E-Mail schreiben Tipps

Emails professionell verfassen leicht gemacht

In diesem Blogbeitrag liest du, wie du eine zeitgemäße E-Mail schreiben und mit Tipps zum Formulieren überzeugen kannst. Die E-Mail-Korrespondenz wird immer oberflächlicher und verliert häufig an Professionalität. Das ist sicher auch der Masse an E-Mails und dem Zeitdruck, der stetig zunimmt, geschuldet. Jeder deutsche Büroangestellte erhält und sendet im Schnitt 180 E-Mails pro Tag. Mit ein paar Tipps und Tricks schaffst du es aber trotzdem, bei deinen Kunden oder Geschäftspartnern beim E-Mail schreiben einen guten Eindruck zu hinterlassen.

Kurz und knackig E-Mails schreiben und Schreibstil verbessern

E-Mails sind schnell versendete Mitteilungen und sollten übersichtlich und prägnant sein. Ist der Inhalt trotzdem mal etwas länger, achte bitte auf sinnvolle Absätze, am besten nicht länger als 4 bis 5 Zeilen (bei einer normalen Bildschirmgröße). E-Mails, die den Empfänger nötigen, zu scrollen, sind meist zu lang. Deshalb: „No Scroll, no Groll“.

E-Mail Tipp zum Betreff – kurz und knackig

Deine Betreffzeile entscheidet, wann bzw. ob deine E-Mail überhaupt gelesen wird. Viele Empfänger erhalten weit über 160 E-Mails am Tag und priorisieren anhand der Betreffzeile. Wer da keinen aussagekräftigen Text liefert, hat oft das Nachsehen. Noch schlimmer: gar keine Betreffzeile, dann ist es wirklich höchste Zeit den Schreibstil zu verbessern. Dann landet deine E-Mail nämlich meist automatisch im Spamordner. Übrigens kannst du jede Betreffzeile einer E-Mail – egal ob gesendet oder empfangen – einfach anpassen, indem du die E-Mail öffnest, in den Betreff klickst, ihn überschreibst und dann die E-Mail wieder über das X rechts oben in der Ecke schließt.

Korrekte Rechtschreibung beim E-Mails formulieren

Auch in E-Mails gelten deutsche Rechtschreibregeln. Ja, sicher, es muss oft schnell gehen, aber auch Outlook, Groupwise und Lotus Notes haben ein Rechtschreibprogramm. Nutze dieses, vor allem im Job! Und, die E-Mails nur in Kleinschreibung zu verschicken, gilt als unhöflich oder schlampig. Du signalisierst damit, dass der Empfänger es nicht einmal wert ist, den kleinen Finger einzusetzen, um die Umschalttaste zu drücken. Die Grundeinstellungen in Outlook zu Rechtschreibprüfung findest du, wenn du links oben auf Datei und dann auf E-Mail klickst.

Immer wertschätzend sein beim E-Mail schreiben

Viele beginnen ihre E-Mail mit „Hi“ und duzen den Adressaten ungefragt. Was im englischsprachigen Raum üblich ist, stößt zum Beispiel Schweizern oder Österreichern meist sauer auf. Also kein „Hi“ oder „Hey“ in der Anrede. „Hallo, Herr Meyer“ oder „Guten Tag, Herr Meyer“ hat sich bei uns als E-Mail-Anrede zwar schon eingebürgert, aber auf die Form Wert legende Ausländer und höher gestellte Persönlichkeiten, die man nicht persönlich kennt, sollte man mit „Sehr geehrte(r) …“ anschreiben. Auch „Bitte“ und „Danke“ haben schon manche Tür geöffnet, wenn sie nicht zu dick aufgetragen wurden. Höflichkeit in Mail Korrespondenz punktet! Übernehmen Sie gerne unsere Schreibstil Beispiele in diesem Blogbeitrag.

Keine BLOCKSCHRIFT, sondern Email Schreibstil verbessern

Wer seine E-Mails in GROSSBUCHSTABEN schreibt, wird leicht als Schreihals abgestempelt. Auch nur, um wichtige Dinge oder Passagen hervorzuheben, sind sie ungeeignet (Ausnahme: vielleicht Firmennamen, die so geschrieben werden).

Kein Chinesisch im E-Mailverkehr

Schnelle Kürzel wie mfg (mit freundlichen Grüßen), + lg (und liebe Grüße), gr (Gruß) oder cu (see you) sind weit verbreitet, haben aber nichts mit geschäftlichem Schreibstil zu tun. Im Geschäftsleben schreibt man ehrlich gemeinte Grüße aus – Wer kürzt schon gerne Gefühle ab. Übrigens: In Outlook kann man über die Autokorrektur einstellen, dass aus „mfg“ automatisch ein „Mit freundlichem Gruß“ wird. Dies ist ein  Tipp aus unserem Inhouse-Training Zeitmanagement Seminar mit Outlook.

