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Office 365 Einführung

Wie die erfolgreiche Office 365 Einführung gelingt

In den letzten Jahren ist die digitale Zusammenarbeit enorm fortgeschritten. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, auch von unterwegs oder im Homeoffice einsatzbereit zu sein und um die Kommunikation zu vereinfachen, steigen viele Unternehmen auf Office 365 – ehemals Microsoft 365 – um und setzen auf die Produkte von Microsoft 365.

Wo können wir Sie bei der Einführung von Office 365 unterstützen?

Treutlein Seminare steht für maximalen Praxistransfer, fundiertes Office-Wissen und Konzentration aufs Wesentliche.

Wir unterstützen Sie gerne dabei wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen. Beispielsweise mit praxisnahen Office 365 Schulungen für Testgruppen, Champions und Poweruser. Wir begleiten Sie auch gerne in der Rollout-Phase mit Q&A-Runden und stellen Ihnen unser Microsoft 365 – E-Learning zur Verfügung. Bei Bedarf beraten wir auch gerne, wenn es um die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter geht.

Office 365 Schulungen

Treutlein Seminare Team

Unser Team besteht aus mehreren zertifizierten und qualifizierten Microsoft – Trainern. Wir können das komplette Microsoft 365 Portfolio bis auf Expertenniveau abdecken. Wir schulen gerne Ihre IT und Poweruser und beantworten dabei jede Frage. Uns geht es darum, dass Ihre Experten nach unserer Schulung Ihre anderen Mitarbeiter bei der Einführung von Office 365 unterstützen können. Dafür machen wir sie fit.

Gerne erstellen wir für Sie individuelle Konzepte. Hier ein Auszug unser aktuellen Projekte:

  • 1-tägiger Workshop: „Wie erstelle ich ein Team in Microsoft Teams und ziehe mit meinen Daten in die Cloud um?“
  • 4-stündige Einsteigerschulung: „Was ist Office 365?“
  • 2-tägige Poweruser-Schulung: MS Teams „Alles zu Microsoft Teams auf Expertenniveau“
  • 1-tägige Online-Schulung: OneDrive „Cloudbasiertes Arbeiten mit Office 365“
  • 3-teilige Schulungsreihe: „Zeitmanagement mit Outlook“

Sie sehen, wir sind zeitlich und inhaltlich flexibel. Bei Treutlein Seminare gibt es keine fertigen Schulungskonzepte, dafür aber viel Kreativität und enormes Fachwissen.

Office 365 E-Learning

Mit unseren Schulungsvideos zu Office 365 haben wir schon vielen kleinen, mittelständischen und großen Unternehmen bei der Migration von Office 365 unterstützt. Zum Beispiel die RheinLand-Versicherungen, die Evangelische Kirche, den Hessischen Rundfunk und viele mehr. Unsere Schulungsvideos zeichnen sich dadurch aus, dass umfangreiches Wissen leicht vermittelt wird. Unsere Schulungsvideos ersetzen viele Schulungen, aber auf jeden Fall werden diese dadurch enorm verkürzt.

  • Wir verkaufen fertige, aktuelle E-Learning zu MS Teams, Outlook, OneDrive, OneNote etc.
  • Wir produzieren individuelle Schulungsvideos nach Ihren Vorstellungen und Inhalten.
  • Wir branden E-Learnings auf Ihr Unternehmen.
  • Auf Wunsch erhalten Sie die Schulungsvideos mit Untertiteln in anderen Sprachen.

Geht nicht, gibts nicht!

Office 365 Beratung

Gerne beantworten wir Ihnen beispielsweise diese Fragen:
  • Mit welchem Schulungsaufwand ist zu rechnen?
  • In welcher Reihenfolge sollen die Office 365 Apps geschult werden?
  • Welche Office Apps sollen zunächst deaktiviert werden und warum?
  • Für welche Microsoft Programme werden Schulungen benötigt, bei welchen genügt vielleicht ein E-Learning?
  • Welche Grundeinstellungen bei MS Teams machen Sinn, um Datenschutzpannen zu vermeiden?
  • Wie haben andere Unternehmen bei ihren Mitarbeitern die Akzeptanz von Microsoft 365 gefördert?

