Microsoft 365 Einführung
In diesem Beitrag geht es um wichtige Aspekte bei der Microsoft 365 Einführung. In den letzten Jahren ist die digitale Zusammenarbeit enorm fortgeschritten. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, die Kommunikation zu vereinfachen und von überall aus arbeiten zu können, steigen viele Unternehmen auf Office 365, ehemals Microsoft 365, um. Damit die Einführung gelingt, habe ich Ihnen ein paar Tipps zusammengestellt.
Tipps zur Einführung von Microsoft 365
Der 1. Schritt bei der Einführung von Microsoft 365 ist die technische Bereitstellung der Abonnement-Lösung. Dabei sind Datenschutzfragen zu klären, welches Abonnement das richtige für ein Unternehmen ist, welche Apps aus dem Office-Paket auch tatsächlich ausgerollt werden sollen und wie Sie Ihre Mitarbeiter vor Überforderung schützen.
Vor allem die cloudbasierte Dateiablage in Microsoft 365 stellt viele Unternehmen vor grundsätzliche Fragen. Lag die Verwaltung der Daten bisher in den Händen der IT, wird dieser Part nun auf die Mitarbeiter selbst übertragen. Jeder Mitarbeiter erhält 1 TB Speicherplatz auf OneDrive und auch die Dateiverwaltung auf SharePoint in einem Team muss ab jetzt von einem Mitglied eines Teams verwaltet werden. Sie sollen plötzlich mit einer neuen Arbeitsoberfläche in Microsoft Teams arbeiten und erhalten von heute auf morgen auf zig neue Apps Zugriff. Dies stellt nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Sie vor einige Herausforderungen und Fragen. Sie sollten unbedingt Einstellungen im Admincenter nach Ihren Bedürfnissen anpassen, Kommunikationsregeln im Umgang mit der neuen Arbeitsoberfläche Microsoft Teams erstellen und Ihre Mitarbeiter mit Schulungsangeboten unterstützen.
Office 365 Apps bei der Microsoft 365 Migration
Nachdem Sie sich für das passende Abonnement von Microsoft entschieden haben, stellt sich die wichtige Frage, welche Apps freigeschaltet bleiben und welche gesperrt werden. Der Administrator eines Unternehmens steuert, auf welche Apps Ihre Mitarbeiter zugreifen dürfen. Im Admin-Center von Microsoft kann er Apps freischalten oder sperren. Das Nicht-Einschränken der Office Tools gehört zu den häufigsten Ursachen, wenn sich Mitarbeiter bei der Einführung von Office 365 überfordert fühlen oder beispielsweise in Microsoft Teams Wildwuchs entsteht. Es hilft Ihren Mitarbeitern, wenn zunächst alle Apps gesperrt werden, die für den Einstieg in Office 365 nicht unbedingt notwendig sind. Hier ist weniger mehr!
Starten Sie also am besten mit den Apps, die Ihren Mitarbeitern bereits bekannt sind: Das sind die klassischen Apps von Microsoft, also Word, Excel, PowerPoint, OneNote und Outlook. Planner und Forms sind optional. Mit Planner können Sie Teamaufgaben verwalten und mit Forms Umfragen erstellen. Für beide Apps reichen sicher Lernvideos, damit man damit umgehen kann. Vielleicht sollen Sie diese beiden Apps nur auf Anfrage freischalten, um Ihre Mitarbeiter nicht zu überfordern. Auf keinen Fall sollten Sie Planner einfach freischalten und keine Hilfestellung dazu geben. Jahrelange Erfahrung hat gezeigt, dass es sonst nicht funktionieren wird. Falls Sie Microsoft Teams freischalten, sollten Sie sich auf jeden Fall auch Gedanken zu SharePoint und OneDrive machen, da über diese beiden Cloudspeicher die Dateiablage hinter Teams geregelt wird.
OneDrive ist automatisch aktiviert
Jeder Mitarbeiter mit einem Office 365-Konto nutzt automatisch OneDrive, unabhängig davon, ob er mit Teams arbeitet oder nicht. Cloudbasierte Dateiverwaltung ist ein wichtiges Thema hinsichtlich Datenschutz. Wenn Sie OneDrive nicht sperren, sollten Sie zuallererst Ihre Mitarbeiter im Umgang mit der Cloud schulen, am besten zeitnah nach der Einführung von Office 365. Nur so können Sie gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter nicht versehentlich Daten freigeben oder dauerhaft teilen. Übrigens werden alle Dateien, die in den Chat von Microsoft Teams eingefügt werden, automatisch auf OneDrive gespeichert. Wenn Sie also Teams freigeben, sollten Ihre Mitarbeiter vorher wissen, wie die Dateiablage auf OneDrive funktioniert.
