass hier viele unwichtige Emails abgelegt waren. Was mir auch sehr viel bringt ist der Tipp, Informationen an einen Ort zusammen zu schreiben. Ich nutze One Note und versuche in Outlook keine Emails mehr suchen zu müssen, weil ich die Informationen kurz und knackig mit Inhalt abspeichere. Außerdem vergesse ich nicht, Informationen nochmal nachzuhaken, mit der Antworten 1 Woche Kategorie. Auch die Aufgaben, welche in einer Liste aufgezählt sind, tun mir sehr gut. Ich gehe mit keinem schlechten Gewissen mehr nach Hause bzw. ins Wochenende und kann Geistesblitze, welche ich noch abarbeiten muss schnell ­ und es geht nichts verloren.

  Carmen Schnepf
Carmen SchnepfStrategic Purchasing Storage Systems, Supply Chain Management, IBC Solar AG

Ein Seminar aus der Praxis für die Praxis! Unsere Erwartungen wurden voll erfüllt. Besonders hervorzuheben ist, dass die Seminarinhalte sofort umgesetzt werden und im Anschluss sofort mit dem neuen System gearbeitet wurde. Durch die lockere Atmosphäre während des Seminars waren alle Teilnehmer mit Spaß bei der Sache und arbeiteten motiviert mit. Sie haben die Gruppe sehr gut eingeschätzt und den Mix aus Spaß und Ernsthaftigkeit super hinbekommen. Vielen Dank noch einmal für die 2 gelungenen Seminartage.

Jürgen Dursch
Jürgen DurschAbteilungsleitung Distribution Deutschland, IBC Solar AG, Bad Staffelstein

Konzept

Dieses Seminarkonzept (Ablaufplan) wurde speziell für IBC-Solar AG aus Bad Staffelstein entwickelt. Als Seminarunterlage diente das Buch „Und täglich grüßt die E-Mail-Flut“ von Karina Treutlein, welches ein tolles Nachschlagewerk ist. Zeitmanagement-Themen außerhalb von Outlook wurden mit der Gruppe erarbeitet, die Ergebnisse fotografiert und ein Fotoprotokoll angefertig.

Persönliche Leistungsfähigkeit

  • Multitasking – Wie vermeide ich es? Was macht es mit mir?
  • Sägeblatt-Effekt – Wie kann man den Sägeblatt-Effekt vermeiden?
  • Wie setze ich meine „Power-Zeit“ durch?
Schriftliche Aufgabenplanung
  • Spiel „5 Aufgaben“ – Gehirn kann nicht vergleichen
  • Flip „Berg“ – Schriftlichkeit hat psychologischen Faktor
  • ABC-Analyse
  • Flip „Abschirmen“
Aufgabenliste in Outlook
  • Ansicht einstellen
  • Schnellnotiz
  • Aufgabenfenster
  • Archivierung
  • Natürliche Sprache
Übersicht im Posteingang
  • Suchfunktion
  • Suchordner
  • Absender bunt machen
  • E-Mail direkt in Ordner verschieben
  • Regeln vorsortieren
Blockarbeit

Input + Umsetzung Outlook

  • Welche Vorteile hat Blockarbeit?
  • Gruppenarbeit: Welche Aufgaben eignen sich dafür?
  • E-Mail-Blockbearbeitung
  • Sofort-Prinzip + 30 Minuten Umsetzung im eigenen Postfach
Serienproduktion
  • Serienaufgaben
  • Schnellbausteine
  • QuickSteps
Tages- und Wochenplanung
  • ALPEN-Methode
  • Kalenderansicht mit Aufgaben kombinieren
  • Konzept Kalenderaufgaben umstellen
  • Elemente kombinieren, z. B. zu Aufgabe TMM erstellen
Arbeiten im Team
  • Kategorien
  • Suchordner Kategorien
  • Team-Codes vereinbaren
  • Direkt in der E-Mail kommunizieren
  • Bearbeitungsspalte
  • To-do Weiterleiten vs. Delegieren
Häppchen-Prinzip
  • Häppchen-Prinzip vorstellen (ohne Outlook)
  • Welche Aufgaben eignen sich dafür?
  • Umsetzung mit Outlook (Serienaufgabe)
  • Partnerarbeit: Eine Aufgabe nach Häppchenprinzip machen
  • Zielmanagement
Zeitfresser / Gegenmaßnahmen Individuelle Zeitfresser mit den Teilnehmern definieren und gemeinsam mit den Teilnehmern Gegenmaßnahmen erarbeiten.