Fragen Sie uns!

Sie sind sich noch unsicher, wie Sie Ihre Mitarbeiter am besten bei der Einführung von Office 365 unterstützen?

Wir haben schon viele kleine, mittelständische und große Unternehmen bei der Einführung von Office 365 im Unternehmen unterstützt und beraten Sie gerne.

Referenzen / Kundenstimmen

Wir führen kleine und große Projekte durch, stets mit zufriedenen Kunden. Das sind unsere jüngsten Referenzen:

  • Dipl.-Ing Werner Schneider, GF Pusch Bau GmbH & Co. KG: „Nach dem vorgeschalteten E-Learning zu MS Teams wurden die Firmen Geiger und Pusch Bau im Kollaborationstool MS Teams in 3 Modulen von Treutlein Seminare online geschult. Diese Module waren strukturiert aufeinander aufgebaut. Somit wurden die Teilnehmer in die Lage versetzt, das Erlernte direkt anzuwenden. Auch kamen die praktischen Übungen nicht zu kurz, um das Wissen zu vertiefen. Das Feedback war sehr gut! Darüber hinaus haben wir von Karina Treutlein auch Hinweise und Regularien bekommen, wie und in welchen Schritten die MS Teams Einführung am besten klappt. Als erstes innerbetriebliches Projekt werden wir eine organisationsweite Plattform für Onboarding erstellen.“
  • Den Hessischen Rundfunk haben wir bei der Einführung von Outlook 365 unterstützt. Über mehrere Monate haben wir viele Schulungen mit ca. 100 Personen pro Webinar durchgeführt, dazu ein individuelles Konzept entwickelt und praxisnahe Unterlagen erstellt.
  • DEGETO FILM GmbH, Evangelische Landeskirche, Ceva Tiergesundheit GmbH und viele weitere Unternehmen haben unsere E-Learning zur Einführung von Office 365 genutzt.
  • Die RheinLand Versicherungen haben wir bei der Einführung von Microsoft Teams unterstützt. Mit unseren Lernvideos haben wir den Einstieg für alle erleichtert, dann in mehreren Durchläufen Multiplikatoren geschult und dann nochmals Hotspot-Themen zu Microsoft Teams in größeren Gruppen vertieft.
  • Den VDMA unterstützen wir seit Jahren mit Schulungen zu OneNote, Outlook und Microsoft Teams.
  • Das Chemieunternehmen TER Chemicals hat seine ganzen Mitarbeiter mit Webinaren zu Microsoft Teams durch uns unterstützt.
 

Arbeiten mit der Cloud nach der Office 365 Einführung

Wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen, erhält jeder Ihrer Mitarbeiter neben seinem lokalen Speicher zusätzlich 1 TB Speicherplatz in der Cloud. Die cloudbasierte Dateiablage ist ein wichtiges Thema hinsichtlich Datenschutz und effizienter Zusammenarbeit.

Die meisten Unternehmen führen Office 365 ein, ohne ihre Mitarbeiter in OneDrive zu schulen. Meine Empfehlung ist, zuallererst Wissen über OneDrive zu vermitteln, bevor in die einzelnen Office Programme eingestiegen wird. Denn OneDrive führt alle Programme in der Cloud zusammen.

Wolke OneDrive Speicher

Unverbindliches Angebot

Fordern Sie gerne ein unverbindliches Angebot für eine OneDrive Schulung oder für ein E-Learning an.

Alle Office 365 E-Learning

Mit einem Office 365 E-Learning können Sie Ihrer kompletten Belegschaft die Einführung von Office 365 im Unternehmen enorm erleichtern und sie sofort arbeitsfähig machen. Kaufen Sie mit einer Einmalzahlung die Lernvideos, laden Sie diese auf Ihren SharePoint oder in Ihr Schulungsportal und nutzen Sie ohne zeitliche Einschränkung unser Knowhow. Kein Abonnement!

