Freigegebene Kanäle in Teams

In diesem Artikel erfährst du alles über freigegebene Kanäle in Teams, die Vorteile und Nachteile von freigegebenen Kanälen und welche Einschränkungen es gibt. Da man den Kanaltyp (Standard, Privat, Freigegeben) im Nachgang nicht mehr ändern kann, ist es wichtig, dass du von Anfang an den richtigen Kanaltyp auswählst.

Im Team den passenden Kanal auswählen

Einige Jahre konnte man nur Standardkanäle oder private Kanäle anlegen. Und bei beiden Kanaltypen musste man die Mitglieder gleich ins ganze Team aufnehmen. Das wollte man in der Regel nicht und so wurden Unmengen an neuen Teams erzeugt, was zu großer Unübersichtlichkeit führt! Neuerdings gibt es nun in Teams-Teams standardmäßig drei Arten von Kanälen, nämlich Standard, Private Kanäle und freigegene Kanäle in Teams. Das Besondere an freigegebenen Kanälen ist, dass man auch Personen aus der gleichen Organisation aufnehmen kann, die kein Mitglied im Teams sind. Allerdings funktioniet das nicht mit externen Personen.

Im Großen und Ganzen funktionieren freigegebene Kanäle ähnlich wie private Kanäle, auch hinsichtlich ihrer Einschränkungen. Bevor du dich für einen freigegebenen Kanal entscheidest, solltest du Einiges über sie wissen.

Vorteile freigegebene Kanäle in Teams

• Der größte Vorteil von freigegebenen Kanälen ist, dass so ein Kanal beliebigen Personen freigegebenen werden kann, unabhängig davon, ob eine Person bereits dem Team angehört oder nicht. Die Freigabe intern, also an Kolleginnen und Kollegen ist standardmäßig aktiviert. Wenn du allerdings externe Personen, also Personen außerhalb deines Unternehmens als Mitglieder des freigegebenen Kanals hinzufügen möchtest, wird es schon etwas komplizierter und du brauchst die Zuarbeit deines Administrators. Denn sowohl dein Unternehmen als auch das andere Unternehmen müssen das „gegnerische“ Unternehmen freischalten. In der Praxis kommt das selten vor – aus Datenschutzgründen.
• Bei Bedarf kannst du den Kanal einzelnen Personen oder sogar einem kompletten Team freigegeben, das kann auch ein anderes Team sein. Befinden sich Gäste in diesem Team, sind diese von der Freigabe ausgeschlossen.
• Du kannst maximal 200 freigegebene Kanäle pro Team erstellen. Hierzu zählen auch die gelöschten Kanäle, allerdings nur 30 Tage ab Löschdatum.
• Du kannst maximal 50 Teams den Kanal freigeben.
• Ein freigegebener Kanal kann maximal 5 000 Mitglieder haben. Wenn du den Kanal einem ganzen Team freigibst, dann zählt dieses Team als 1 Mitglied. So kannst du im Bedarfsfall Microsoft Teams überlisten.

Nachteile freigegebene Kanäle in Teams

• Freigegebene Kanäle können nicht über das Handy erstellt werden. Du kannst freigegebene Kanäle nur mit Teams Desktop oder im Web erstellen.
• Weder Planner, noch Forms, Stream, Kanalkalender, Bots oder Connectors sind in freigegebenen Kanälen möglich, genauso wie in privaten Kanälen. Allerdings kannst du direkt in Planer Online einen Aufgabenplan erstellen, einen Link dorthin erzeugen und diesen dann irgendwo im freigegebenen Kanal speichern. Ich zeige dir gerne in einem Microsoft Teams Schulung, wie das funktioniert.
• Wenn du einen Kanal moderieren lassen möchtest, dann musst du einen Standardkanal anlegen. Ein privater Kanal oder MS Teams freigegebene Kanäle lassen sich nicht moderieren.
• Es gibt keine Gruppenräume in einem freigegebenen Kanal. Das ist technisch nicht möglich.
• Wie bei Standardkanälen und privaten Kanälen ist auch bei freigegebenen Kanälen der Kanaltyp nachträglich nicht mehr änderbar. Kein Kanaltyp kann geändert werden. Und selbst wenn du zu einem freigegebenen Kanal alle Mitglieder des Teams hinzufügst, bleiben doch die Einschränkungen des ursprünglichen Kanaltyps. Also besser im Vorfeld etwas länger überlegen und abwägen.

Neuen freigegebenen Kanal erstellen

• Um einen freigegebenen Kanal zu erstellen, klickst du neben dem Namen des Teams auf die drei Punkte und dort auf Kanal hinzufügen.
• Gib nun dem Kanal einen Namen und hinterlege eine Beschreibung.
• Bei Kanaltyp auswählen wählst du Freigegeben und bestätigst mit Klick auf Erstellen.
• Als nächstes kannst du sofort oder auch noch später Personen zuordnen.
• Freigegebene Kanäle werden mit einem Schlaufen-Symbol gekennzeichnet. Ein MS Teams geteilter Kanal ist nur für die Personen sichtbar, denen der Kanal freigegeben wurde.