E-Mail schreiben Tipps

Keine BLOCKSCHRIFT, sondern Email Schreibstil verbessern

Wer seine E-Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird leicht als Schreihals abgestempelt. Auch nur, um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden).

Kein Chinesisch im E-Mailverkehr

Schnelle Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) sind weit verbreitet, haben aber nichts mit geschäftlichem Schreibstil zu tun. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus – Wer kürzt schon gerne Gefühle ab. Übrigens: In Outlook kann man über die Autokorrektur einstellen, dass aus „mfg“ automatisch ein „Mit freundlichem Gruß“ wird. Dies ist ein Tipp aus unserem Inhouse-Training Zeitmanagement Seminar mit Outlook.

Verteiler Emails in Maßen, nicht in Massen

Verteiler-E-Mails sind gut geeignet, um einem großen Empfängerkreis schnell und einfach die gleichen Informationen zu übermitteln. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren. Du selbst willst ja sicher auch nicht zugemüllt werden. Schicke bei Massensendungen auch auf keinen Fall die Adressen deiner Geschäftspartner mit, sondern berücksichtige das Datenschutzgesetz. Schreibe in die Empfänger-Zeile die jeweilige Mail-Adresse und verstecke die übrigen im „Bcc“. Diese Zeile kann man übrigens über die Optionen dauerhaft im E-Mail-Kopf einblenden. Dazu eine neue E-Mail öffnen und dort über das Register Optionen aktivieren.

No Smileys als Tipp beim E-Mail schreiben

Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf deinen Gemütszustand oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus deiner geschäftlichen Korrespondenz solltest du den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn du ernst genommen werden willst. Oder hast du früher auf deine Geschäftsbriefe einen Smiley gemalt? Dabei gibt es natürlich auch Ausnahmen, beispielsweise wenn die E-Mailkorrespondenz über die Jahre einfach persönlicher geworden ist oder wenn du mit Kollegen schreibst.

E-Mail schreiben Tipps zur Priorität „hoch“

E-Mails lassen sich mit Priorität „hoch“ versehen. Dies ist allerdings mittlerweile inflationär geworden und kaum jemand richtet sich noch nach dem roten Ausrufezeichen. Verzichte besser darauf oder benutze es nur sehr sparsam und in Ausnahmefällen! Wenn deine E-Mail nicht wichtig wäre, würdest du sie auch nicht schreiben, oder?

Keine Intimitäten, keine Animositäten

Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können E-Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen! Und wenn schon schriftlich, dann besser mal eine Nacht drüber schlafen, sonst könnte beim E-Mail schreiben etwas getippt werden, was man später bereut.

Deine Visitenkarte als Absender in jeder E-Mail

Kontaktdaten gehören in jede geschäftliche E-Mail, schon aus rechtlichen Gründen. Der Empfänger will oder soll dich telefonisch erreichen können, ohne erst googeln zu müssen. Achte auf eine übersichtliche Anordnung: Name, ggf. Job-Titel, Telefonnummer, evtl. Handy-Nummer, E-Mail-Adresse. Auch sollte die Signatur die gleiche Schriftart und Formatierung haben wie der restliche Text in der E-Mail.

Lesebestätigung in E-Mails dezent verwenden

Empfangsbestätigungen geben Auskunft darüber, ob eine E-Mail gelesen wurde. Gehe auch mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei deiner Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.

Rechtzeitig antworten als Mail-Tipp in Outlook

Antworte schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung geben und dann allerspätestens nach 3 Tagen die gewünschte Antwort senden. Wer hier Schneckenpost spielt, ist out.

Richtig antworten und den Schreibstil verbessern

Schicke die Original-E-Mail nur mit, wenn sie mit deiner Antwort zu tun hat und der Absender sie benötigt, um den Bezug zu deiner Antwort herzustellen. Vermeide E-Mail-Ketten und leite solche nur mit einer kurzen Zusammenfassung des Inhalts weiter, falls überhaupt. Es macht also durchaus Sinn, vor dem Senden nochmals den eigenen Schreibstil zu analysieren.

Die Sache mit dem Anhang bei Mails

Versende umfangreiche Datei-Anhänge mit Outlook nur, wenn du sicher bist, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Angekündigte Anhänge zu vergessen, das sollte dir nicht passieren. Stelle über den Regel-Assistenten doch einfach ein, dass ausgehende E-Mails noch eine Minute im Postausgang verweilen, bevor sie gesendet werden. So hast du noch die Möglichkeit, einen Anhang anzuhängen, falls du ihn mal vergisst.

Mehrfachzustellungen mit Outlook vermeiden 

Gleiche Informationen von verschiedenen Absendern sollten nicht im Postfach des Empfängers landen. Eine sinnvolle Alternative ist auf jeden Fall OneNote. Dort werden Informationen zentral verwaltet und aus dem „Push-Prinzip“ wird das „Pull-Prinzip“. Nachrichten „sicherheitshalber“ gleichzeitig per E-Mail, Fax und/oder Brief zu versenden, ist einfach des Guten zu viel – es sei denn, man benötigt aus juristischen Gründen auch die aktengültige handschriftlich abgezeichnete Form.

Willst du mehr über E-Mail-Kommunikation erfahren oder bist du auf der Suche nach einer Inhouse-Schulung zu E-Mail-Korrespondenz für Firmen, bist du hier genau richtig. Schick mir einfach eine Anfrage.