Aktuelles Kundenfeedback

„Das E-Learning kam sehr gut an. Ich habe eine Abfrage zu den Videos und dem Lernerfolg unserer Mitarbeiter gestartet, die Rückmeldungen sind sehr gut.“

„Die Videos wurden von unseren Mitarbeitenden sehr gut angenommen. Sie waren optisch ein Hingucker, waren klar und strukturiert aufgebaut und sehr gut verständlich.“

„Ein großes Lob: Die Videos zu „Zeitmanagement mit Outlook“ waren so gut, dass wir in der anschließenden Schulung kaum noch Fragen hatten.“

Tipps für Unternehmen bei der Einführung von Office 365

Mit der Einführung von Office 365 in Ihrem Unternehmen werden Ihre Mitarbeiter vor große Herausforderungen gestellt. Beispielsweise sind diese nun selbst verantwortlich für die Verwaltung Ihrer Dateien in der Cloud, sie müssen plötzlich mit einer neuen Arbeitsoberfläche in MS Teams arbeiten und haben von heute auf morgen zig neue Apps dazu bekommen. Dies stellt nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch Sie vor einige Fragen.

Als Administrator Ihres Unternehmens steuern Sie den Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf alle Arten von Apps, wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen. Im Admin-Center von Microsoft können Sie alle Apps freischalten oder sperren, die entsprechend Ihrem Abonnement zur Verfügung stehen.

Das Nicht-Einschränken der Office Tools gehört zu den häufigsten Ursachen, wenn sich Mitarbeiter überfordert fühlen oder beispielsweise in Microsoft Teams Wildwuchs entsteht.

Manchmal ist weniger einfach mehr! Es hilft Ihren Mitarbeitern, wenn zunächst alle Apps gesperrt werden, die für den Einstieg in Office 365 nicht unbedingt notwendig sind. Starten Sie also am besten mit den Apps, die sich auch bei anderen Unternehmen für den M365-Einstieg bewährt haben: Das sind die klassischen Apps von Microsoft, also Word, Excel, PowerPoint usw. Und dann natürlich noch die Software Planner, damit werden Teamaufgaben verwaltet. Zu Planner hat Treutlein Seminare ein Video erstellt, in dem Ihre Mitarbeiter gezeigt bekommen, wie sie Planner richtig anwenden.

OneDrive, der persönliche Cloudspeicher, ist auch ein tolles Produkt und vor allem ein wichtiges Thema hinsichtlich Datenschutzes. Allerdings empfehle ich hier unbedingt eine Schulung und zwar möglichst zeitgleich mit der Einführung von Office 365 im Unternehmen. Denn nur so können Sie gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter nicht versehentlich Daten freigeben und dauerhaft teilen, da OneDrive automatisch im Hintergrund mitläuft. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wenn wir Ihre Mitarbeiter für den professionellen Umgang mit ihrer Cloud fit machen können.

Meine Empfehlung: Sperren Sie im Admincenter alle Apps und Produkte, die nicht sicher oder notwendig für den Office 365 Einstieg sind und lassen Sie nur die Apps stehen, die Ihre Mitarbeiter auch nutzen dürfen. Geben Sie neue Apps erst nach Anforderung durch Ihre Mitarbeiter frei, nachdem Sie diese genau nach Datenschutz-Richtlinien geprüft haben. Eine Anleitung zum Verwalten der Apps finden Sie im Admin Center von Microsoft 365. So funktioniert die Office 365 Einführung einfach besser und Sie schützen Ihre Mitarbeiter vor Überforderung.

Zu jedem Microsoft 365 Konto gehört auch 1 TB Speicherplatz auf der persönlichen Cloud OneDrive for Business. Seit Jahren mache ich in Office 365  Schulungen die Erfahrung, dass die Teilnehmer sich nicht mit OneDrive auskennen und dadurch teils grobe Datenschutzpannen verursachen. Die meisten öffnen OneDrive zum ersten Mal erst während der Schulung und erschrecken dann, was im Reiter „von mir geteilt“ alles aufgelistet wird. Ihnen war gar nicht bewusst, wann und wie sie diese Dateien geteilt hatten. Frei nach dem Motto: „Ich war das nicht!“.

Das ist häufig leider Alltag. OneDrive läuft im Hintergrund von Office 365 mit, oft unbemerkt. Wenn Sie beispielsweise im Chat von Microsoft Teams eine Datei einfügen, geben Sie diese gleichzeitig auch dauerhaft für andere frei. Selbst wenn Sie später den Post im Chat löschen, hat die andere Person immer noch über OneDrive direkt Zugriff auf diese Datei. Das Entfernen des Posts mit der Datei im Chat bedeutet also nicht die Rücknahme der Freigabe auf die Datei.

