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Gruppenräume in Teamsbesprechung

Über die Gruppenräume in Teamsbesprechung kannst du in einer Teams Onlinebesprechung die Besprechungsteilnehmer auf verschiedene Räume verteilen. So können diese dort ungestört arbeiten und dann im Hauptbesprechungsraum die Ergebnisse präsentieren. In diesem Artikel lernst du, wie du Teams Gruppenräume professionell vorbereiten kannst.

Was sind Räume in Teams?

Teams Gruppenräume (in einer Besprechung heißt es Räume) ermöglichen es Besprechungsorganisatoren, große Meeting-Gruppen in mehrere kleineren Gruppen aufzuteilen. Dies ermöglicht nicht nur konzentriertere Diskussionen, sondern auch Gruppenarbeiten. Räume sind also separate Räume, die mit dem Hauptbesprechungsraum verbunden sind. Der Organisator kann sie während einer Onlinebesprechung nutzen, um die Besprechungsteilnehmer auf mehrere Räume zu verteilen, damit diese in Kleingruppen diskutieren oder Ergebnisse erarbeiten können. Man kann sich Gruppenräume wie separate Besprechungsräume vorstellen, in denen die Teilnehmer für sich sind, bevor sie wieder in den Haupt-Besprechungsraum zurückkehren.

Teams Gruppenräume einrichten über Teams Kalender

Teams Räume können spontan während einer laufenden Besprechung gestartet oder über den Kalender in MS Teams geöffnet und durch den Organisator vorbereitet werden. Wenn du also schon vor einer Besprechung weißt, dass du Gruppenräume benötigst, macht es sicher Sinn, diese über den Teamskalender vorzubereiten, damit du dich während der Besprechung auf die Teilnehmer konzentrieren kannst. Alles, was du im Vorfeld vorbereitest, siehst du dann während der Besprechung und kannst dort anknüpfen.

Teams-Besprechung Räume Namen geben

Wenn du Gruppenräume in Teamsbesprechungen vorbereiten möchtest (maximal 50), solltest du diese UNBEDINGT eindeutig benennen. Zusätzlich solltest du unbedingt bei allen Gruppenräumen den Wartebereich entfernen. Die Praxis hat gezeigt, dass sich einzelne Teilnehmer regelmäßig selbst aus den Gruppenräumen entfernen und dann ja wieder irgendwie in die Räume hineinkommen müssen. Und einige versuchen das über den Chatbereich. Wenn du Räume über den Kalender vorbereitest, könntest du auch schon vor der laufenden Besprechung Teilnehmer zuweisen. Das würde ich allerdings erst während der Besprechung tun, denn wenn sich die eingeladenen Personen von den tatsächlich teilnehmenden unterscheiden, führt das zu Problemen bei der Verteilung auf die Räume.

Einstellungen Microsoft Teams Gruppenräume

Sobald Räume über die Besprechungsleiste eingeblendet wurden (bzw. vorher über die Besprechungseinladung), kann man rechts oben über die Raum-Einstellungen (=Zahnradsymbol) weitere Einstellungen zu den Gruppenräumen vornehmen, beispielsweise einen Referenten benennen. Diese Einstellungen gelten dann für alle Gruppenräume. Wenn du Referenten zur Raumverwaltung zuweisen möchtest, können diese in den Gruppenräumen unterstützen. Hier stehen nur Personen zur Auswahl, die aus der gleichen Organisation wie der Organisator stammen und eine Besprechungseinladung erhalten haben.

Microsoft Teams Schulung
Microsoft Teams Gruppenräume

Informiere dich hier über eine Live Online Schulung zu große Besprechungen managen mit Microsoft Teams. Viele Tipps zu Teams findest du auch auf YouTube.

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Tipps, Seminare und Schulungen zu Microsoft Teams

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Zeitlimit in Teams Räumen einrichten

Wenn du ein Zeitlimit einstellen möchtest, werden die Räume nach dieser Zeit automatisch geschlossen und die Teilnehmer werden in den Hauptraum zurückverschoben. Du hast dann keine Möglichkeit mehr, die Zeitvorgabe manuell zu verlängern. Daher verwende ich kein Zeitlimit in breakout rooms.

Teams Räume Teilnehmer zuweisen

Wenn du in den allgemeinen Gruppenraum-Einstellungen Personen automatisch in Räume verschieben deaktiviert hast, müssen diese explizit bestätigen, ob sie aus dem Hauptraum verschoben werden möchten oder lieber im Hauptraum bleiben möchten. Und wenn du Erlaubt Benutzern zur Hauptbesprechung zurückzukehren aktivierst, können die verschobenen Besprechungsteilnehmer eigenständig zwischen Haupt- und dem eigenen Gruppenraum wechseln. Sie können nicht in andere Gruppenräume in Teamsbesprechung gehen.

Gruppenräume in Temsbesprechung durch Organisator verwalten

Welche Möglichkeiten hat der Organisator hinsichtlich der Raumverwaltung? Falls er übrigens Mitorganisatoren in den Besprechungsoptionen benannt hat, haben diese die gleichen Rechte.

  • Teams Räume einrichten, verwalten oder löschen
  • Gruppenräume unterschiedlich benennen
  • Organisator und Mitorganisatoren (Referenten) können zwischen Räumen eigenständig wechseln
  • Teams Gruppenräume vor oder während einer geplanten, aber auch Sofort-Besprechung einrichten (bis zu 50 Breakout Rooms in Teams pro Meeting)
  • Personen von einem in den anderen Raum in einer Onlinebesprechung „verfrachten“
  • Festlegen, ob die Besprechungsteilnehmer automatisch in einen Besprechungsraum gelangen oder ob diese den „Umzug“ mit einem Klick bestätigen müssen. Dies kann pro Meeting, nicht pro Teilnehmer eingestellt werden.
  • Mitteilungen in die verschiedenen Onlinebesprechungs-Räume senden (sog. Ankündigungen)

Teilnehmer in Gruppenräumen

Die Teilnehmer in den Gruppenräumen können zusammenarbeiten, aber nicht die Räume verwalten. Hier ist nochmals zusammengefasst, welche Möglichkeiten die Teilnehmer in Räumen von Teamsbesprechungen haben.

  • In den Teams Räumen Dateien teilen, Teams Whiteboard nutzen, Bildschirm teilen etc.
  • Es ist Ihnen nicht möglich, selbstständig in den Hauptraum zurückzukehren oder in einen anderen Raum zu wechseln. Sie müssen warten, bis sie der Besprechungsorganisator wieder in den Hauptraum zurückholt bzw. verschiebt.
  • Sie können keine weiteren Personen in den Teams Breakout Room hinzufügen, Meeting Details kopieren oder eine Rückruf-Funktion nutzen, obwohl sie alle den Referentenstatus haben.
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