Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi
Outlook-Schulungen

Täglich den Posteingang leeren mit dem One-Touch-Prinzip

Bist du auch Jäger und Sammler? Dann setzt du bestimmt unbearbeitete E-Mails im Posteingang wieder auf ungelesen, damit du sie später nicht vergisst. Mit dem „später“ ist das aber dann so eine Sache. Neue E-Mail kommen nach und verdrängen ältere E-Mails immer weiter nach unten. Die Folge ist, dass du immer wieder in deinem Posteingang nach unten scrollst, um deine E-Mails immer und immer wieder zu checken, nur um ja nichts zu vergessen oder eine Frist zu versäumen und … deine Posteingangs-Liste wird immer länger. Ich habe mal über 27 000 E-Mails im Posteingang eines Teilnehmers einer Outlook-Schulung gesehen. Leider ist das kein Einzelfall. Viele Menschen sind unzufrieden mit ihrer E-Mail-Organisation und schaffen die E-Mail-Flut nicht mehr.

In unseren Outlook-Seminaren geht es oft um das One-Touch-Prinzip, d. h. jede E-Mail wird nur ein einziges Mal angefasst und verschwindet dann aus dem Postausgang. Dazu muss man aber die Aufgabenliste von Outlook beherrschen. Denn dort gehören E-Mails hin, die später bearbeitet werden sollen – also raus aus dem Posteingang und rein in die Aufgabenliste.

One-Touch-Prinzip

Bei dem One-Touch-Prinzip geht es darum, jede E-Mail nur einmal anzufassen und sich sofort für eine der drei folgenden Möglichkeiten zu entscheiden:

  1. E-Mails löschen
  2. E-Mails sofort bearbeiten (die maximal 3 Minuten dauern und auch dringend sind)
  3. E-Mails später bearbeiten (die noch Zeit haben und länger dauern – daraus wird eine Aufgabe gemacht)

Nachfolgend habe ich dir verschiedene Szenarien aufgelistet, wie du mit E-Mails umgehen kannst. Das Ergebnis sollte immer das gleiche sein: Die E-Mail ist beim ersten Anfassen aus dem Posteingang raus.

Bei den Tipps geht es um ein gut ausgeklügeltes System, welches das Ergebnis aus vielen hundert Outlook-Seminaren ist. Du benötigest Wissen zu Regeln, QuickSteps, Aufgabenliste, 1-Ordner-Ablage usw. Aber auch wenn du noch (noch) nicht alles kannst, sind bestimmt einige Tipps auch für dich dabei. Übrigens bringe ich dir gerne alles nötige Wissen in einer Outlook-Schulung bei, damit du ganz entspannt durch die E-Mail-Flut paddeln kannst.

So bekommst du deinen Posteingang in Outlook leer

WELCHE E-MAIL IST ES?WIE GEHST DU AM BESTEN DAMIT UM?
Einmalig unerwünschte E-Mail

 

Sofort löschen
Wiederkehrende unerwünschte E-MailDafür sorgen, dass die E-Mail nie wiederkommt, z. B.

  • Newsletter abbestellen
  • Aus Verteiler austragen lassen
  • Über Regel automatisch löschen lassen (wenn der Absender nicht wissen/merken soll, dass du die E-Mail löscht)
Zu Lesendes (Newsletter, Cc…)Zu Lesendes zusammenfassen und im Block lesen

Möglichkeit 1:
Kategorisieren und in Masterablage schieben. Richte eine Aufgabenserie ein, die dich daran erinnert, in regelmäßigem Rhythmus diese E-Mails zu lesen. Wenn dir die Suche nach den kategorisierten E-Mails zu umständlich ist, richte dafür einen Suchordner ein und verknüpfe ihn in die Favoriten.

Möglichkeit 2:
Extra Ordner „Zu Lesendes“ anlegen und dort die ungelesenen E-Mails ablegen. Entweder auch hier ein Zeitintervall (=geplantes Lesen) über eine Serienaufgabe einrichten oder anhand der Anzahl der ungelesenen E-Mails entscheiden, wann du diese lesen möchtest (=sporadisches Lesen).

Möglichkeit 3:
Über Regel diese E-Mails automatisch verschieben lassen, entweder nach Betreff, Absender oder Cc-Mails automatisch kategorisieren oder in Ordner verschieben. Alternativ: QuickStep einrichten.

Dringend und wichtig?
Erledigung dauert maximal 3 Min.?

 

Sofort erledigen und anschließend E-Mail aus Posteingang entfernen – entweder löschen oder ablegen, ganz nach Bedarf.
Erledigung hat noch Zeit bzw. dauert länger als 3 Minuten?

 

Aufgabe anlegen – entweder mit QuickStep oder mit gedrückter rechter Maustaste nach links unten über Aufgaben ziehen.

Auch hier E-Mail aus Posteingang entfernen = löschen oder ablegen.

E-Mail nachhalten – taggenauAufgabe zur E-Mails als Erinnerung anlegen und die Original-E-Mail ablegen.
E-Mail nachhalten – nicht taggenau
„Auge draufhaben“
Sammelwiedervorlage 1 x pro Woche bearbeiten

  • QuickStep: kategorisiert „Nachhalten“, Gelesen, Ablage in Masterablage
  • Suchordner Kategorie „Nachhalten“ anlegen
  • Serienaufgabe zur Erinnerung: z. B. jeden Freitag „Nachhalten“ checken“
E-Mail „könnte noch gebraucht werden, es könnte sich daraus etwas entwickeln“Aufgabe ohne Datum anlegen, Betreff anpassen oder mit Kategorie zusammenfassen
Jour fixe
Besprechungsnotizen
Projektinfos
Notizen laufend in einer Aufgabe ohne Datum sammeln: z. B. E-Mails mit Strg+C > Strg+V dorthin kopieren

Alternativ: OneNote
PS: Klasse Programm!

Umfangreiche AufgabenSerienaufgabe nach dem Häppchen-Prinzip für umfangreiche Aufgaben oder unangenehme Aufgaben anlegen, z. B.

15 E-Mails ablegen, 10 Minuten Präsentation erstellen, 1/2 h Messeplanung usw.

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