Wer mit Microsoft Teams arbeitet und dort Dateien von einem lokalen Speicherplatz einfügt, erzeugt automatisch eine Kopie dieser Datei. Mit der Zeit geht der Überblick verloren, in welcher Version gearbeitet wird – in der lokalen oder in der Teams-Version? Ich empfehle deshalb den sauberen Umzug der persönlichen Daten vom lokalen Laufwerk auf OneDrive mit anschließender Verknüpfung in den Dateiexplorer. So ändert sich augenscheinlich für den User wenig, da er nach wie vor weiterhin über seinen Dateiexplorer Zugriff auf seine Dateien hat, nur dass diese im Hintergrund jetzt auf der Cloud liegen. So können auch alle anderen Vorteile von cloudbasierter Ablage genutzt werden, die bisherige Arbeitsweise wird aber nicht komplett verändert.

Die meisten Fehler werden beim Teilen und Freigeben von Dateien gemacht: Bei einem OneNote-Buch, beim Einfügen in einen Teams-Chat, usw. Deshalb muss unbedingt sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter mit einem Office 365 Konto weiß, wie das Erstellen, Verwalten und Löschen von Freigabelinks funktioniert. Hierfür bietet Treutlein Seminare ein E-Learning an, aber auch 1-tägige Schulungen.

Wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen und keine klaren Kommunikationsregeln vorgeben, wird chaotischem Wachstum Tür und Tor geöffnet. Insbesondere bei der Nutzung der vermeintlich einfachen und intuitiven  Arbeitsplattform Microsoft Teams werden viele Anwender schnell überfordert.

Anstatt die Arbeit einfacher, schneller und effizienter zu machen, passiert in den meisten Unternehmen das Gegenteil. Zur sowieso schon vorhandenen E-Mail-Flut kommt nun noch eine Flut an Chatnachrichten, Kommentaren und Benachrichtigungen dazu. Zudem ist oft nicht klar, welcher der richtige Kommunikationsweg ist. Der eine schreibt eine E-Mail, der Empfänger antwortet darauf per Chat und anschließend werden in einer Onlinekonferenz dazu Diskussionen geführt. Wie soll hier der Kommunikationsverlauf nachvollzogen werden?

Bei der Einführung von Office 365 geht es ja nicht nur um EIN Tool, sondern vielmehr um einen ganzen Werkzeugkasten. Außerdem ähneln sich viele Programme in ihrer Funktionalität. Wo sollen nun Aufgaben verwaltet werden? In Teams? Planner? Outlook? Oder gar OneNote? Wann soll ein Team erstellt werden und wo reicht vielleicht ein Chat oder ein SharePoint zur Dateiablage.

Meine Empfehlung ist deshalb, unbedingt zur Einführung von Office 365 auch interne Kommunikationsregeln zu erstellen, wie welches Tool genutzt wird. Treutlein Seminare hat bereits mit einigen Unternehmen so ein Regelwerk erstellt. Mit Erwerb des Microsoft Teams E-Learning erhalten Sie eine umfangreiche Vorlage zum Erstellen solch interner Guidelines kostenlos dazu.

Mit diesem Regelwerk sollen grundsätzliche Fragen geklärt werden, die Ihren Mitarbeitern das neue Arbeiten mit Office 365 und im Speziellen mit Microsoft Teams, vereinfachen.

Folgende Fragen sollten Sie VOR Einführung von Microsoft 365 klären:

Teams/Kanäle

  • Wer darf ein Team erstellen? Empfehlung: Teams zentral anlegen.
  • Wird bei der Erstellung von Teams ein Ablaufdatum im Admincenter durch den Administrator hinterlegt?
  • Gibt es Standards zum Benennen von Teams und Kanälen, damit man danach suchen kann und es zu keinen Überschneidungen kommt?
  • Dürfen Gäste in ein Team aufgenommen werden? Falls ja, gibt es hier Einschränkungen? Wie sind deren Rechte geregelt?

