Microsoft 365 Einführung

Dieses Angebot zur Microsoft 365 Einführung richtet sich an Organisationen, die auf Office 365 umstellen oder Wissenslücken bei ihren Mitarbeitern im Umgang mit Microsoft 365 schließen möchten.

Wir unterstützen Sie bei der Einführung von Office 365 mit einem Komplettangebot im Schulungssektor, wie z. B. Entwicklung eines passenden Schulungskonzeptes, Beratung, Durchführung von Microsoft-Schulungen und E-Learning in verschiedenen Sprachen. Ihr Projekt ist bei uns gut aufgehoben!

Die Grundlage von M365 ist die cloudbasierte Dateiablage. Ohne sie läuft nichts. Scannen Sie den QR-Code mit Ihrem Handy und testen Sie selbst, wie gut Sie sich in der Microsoft Teams Dateiablage auskennen. Oder teilen Sie diesen Link in Ihrer Organisation, um den Bedarf bei Ihren Mitarbeitern zu ermitteln.

Anonymer Selbsttest: Dateimanagement M 365

Kundenstimmen

Als IT-Abteilung/Administratoren hatten wir Karina Treutlein beauftragt, uns die Dateiverwaltung zu MS Teams in die Tiefe zu zeigen, da uns u. a. Datenschutz bei der Einführung von MS Teams sehr wichtig ist. Wir sind wirklich beeindruckt und können nur positives Feedback zurückgeben. Uns hilft vor allem, dass sie mit einem sehr weiten Horizont auf die Dinge schaut und eben nicht nur Technik, Funktionalität und Bedienbarkeit schult, sondern eben auch z. B. Risiken erkennt und transparent macht. Wir planen schon die nächste Schulung mit ihr.

Stephan Nonninger | Director Information Technology Midas Pharma GmbH

Auszug Projekte

Den Hessischen Rundfunk haben wir bei der Einführung von Outlook 365 über mehrere Monate mit Schulungen unterstützt.
DEGETO FILM GmbH, CAMPARI Deutschland GmbH, Flughafen Hannover-Langenhagen GmbH, Evangelische Landeskirche und viele weitere Unternehmen haben unsere E-Learning zur Einführung von Office 365 genutzt.
Die RheinLand Versicherungen haben wir bei der Einführung von MS Teams mit E-Learning und Multiplikatoren-Schulungen unterstützt.
Den VDMA schulen wir seit Jahren regelmäßig in verschiedenen Office365-Apps.
Das Chemieunternehmen TER Chemicals hat alle Mitarbeitenden mit Webinaren zu Microsoft Teams mit uns fit gemacht.
Seit Jahren führen wir für die REWE Group Schulungen und Führungskräfte-Coaching zur Effizienzsteigerung durch.
Diverse Beratungen für Handwerksbetriebe, Einzelunternehmen usw.

Ausgezeichnet

Treutlein Seminare

Basierend auf 200 Rezensionen

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Alen Kaguri

Ich bin absolut begeistert von der schnellen und professionellen Unterstützung durch Karina Treutlein von Treutlein Seminare!
Ich hatte ein hartnäckiges Outlook‑Problem rund um falsche Kontakte, AutoVervollständigungen und Suchvorschläge. Karina hat sich vollkommen spontan Zeit genommen und mich unglaublich kompetent durch die Analyse und Lösung geführt.
Besonders hilfreich war dabei, dass sie gemeinsam mit mir Microsoft Copilot eingesetzt hat, um die Problemursache schneller zu identifizieren. Die Kombination aus ihrem Fachwissen und der strukturierten Unterstützung durch Copilot war genau das, was es brauchte, um das Outlook‑Problem vollständig zu lösen.
Karina Treutlein überzeugt durch ihre freundliche Art, ihre klare Erklärung komplexer Themen und ihre unmittelbare Lösungsorientierung.
Wer zuverlässige, schnelle und verständliche Unterstützung bei Outlook‑ oder E‑Mail‑Problemen sucht, ist bei Karina Treutlein von Treutlein Seminare genau richtig.
Eine echte Empfehlung – vielen Dank für die großartige Hilfe!

susanne lucas

Immer wieder sehr schön und sehr viel gelernt

Antwort vom Eigentümer:Liebe Susanne, 3 Tage voller Input zu MS Teams, Dateiverwaltung mit SharePoint und OneDrive und das Managen von digitalen Teams. Danke für deine tollen Fragen und dein Feedback. Bis bald mal wieder im Seminar - Karina