Meine Empfehlung hinsichtlich der Apps ist: Sperren Sie im Admincenter alle Apps, die nicht sicher oder unbedingt notwendig für den Office 365 Einstieg sind und lassen Sie nur die Apps stehen, die Ihre Mitarbeiter auch nutzen dürfen. Geben Sie neue Apps erst nach Anforderung durch Ihre Mitarbeiter frei, nachdem Sie diese genau nach Datenschutz-Richtlinien geprüft haben. Eine Anleitung zum Verwalten der Apps finden Sie im Admin Center von Microsoft 365. So schützen Sie Ihre Mitarbeiter vor Überforderung. Sorgen Sie auch dafür, dass Ihre Mitarbeiter den Umgang mit neuen Apps und Funktionen lernen.
Kommunikationsprobleme in Office 365
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Einführung von Office 365 ist die Frage: Wie können Sie Kommunikationsproblemen vorbeugen? Wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen und keine klaren Kommunikationsregeln vorgeben, wird chaotischem Wachstum Tür und Tor geöffnet. Insbesondere bei der Nutzung der vermeintlich einfachen und intuitiven Arbeitsplattform Microsoft Teams fühlen sich viele Anwender schnell überfordert. Anstatt die Arbeit einfacher, schneller und effizienter zu machen, passiert in den meisten Unternehmen das Gegenteil. Zur sowieso schon vorhandenen E-Mail-Flut Klick: kommt nun noch eine Flut an Chatnachrichten, Kommentaren und Benachrichtigungen dazu.
Zudem ist oft nicht klar, welcher der richtige Kommunikationsweg ist. Der eine schreibt eine E-Mail, der Empfänger antwortet darauf per Chat und anschließend werden in einer Onlinekonferenz dazu Diskussionen geführt. Wie soll hier ein lückenloser Kommunikationsverlauf nachvollzogen werden?
Bei der Einführung von Office 365 geht es ja nicht nur um EIN Tool, sondern vielmehr um einen ganzen Werkzeugkasten. Außerdem ähneln sich viele Programme in ihrer Funktionalität. Wo sollen nun Aufgaben verwaltet werden? In Teams? Planner? Outlook? Oder gar OneNote? Wann soll ein Team erstellt werden und wo reicht vielleicht ein Chat oder ein SharePoint zur Dateiablage.
Meine Empfehlung ist deshalb, unbedingt zur Einführung von Office 365 interne Kommunikationsregeln zu erstellen, wie welches Tool genutzt wird. Treutlein Seminare hat bereits mit einigen Unternehmen so ein Regelwerk erstellt. Mit Erwerb des Microsoft Teams E-Learning erhalten Sie eine umfangreiche Vorlage zum Erstellen solch interner Guidelines kostenlos dazu.
Unterstützung bei Microsoft 365 Einführung
Wir unterstützen Sie gerne kompetent bei Ihrer Office 365 Einführung mit Beratung, E-Learning und Schulungen. Infomieren Sie sich hier. Unser Team besteht aus mehreren zertifizierten und qualifizierten Microsoft-Trainern. Wir decken das komplette Microsoft 365 Portfolio ab. Vielleicht wünschen Sie Beratung. Gerne stehe ich Ihnen mit meinem Wissen zur Seite und unterstütze Sie bei der Einführung von Microsoft 365. Da ich schon viele Unternehmen begleitet habe, greife ich auf umfangreiches Praxiswissen zurück, was in Unternehmen funktioniert und was nicht. Kontaktdaten finden Sie unter dem Video in der Videobeschreibung oder schicken Sie mir eine Anfrage über das Kontaktformular.
Lernvideos zur Einführung von Microsoft 365
Mit unseren Schulungsvideos zu Office 365 haben wir schon viele kleine, mittelständische und große Unternehmen bei der Migration von Microsoft 365 unterstützt. Zum Beispiel die RheinLand-Versicherungen, die Evangelische Kirche, den Hessischen Rundfunk und viele mehr. Unsere Schulungsvideos zeichnen sich dadurch aus, dass umfangreiches Wissen praxisnah und leicht verständlich vermittelt wird. So stellen Sie Ihrer kompletten Belegschaft auf einmal auf Office 365 um und jeder kann in seinem Tempo und zu jeder Tageszeit lernen.
Dem Großteil Ihrer Mitarbeiter werden die Schulungsvideos genügen, um sich in Office 365 zurecht zu finden. Multiplikatoren, Führungskräfte und Poweruser sollten zusätzlich geschult werden. Diese Personen werden dermaßen in die Tiefe geschult, dass sie dann intern unterstützen können. Selbstverständlich sind wir auch für individuelle Schulungskonzepte offen. Sprechen Sie uns einfach an.
Videos zu Microsoft 365 auf YouTube
Zusätzlich zu diesem Blog erstelle ich kleine Videos zu Themen wie Planner, Forms, Outlook, OneNote oder Teams. Schau sie dir gerne an und abonniere auf YouTube meinen Kanal.