Kommunikation

  • Für welchen Zweck wird welcher Kommunikationsweg genutzt?
    (Chat, Kanal, Besprechung, Anruf, Outlook…)
  • In welchen Situationen werden @Erwähnungen eingesetzt?
  • Reicht es aus, Zustimmung mit dem „Daumen hoch“-Icon zu geben?
  • Innerhalb welcher Zeitspanne wird eine Antwort erwartet (in Chats, in Kanälen, Voicemail)?
  • Welche Vorgaben sollen für Onlinebesprechungen gelten?
  • Welche Apps dürfen Mitarbeiter verwenden und einbinden?
  • Macht eine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein automatisches Ablaufdatum (Datensicherung!) für Chatnachrichten Sinn?

Dateiablage

  • Welches führende System wird zur Dateiablage genutzt?
  • Mit welchen Unterordnern wird eine übersichtliche Ablagestruktur gewährleistet? Wer legt diese Unterordner an?
  • Ist eine Doppelablage von Dateien an unterschiedlichen Stellen zulässig? Wie kann diese ggf. vermieden werden?
  • Wie konsequent sollen in der Teamkommunikation Links zu Dateien genutzt werden?
  • Was ist beim Benennen von Dateien zu beachten?
  • Welche Dateien dürfen in der Cloud gespeichert werden? Welche auf gar keinen Fall? Welche nur vorübergehend?
  • Wer kümmert sich um den Umzug von Teamdateien vom Gruppenlaufwerk in Kanäle (SharePoint)?

Links

  • Welcher Linktyp ist beim Freigeben von Dateien über OneDrive voreingestellt? (Empfehlung: Bestimmte Personen können lesen).
  • Welcher Linktyp ist beim Einfügen von Dateien in den Teams-Chat voreingestellt? (Empfehlung: Chatmitglieder können bearbeiten).
  • Welcher Linktyp ist beim Einfügen einer Dateianlage in eine Outlook-E-Mail voreingestellt? (Empfehlung: Empfänger können lesen?
  • Ggf. öffentlichen Link auf max. 1 Monat Ablaufdauer begrenzen.
  • Wer sorgt dafür, dass dieser Leitfaden verbreitet wird und Akzeptanz findet?

Es empfiehlt sich, ein Regelwerk zum Umgang mit Office 365 zu erstellen, um eine einheitliche Arbeitsweise für alle Mitarbeiter zu gewährleisten. In diesem Leitfaden wird geregelt, wie mit den einzelnen Tools gearbeitet wird. Definieren Sie beispielsweise, wer ein Team anlegen darf, wie die Ansprache in einem Chat empfohlen wird oder welche Besprechungsoptionen empfohlen werden.

Oft werden solche Richtlinien während einer Teams Keyuser-Schulung gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt. Während ich die Anwendung und Funktionen erkläre, spreche ich Empfehlungen aus und halte die Ergebnisse für Sie fest.

Technische Microsoft 365 Einführung

Der 1. Schritt bei der Einführung von Microsoft 365 ist die technische Bereitstellung der Abonnement-Lösung. Dabei sind Datenschutzfragen zu klären, welches Abonnement das richtige für ein Unternehmen ist, welche Programme aus dem Office-Paket auch tatsächlich ausgerollt werden sollen und vieles mehr. Vor allem die cloudbasierte Dateiablage bei M365 stellt viele Unternehmen vor grundsätzliche Fragen. Lag die Verwaltung der Daten bisher in den Händen der IT, wird dieser Part nun auf den Mitarbeiter selbst übertragen. Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene Cloud und auch die Cloudspeicher für Teams müssen plötzlich von einem Mitarbeiter verwaltet werden.

Planvolles Vorgehen bei der Einführung von Office 365 im Unternehmen

Wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen, werden Sie bestimmt zunächst einen Projektplan erstellen. Sie werden das Projektteam zusammenstellen, gemeinsam einen Strategieplan entwerfen, sich zu Datenschutz Gedanken machen und vor allem darum, wie Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen können, damit der Umstieg auf Office 365 gelingt.

