Microsoft Planner Tipps
Viele Unternehmen setzen auf Microsoft Office 365. Eine App davon ist Microsoft Planner, vielen bekannt als Tasks in Teams oder Microsoft Teams Aufgaben. In diesem Beitrag verrate ich dir Microsoft Planner Tipps, die du bestimmt noch nicht kennst und die dich weiterbringen.
Zu MS Teams Microsoft Planner Tipps
Als Trainerin ist es mein Beruf, mich Tag für Tag und das auch noch gerne mit den Office-Apps zu beschäftigen, so auch mit Planner. Es gibt Planner im Web, Planner in Microsoft Teams und Tasks für Planner and ToDo und alle funktionieren etwas anders. In diesem Beitrag zeige ich Microsoft Planner Tipps in Microsoft Teams.
Tipps zu Planner Nr. 1 – Planner Bezeichnung
Gib´ auch privaten Plänen unbedingt einen „guten“ Namen. Andere Personen aus deiner Organisation können private Pläne zwar nicht öffnen, aber durchaus den Namen der Planner Aufgabenliste sehen und der könnte ja auch schon einiges über den Inhalt des Planners verraten.
Microsoft Planner Trick Nr. 2 – Checkliste bei Gruppenaufgaben einblenden
In einer geöffneten Aufgabe in Planner kannst du ein Vorschaubild auswählen, das also, was auf dem Board unterhalb des Aufgabentitels angezeigt wird. Wähle dieses bewusst aus. Dabei kannst du auswählen, ob du ein Foto, eine Checkliste oder einen Link in der Vorschau angezeigt bekommst. Bei Gruppenaufgaben solltest du unbedingt die Checkliste einblenden. So sieht dann jedes Teammitglied direkt auf der Board, welche Aufgaben anstehen.
MS Planner Praxistipp Nr. 3 – Initialen vor Checkliste bei Gruppenaufgaben
Schreibe am besten vor die Checklisten-Punkte die Initialen der Person, die für diesen Checklistenpunkt verantwortlich ist, beispielsweise „KT: Protokoll schreiben“. Auch das erhöht die Transparenz bei Gruppenaufgaben in Planner.
Meine Videos auf YouTube als Microsoft Planner Tutorial
Lernst du auch lieber über Videos? Zu vielen meiner Beiträge habe ich zusätzlich ein tolles Video erstellt und auf YouTube hochgeladen. Dort findest du auch viele weitere Tipps zu M365.
Microsoft Planner Tipps Nr. 4 – Zeitplan in Planner
Wenn du dir als Ansicht den Zeitplan in Microsoft Planner einblendest, kannst du auch direkt in den Zeitplan Aufgaben notieren. Bewege dazu den Cursor auf das Datum, wo du eine neue Aufgabe eintragen möchtest. Es wird ein Pluszeichen dort eingeblendet. Klicke darauf und notiere direkt zu diesem Datum eine neue Aufgabe. Selbstverständlich kannst du in dieser Ansicht auch Aufgaben, die rechts neben dem Zeitplan in Listenform angezeigt werden, per Drag & Drop nach links in den Zeitplan ziehen.
MS Planner Tipp Nr. 5 – Überlastungen vermeiden
Über die Ansicht Status kann die oder der Projektverantwortliche leicht sehen, welches Teammitglied was zu tun hat. So kann man Überlastungen im Team vermeiden und sieht schnell auf einen Blick, wer evtl. noch Luft hat oder entlastet werden muss.
Planner Tipp Nr. 6 – Über MS Pläne gelöschte Aufgaben wiederherstellen
Da es in Planner keinen Papierkorb gibt, kann man gelöschte Aufgaben nicht wiederherstellen. Aber man kann Dateien, die in gelöschte Aufgaben integriert waren, wiederherstellen. Diese befinden sich im Papierkorb von SharePoint und können dort über den Papierkorb wiederhergestellt werden.
MS Planner Tipps Nr. 7 – Planner Aufgaben in Outlook einbinden
Nutzt du Microsoft Tasks aus Microsoft Teams heraus, nutzt Du automatisch MS 365 Pläne. Hier musst du zunächst in Planner Online wechseln, um Microsoft Planner in Outlook sehen zu können. Öffne dazu Planner in Teams und klicke rechts oben auf das Weltkugel-Symbol. Du gelangst darüber in Planner Online. Dort kannst du über die drei Punkte oben im Menü Planner in Form eines separaten Zeitplan-Kalenders in dein Outlook einbinden. Dort siehst du dann alle Aufgaben aus diesem Planner.
MS Planner Tipps Nr. 8 – MS Tasks in Teams einbinden
Du hast in Microsoft Teams zwei Möglichkeiten, Team Tasks aus Planner zu integrieren. Zum einen, indem du in einem Kanal eine neue Registerkarte einbindest und dort so die MS Tasks in Teams integrierst, dann sieht es dort aus wie ein Microsoft Planner Kanban Board. Und zum anderen kannst du deine Aufgaben links in die Menüleiste verknüpfen, indem du dort auf Apps gehst und MS Tasks by Planner and To Do verknüpfst. Dort siehst du dann deine Aufgaben aus Outlook und auch deine Aufgaben aus allen Plänen.
MS Teams Pläne Tipps Nr. 9 – Mitglieder zu Aufgaben in Planner bzw. Teams hinzufügen
Arbeitest du in Teams und Kanälen mit Microsoft Planner, dann musst du neue Mitglieder über das Team hinzufügen, das heißt, der Teambesitzer muss über Team verwalten dem ganzen Team neue Mitglieder hinzufügen. Hast du MS Office Pläne nicht über Microsoft Teams erstellt, dann kannst du über Planner Online weitere Mitglieder hinzufügen, indem du oben mittig auf die drei Punkte klickst.
MS Planner Tipps Nr. 10 – Microsoft Planner Suche
Weder in den Teams Aufgaben noch in Microsoft Planer Online gibt es eine Suche. Shit! Aber du kannst dir zumindest in Planner Online behelfen, indem du dort die Tastenkombination Strg+F drückst. Dann öffnet sich nämlich rechts oben ein Suchfeld, mit dem du auf dieser Seite suchen kannst.
Übrigens gibt es keine Microsoft Planner Desktop App. MS Planner ist eine webbasierte Anwendung.
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