Word Dokument gemeinsam bearbeiten

Gemeinsam an einem Dokument arbeiten

Eine der häufigsten Fragen in meinen Schulungen ist: „Wie kann ich mit anderen ein Word Dokument gemeinsam bearbeiten?“. Und seit viele Menschen im Homeoffice sind, wollen immer mehr in Teams ein Dokument gemeinsam bearbeiten. In diesem Beitrag zeige ich dir, wie das geht.

Dateien gemeinsam bearbeiten auf OneDrive

Um ein Word Dokument gemeinsam zu bearbeiten, muss die Datei in der Cloud liegen. Denn damit man gemeinsam an einem Dokument arbeiten kann, muss es an einem Speicherort liegen, wo alle Zugriff haben können. Lokal kann das ein Gruppenlaufwerk sein oder in der Cloud OneDrive oder SharePoint, wenn du in Teams ein Dokument gemeinsam bearbeiten möchtest. Wenn du in Microsoft Teams oder Planner ein Dokument anfügst, wird dieses automatisch in der Cloud gespeichert. Wenn du ein Dokument losgelöst von anderen Apps freigeben möchtest, dann loggst du dich über deinen Browser auf www.office.com ein, navigierst dort zu OneDrive und lädst dort über Hochladen eine Kopie deiner Datei hoch.

Teams Dokument gemeinsam bearbeiten

Findest du dein Dokument bereits in Teams, dann liegt es bereits in der Cloud. Nun kann jeder das Dokument öffnen und darin arbeiten – nacheinander oder gleichzeitig. In Teams sind alles nur Verlinkungen zu Dateien in der Cloud.

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten WEBINAR

Einmal im Monat und zwar immer am 2. Freitag, 15:00-16:30 Uhr findet ein Webinar zum Thema Gemeinsames Bearbeiten von Dateien statt.

Basiswissen zu Cloudlösungen, in diesem Fall OneDrive for Business ist erforderlich, wenn man ein Dokument gemeinsam bearbeiten möchte. Wenn du mit den Produkten von Office 365 arbeitest, arbeitest du automatisch auch mit der Cloud. In Microsoft Teams beispielsweise liegen keine Dateien, dort siehst du nur Verknüpfungen zu OneDrive- oder SharePoint-Dateien. Wenn du in Teams also irgendwo auf das Büroklammersymbol klickst – z. B. in einem Chat, in einem Kanal oder einer Besprechung – dann gibst du immer eine Datei aus der Cloud frei und das dauerhaft mit Bearbeitungsrechten. In dem Fall wirst du nämlich erst gar nicht nach Details wie Lese- oder Schreibrechten gefragt.

Jeder, der mit Teams, OneNote App oder anderen O365-Produkten arbeitet, hat ein Datenschutz-Thema und sollte sich unbedingt näher mit dem Thema Dateiverwaltung in der Cloud auseinandersetzen.

TERMINE

Word Dokument gemeinsam bearbeiten

Möchtest du ein Word Dokument gemeinsam bearbeiten, dann lädst du eben eine Word Datei in OneDrive hoch bzw. in Teams. Natürlich kannst du auch eine Excel parallel bearbeiten oder eine PowerPoint gemeinsam bearbeiten. Du musst die Datei eben nur in der Cloud ablegen und die entsprechenden Freigaben machen.

Dateien gemeinsam bearbeiten auf OneDrive

Wenn du die Datei auf OneDrive abgelegt hast, dann hast zunächst nur du Zugriff auf diese Datei. Erst wenn du die Freigabe auf diese Datei gemacht, kann der Freigabeberechtigte mit dir an diesem Word Dokument gemeinsam bearbeiten, oder eben nacheinander. Das Wichtige ist, dass ihr an der gleichen Datei arbeitet. Um auf OneDrive die Datei freizugeben, bewege den Cursor über den Dateinamen. Daneben erscheint das Symbol zum Teilen der Datei. Klicke darauf und wähle Bestimmte Personen aus und darunter, ob der Empfänger Bearbeitungs- oder nur Leserechte auf die Datei erhalten soll. Dann klicke auf Senden. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem Link.

Gemeinsam in einem Dokument arbeiten

Mit einem Klick auf Öffnen in der E-Mail gelang der Empfänger in das freigegebene Dokument und kann dort gleichzeitig oder nacheinander mit dir das Word Dokument gemeinsam bearbeiten. Selbstverständlich können auch mehrere Personen das Word Dokument gemeinsam bearbeiten. Jeder mit Zugriffsrechten auf diese Datei kann sie nun öffnen, unabhängig davon, ob du die Datei gerade geöffnet hast oder nicht. Es ist möglich, gleichzeitig miteinander an der Datei zu arbeiten oder nacheinander. Es handelt sich immer um die gleiche Datei.

In der geöffneten Datei siehst du nicht nur, wer noch die Datei gerade geöffnet hat, sondern auch, wer gerade an welcher Stelle arbeitet, denn neben dem Cursor der anderen Person siehst du deren Initialen.

Voila.

Inhouse-Schulung oder Webinar zu Word Dokument gemeinsam bearbeiten

Selbstverständlich führen wir auch Schulungen zu OneDrive, Teams oder andere Themen durch. Dabei setzen für auf maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen. Sie entscheiden, was Sie geschult bekommen möchten. Dabei greifen wir auf umfangreiches Expertenwissen zurück.

ANFRAGE

Microsoft Teams Handbuch

In diesem Handbuch zu Microsoft Teams findest du geballtes Trainerwissen topaktuell.

OneDrive for Business

Wenn Sie ein Office 365 Konto haben, speichern Sie automatisch Dateien auf Ihrer Cloud. In diesem OneDrive Handbuch habe ich mein ganzes Expertenwissen aus über 10 Jahren und Erfahrungswerte zu OneDrive praxisnah und verständlich zusammengefasst. Vermeiden auch Sie Datenschutzpannen in Outlook, OneNote oder Microsoft Teams.