Interessante Fachartikel

Microsoft 365 ist stets im Wandel. Mit unseren Fachartikeln informieren wir Sie über wichtige Updates und erklären Themen zu Outlook, OneDrive, Teams, OneNote und anderen Office-Produkten. Auf YouTube haben wir einen eigenen Kanal, in dem wir hilfreiche Videos und Tutorials zu Office 365 veröffentlichen.

Wenn Sie auf Ihrem persönlichen OneDrive Cloud-Speicher Dateien speichern und verwalten, sollten Sie zwischen Ihrem Datei-Explorer auf Ihrem Computer und Ihrem OneDrive-Konto Online eine Verknüpfung herstellen. Dadurch können Sie direkt über Ihren Dateiexplorer auf Ihre in der Cloud gespeicherten Dateien zugreifen und müssen sich nicht jedes Mal über den Browser in Ihr Microsoft Konto einwählen.

Damit die Synchronisierung funktioniert, müssen Sie sich über www.office.com einloggen, sich mit Ihrer E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort legitimieren und dann links oben auf die 9 Punkte klicken. Wählen Sie dort auf der rechten Seite das OneDrive Symbol aus. Nun befinden Sie sich in One Drive. Klicken Sie oben mittig auf Synchronisieren und bestätigen Sie die folgenden Hinweise. Sobald die Synchronisation abgeschlossen ist, sehen Sie One Drive in Ihrem Dateiexplorer. Beim Synchronisieren wurde der sogenannte Synchronisierungs-Client installiert. Diesen öffnen Sie rechts unten in der Taskleiste über das blaue Wolkensymbol. Bewegen Sie die Maus über dieses Symbol und machen Sie einen Rechtsklick. Damit öffnen Sie den Synchronisierungs-Client.

Kommt es zu Problemen bei der Synchronisation zwischen OneDrive Online und der Verknüpfung mit Ihrem Dateiexplorer, wird auf dem Wolkensymbol ein Symbol angezeigt. Dieses rote X weist auf einen OneDrive-Synchronisierungsfehler hin. Ist das der Fall, machen Sie einen Klick auf das Wolkensymbol, um das Problem zu identifizieren. Denn die Synchronisation funktioniert nur automatisch, wenn auf der Wolke kein Symbol angezeigt wird. Achtung: Arbeiten Sie trotz Synchronisierungsproblem weiter über den Dateiexplorer an Ihren Dateien, erzeugen Sie weitere Versionen. Um solche Probleme bei der Synchronisierung zu vermeiden, sollten Sie immer ein Auge auf das OneDrive-Symbol rechts unten haben. Übrigens bekommen Sie dort auch eine Fehlermeldung angezeigt, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind oder wenn Sie bei OneDrive Online nicht angemeldet sind. In dem Fall loggen Sie sich über www.office.com ein und legitimieren sich dort mit Ihren Zugangsdaten.

Mit einem Klick auf das OneDrive-Symbol öffnet sich eine Vorschau auf die letzten Aktivitäten und Daten in OneDrive. Über Ordner öffnen gelangen Sie in den Datei Explorer und rechts oben über das Zahnradsymbol in die Einstellungen des OneDrive – Synchronisierungsclient. Dort können Sie die Synchronisation für einen gewissen Zeitraum anhalten und später wieder fortsetzen. Wenn die Synchronisierung angehalten ist, werden alle Änderungen, die Sie an Dateien vornehmen, nicht mit der Dateiversion auf OneDrive zusammengeführt. Sobald Sie wieder online sind, geschieht die Zusammenführung wieder automatisch.

In den Einstellungen über Hilfe anfordern können Sie den Support von Microsoft kontaktieren, wenn OneDrive nicht mehr synchronisiert oder wenn Sie ein Feedback für Microsoft hinterlassen möchten. Auf jeden Fall sollten Sie immer sofort reagieren und das Problem beheben, wenn es bei OneDrive zu Synchronisierungsproblemen kommt. Das kann aus vielen Gründen der Fall sein.

Übrigens können Sie auf gleichem Wege auch SharePoint mit Ihrem Datei Explorer verknüpfen. Wählen Sie sich dazu in SharePoint ein. Auch dort finden Sie oben mittig den Befehl Synchronisieren. Die Wolke von OneDrive for Business und SharePoint sieht gleich aus.