Verteiler Emails in Maßen, nicht in Massen

Verteiler-E-Mails sind gut geeignet, um einem großen Empfängerkreis schnell und einfach die gleichen Informationen zu übermitteln. Nicht aber, um Berufliches zu diskutieren. Du selbst willst ja sicher auch nicht zugemüllt werden. Schicke bei Massensendungen auch auf keinen Fall die Adressen deiner Geschäftspartner mit, sondern berücksichtige das Datenschutzgesetz. Schreibe in die Empfänger-Zeile die jeweilige Mail-Adresse und verstecke die übrigen im „Bcc“. Diese Zeile kann man übrigens über die Optionen dauerhaft im E-Mail-Kopf einblenden. Dazu eine neue E-Mail öffnen und dort über das Register Optionen aktivieren.

No Smileys

Smileys lockern die E-Korrespondenz auf und weisen auf deinen Gemütszustand oder witzige Stellen hin. In privater E-Post sicher ganz nett, aus deiner geschäftlichen Korrespondenz solltest du den Grinse-Mann aber unbedingt verbannen, wenn du ernst genommen werden willst. Oder hast du früher auf deine Geschäftsbriefe einen Smiley gemalt? Dabei gibt es natürlich auch Ausnahmen, beispielsweise wenn die E-Mailkorrespondenz über die Jahre einfach persönlicher geworden ist oder wenn du mit Kollegen schreibst.

E-Mail schreiben Tipps zur Priorität „hoch“

E-Mails lassen sich mit Priorität „hoch“ versehen. Dies ist allerdings mittlerweile inflationär geworden und kaum jemand richtet sich noch nach dem roten Ausrufezeichen. Verzichte besser darauf oder benutze es nur sehr sparsam und in Ausnahmefällen! Wenn deine E-Mail nicht wichtig wäre, würdest du sie auch nicht schreiben, oder?

Keine Intimitäten, keine Animositäten

Privates, Intimes und Streit unter Kollegen haben in der elektronischen Post nichts verloren. Schließlich können E-Mails im Büro abgefangen und mitgelesen werden. Peinlich, peinlich! Und schwer aus der Welt zu schaffen! Und wenn schon schriftlich, dann besser mal eine Nacht drüber schlafen, sonst könnte beim E-Mail schreiben etwas getippt werden, was man später bereut.

Deine Visitenkarte als Absender in jeder E-Mail

Kontaktdaten gehören in jede geschäftliche E-Mail, schon aus rechtlichen Gründen. Der Empfänger will oder soll dich telefonisch erreichen können, ohne erst googeln zu müssen. Achte auf eine übersichtliche Anordnung: Name, ggf. Job-Titel, Telefonnummer, evtl. Handy-Nummer, E-Mail-Adresse. Auch sollte die Signatur die gleiche Schriftart und Formatierung haben wie der restliche Text in der E-Mail.

Lesebestätigung in E-Mails dezent verwenden

Empfangsbestätigungen geben Auskunft darüber, ob eine E-Mail gelesen wurde. Gehe auch mit Lesebestätigungen sparsam um. Der Empfänger fühlt sich schnell belästigt, wenn es bei deiner Nachricht nicht um etwas wirklich Wichtiges geht.

Rechtzeitig antworten

Antworte schnell, aber nicht zu schnell. Faustregel: Zurückschreiben sollte man frühestens nach einer Stunde, spätestens nach 24 Stunden zumindest eine kurze Rückmeldung geben und dann allerspätestens nach 3 Tagen die gewünschte Antwort senden. Wer hier Schneckenpost spielt, ist out.

Richtig antworten und den Schreibstil verbessern

Schicke die Original-E-Mail nur mit, wenn sie mit deiner Antwort zu tun hat und der Absender sie benötigt, um den Bezug zu deiner Antwort herzustellen. Vermeide E-Mail-Ketten und leite solche nur mit einer kurzen Zusammenfassung des Inhalts weiter, falls überhaupt. Es macht also durchaus Sinn, vor dem Senden nochmals den eigenen Schreibstil zu analysieren.

Die Sache mit dem Anhang

Versende umfangreiche Datei-Anhänge mit Outlook nur, wenn du sicher bist, dass sie beim Empfänger erwünscht und lesbar zu öffnen sind. Angekündigte Anhänge zu vergessen, das sollte dir nicht passieren. Stelle über den Regel-Assistenten doch einfach ein, dass ausgehende E-Mails noch eine Minute im Postausgang verweilen, bevor sie gesendet werden. So hast du noch die Möglichkeit, einen Anhang anzuhängen, falls du ihn mal vergisst.

Mehrfachzustellungen mit Outlook vermeiden 

Gleiche Informationen von verschiedenen Absendern sollten nicht im Postfach des Empfängers landen. Eine sinnvolle Alternative ist auf jeden Fall OneNote. Dort werden Informationen zentral verwaltet und aus dem „Push-Prinzip“ wird das „Pull-Prinzip“. Nachrichten „sicherheitshalber“ gleichzeitig per E-Mail, Fax und/oder Brief zu versenden, ist einfach des Guten zu viel – es sei denn, man benötigt aus juristischen Gründen auch die aktengültige handschriftlich abgezeichnete Form.

Willst du mehr über E-Mail-Kommunikation erfahren oder bist du auf der Suche nach einer Schulung zu E-Mail-Korrespondenz, bist du hier genau richtig. Schick mir einfach hier eine Anfrage.