Täglich den Posteingang leeren mit dem One-Touch-Prinzip
Bist du auch Jäger und Sammler? Dann setzt du bestimmt unbearbeitete E-Mails im Posteingang wieder auf ungelesen, damit du sie später nicht vergisst. Mit dem „später“ ist das aber dann so eine Sache. Neue E-Mail kommen nach und verdrängen ältere E-Mails immer weiter nach unten. Die Folge ist, dass du immer wieder in deinem Posteingang nach unten scrollst, um deine E-Mails immer und immer wieder zu checken, nur um ja nichts zu vergessen oder eine Frist zu versäumen und … deine Posteingangs-Liste wird immer länger. Ich habe mal über 27 000 E-Mails im Posteingang eines Teilnehmers einer Outlook-Schulung gesehen. Leider ist das kein Einzelfall. Viele Menschen sind unzufrieden mit ihrer E-Mail-Organisation und schaffen die E-Mail-Flut nicht mehr.
In unseren Outlook-Seminaren geht es oft um das One-Touch-Prinzip, d. h. jede E-Mail wird nur ein einziges Mal angefasst und verschwindet dann aus dem Postausgang. Dazu muss man aber die Aufgabenliste von Outlook beherrschen. Denn dort gehören E-Mails hin, die später bearbeitet werden sollen – also raus aus dem Posteingang und rein in die Aufgabenliste.
One-Touch-Prinzip
Bei dem One-Touch-Prinzip geht es darum, jede E-Mail nur einmal anzufassen und sich sofort für eine der drei folgenden Möglichkeiten zu entscheiden:
- E-Mails löschen
- E-Mails sofort bearbeiten (die maximal 3 Minuten dauern und auch dringend sind)
- E-Mails später bearbeiten (die noch Zeit haben und länger dauern – daraus wird eine Aufgabe gemacht)
Nachfolgend habe ich dir verschiedene Szenarien aufgelistet, wie du mit E-Mails umgehen kannst. Das Ergebnis sollte immer das gleiche sein: Die E-Mail ist beim ersten Anfassen aus dem Posteingang raus.
Bei den Tipps geht es um ein gut ausgeklügeltes System, welches das Ergebnis aus vielen hundert Outlook-Seminaren ist. Du benötigest Wissen zu Regeln, QuickSteps, Aufgabenliste, 1-Ordner-Ablage usw. Aber auch wenn du noch (noch) nicht alles kannst, sind bestimmt einige Tipps auch für dich dabei. Übrigens bringe ich dir gerne alles nötige Wissen in einer Outlook-Schulung bei, damit du ganz entspannt durch die E-Mail-Flut paddeln kannst.
So bekommst du deinen Posteingang in Outlook leer
| WELCHE E-MAIL IST ES? | WIE GEHST DU AM BESTEN DAMIT UM? |
| Einmalig unerwünschte E-Mail
| Sofort löschen |
| Wiederkehrende unerwünschte E-Mail | Dafür sorgen, dass die E-Mail nie wiederkommt, z. B.
|
| Zu Lesendes (Newsletter, Cc…) | Zu Lesendes zusammenfassen und im Block lesen Möglichkeit 1: Möglichkeit 2: Möglichkeit 3: |
| Dringend und wichtig? Erledigung dauert maximal 3 Min.?
| Sofort erledigen und anschließend E-Mail aus Posteingang entfernen – entweder löschen oder ablegen, ganz nach Bedarf. |
| Erledigung hat noch Zeit bzw. dauert länger als 3 Minuten?
| Aufgabe anlegen – entweder mit QuickStep oder mit gedrückter rechter Maustaste nach links unten über Aufgaben ziehen. Auch hier E-Mail aus Posteingang entfernen = löschen oder ablegen. |
| E-Mail nachhalten – taggenau | Aufgabe zur E-Mails als Erinnerung anlegen und die Original-E-Mail ablegen. |
| E-Mail nachhalten – nicht taggenau „Auge draufhaben“ | Sammelwiedervorlage 1 x pro Woche bearbeiten
|
| E-Mail „könnte noch gebraucht werden, es könnte sich daraus etwas entwickeln“ | Aufgabe ohne Datum anlegen, Betreff anpassen oder mit Kategorie zusammenfassen |
| Jour fixe Besprechungsnotizen Projektinfos | Notizen laufend in einer Aufgabe ohne Datum sammeln: z. B. E-Mails mit Strg+C > Strg+V dorthin kopieren Alternativ: OneNote |
| Umfangreiche Aufgaben | Serienaufgabe nach dem Häppchen-Prinzip für umfangreiche Aufgaben oder unangenehme Aufgaben anlegen, z. B. 15 E-Mails ablegen, 10 Minuten Präsentation erstellen, 1/2 h Messeplanung usw. |
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