Über den Synchronisierungsclient (Wolke) können Sie also verschiedene Aktionen ausführen, auch die Verknüpfung zwischen OneDrive Online und Ihrem Computer wieder lösen, sich bei Ihrem Konto anmelden, diverse Probleme beheben, diese erstmal erkennen oder auf die Startseite von OneDrive gelangen. Übrigens gibt es keine local App von Microsoft OneDrive.

MS Teams läuft auf Windows, Apple Mac OS und Android. Um Teams auch auf Ihrem Smartphone nutzen zu können, müssen Sie die App installieren und mit E-Mail-Adresse und Passwort angemeldet sein. Wenn Sie auf Ihrem Smartphone die Cloud OneDrive installieren und sich dort anmelden, können Sie auch ohne Teams auf Ihre Dateien zugreifen, die auf OneDrive gespeichert sind. Egal mit welchem Gerät Sie also auf Teams und somit auf Ihre Daten zugreifen möchten, es ist immer notwendig, dass Sie sich bei Ihrem Microsoft Konto anmelden.

Die komplette Dateiverwaltung in Microsoft Teams ist cloudbasiert. Es ist festgelegt, auf welcher Cloud Ihre Dateien im Hintergrund gespeichert werden: Alle Dateien im Chat von Microsoft Teams liegen auf Ihrem persönlichen Speicher OneDrive, alle Dateien in Kanälen auf dem Teamspeicherort SharePoint. Das bedeutet also, dass Sie in Teams keine einzige Datei angezeigt bekommen, die nicht auf einer Cloud liegt. Und natürlich müssen Sie mit dem Internet verbunden sein, sonst ist die Verwendung einer Datei nicht möglich.

In der Arbeitsoberfläche von MS Teams lässt sich nicht jedes Problem zu einer Datei lösen. Wenn Sie zum Beispiel eine Datei oder einen ganzen Ordner gelöscht haben, können Sie diesen nur am Speicherort wiederherstellen. Dazu müssen Sie OneDrive oder SharePoint über den Browser öffnen, denn dort befindet sich auch der jeweilige Papierkorb. Darüber verwalten Sie Ihre gelöschten Elemente.

Um OneDrive von Microsoft Office 365 zu öffnen, klicken Sie in Teams in der linken Navigationsleiste auf „Dateien“, dort auf „OneDrive“ und dann rechts oben auf „In OneDrive öffnen“. So kommen Sie zu ihrem persönlichen Cloud Dienst „OneDrive for Business“. Sie starten dort immer in „Eigene Dateien“. Wichtig: alles was Sie in OneDrive machen, synchronisiert sich automatisch mit Teams und umgekehrt. Das Gleiche gilt für das Löschen von Dateien. Wenn Sie eine Datei in der Teams Oberfläche löschen, löschen Sie diese automatisch aus dem Cloudspeicher und umgekehrt.

Rechts oben über das Fragezeichen gelangen Sie in die Hilfe von OneDrive. Dort können Sie Schritt für Schritt die Anwendung von OneDrive richtig lernen, wenn der Umgang mit Ordnern in der Cloud oder die Synchronisation mit Ihrem Dateiexplorer noch neu für Sie sind. Entweder Sie suchen im Inhaltsverzeichnis nach einem bestimmten Thema oder Sie geben ein Stichwort ein. Bei Fragen oder Problemen können Sie hier auch den Support von Microsoft kontaktieren.

Zu Ihrer Information: Um die Sicherung Ihrer Dateien in Microsoft Teams müssen Sie sich übrigens nicht selbst kümmern, das wird sicher von Ihrer IT übernommen. Auch das Hosting Ihrer Dateien.

Möchten Sie noch mehr verwandte Tipps und Tricks zu Office 365 lesen? Dann schauen Sie doch mal in meinen Blog. Dieser ist voll mit interessanten Beiträgen zu OneNote, Outlook, MS Teams, OneDrive und anderen Microsoft Office Apps. Und bestimmt finden Sie auch noch den einen oder anderen Tipp, der Ihnen bei der Einführung von Office 365 im Unternehmen hilft. Treutlein Seminare steht Ihnen gerne als Partner für Schulungen und E-Learning zur Seite.