Sabine Filusch

Das Seminar war durchgängig gut und auch vom Tempo her gut zu erfassen. Es wurde auf Rückfragen eingegangen und genau erklärt. Kann das Seminar Zeitspartipps mit Outlook wirklich empfehlen. Danke Karina auch für die gute Laune

Antwort vom Eigentümer:Liebe Sabine, ich hoffe, dass dir die neue schlanke Ordnerstruktur, die effiziente Suche und die übersichtliche Aufgabenliste in Microsoft 365 auf Dauer viel Zeit sparen. Alles Gute - Karina

Sabine Wiegand

Ich habe am Outlook Seminar teilgenommen und sehr viele wertvolle Tipps erhalten, und wie ich in Zukunft meinen Posteingang besser schneller und übersichtlicher organisieren kann um Zeit zu sparen und effizienter zu arbeiten. Jetzt liegt die Umsetzung nur noch an mir😀 - Karina hat die Inhalte sehr übersichtlich und überaus freundlich rübergebracht. Kann ich nur empfehlen!

Antwort vom Eigentümer:Hallo Sabine, danke schön für dein Feedback. Nun kannst du die E-Mail-Flut endlich managen 🙂 und deine Zeit in produktivere Aufgaben stecken. Sonnige Grüße - Karina

Mar Wein

Wer auf der Suche nach kompetenter und verständlicher Weiterbildung ist, ist hier genau an der richtigen Adresse!!

Antwort vom Eigentümer:Hey, danke schön für deine Weiterempfehlung.

Office 365 Beratung

Karina Treulein aus Würzburg - Office Webinare, Schulungen und Webinare zu Microsoft 365, Tolle Google Bewertungen. Firmenschulungen zu Teams, Planner, SharePoint, Excel, OneDrive und OneNote

Karina Treutlein

Eine gute Beratung spart viel Geld!

Statt starrer Schulungskonzepte setzen wir auf kundenspezifische Bedarfsklärung, kompetente Beratung und bedarfsorientierte Office Schulungen online mit hohem Praxistransfer und direkter Anwendbarkeit. Oft genügt schon 1 Gespräch, um Klarheit zu bekommen und das Projekt „Einführung Microsoft 365“ in die richtigen Bahnen zu lenken.

Teilen Sie mir einfach Ihre Gedanken und Herausforderungen mit und wir finden garantiert eine Lösung, die passt. Ein erstes Telefonat kostet Sie nur ein paar Minuten Zeit. Nutzen Sie meine umfangreiche Expertise zu M365.

ANFRAGE

Office 365 Schulungen

Top Trainer-Team

Unser Team besteht aus zertifizierten und qualifizierten Microsoft-Trainern, die das komplette Microsoft 365 Portfolio bis auf Expertenniveau abdecken. Wir haben Spaß an der Entwicklung Ihrer Mitarbeiter und schulen diese gerne auch auf Englisch, Französisch oder Spanisch. Sie haben immer einen festen Ansprechpartner, der alles koordiniert.

Nachhaltige Microsoft Schulungen

Bei uns ist jede Schulung einzigartig! Teilen Sie uns einfach die Themen mit, die Ihnen wichtig sind – wir gestalten die Inhalte und den zeitlichen Rahmen individuell nach Ihren Bedürfnissen. Für umfangreichere Inhalte setzen wir auf kompakte Schulungsblöcke, die auf mehrere Tage verteilt werden. Das hat viele Vorteile für Sie:

Das Wissen wird besser aufgenommen und nachhaltig verankert.
Das Konzept lässt sich leichter in den Arbeitsalltag integrieren – ideal für Teilzeitkräfte oder bei hoher Arbeitslast.

Best Practice bei der Einführung von Microsoft Office 365

Poweruser, Testgruppen und Champions gezielt schulen
Experten-Sprechstunden anbieten, in denen alle Fragen der Teilnehmenden beantwortet werden
Ideal ist eine Kombination aus E-Learning und Frage-Antwort-Workshop. Beispielsweise haben Ihre Mitarbeiter ca. 2-4 Wochen Zeit, mit Schulungsvideos zu lernen und anschließend offene Fragen in einem 3-stündigen Live-Online-Termin zu stellen.
Kombination aus E-Learning und interaktivem Workshop – Ihre Mitarbeitenden lernen zunächst einige Zeit selbstständig mit Schulungsvideos. Anschließend können sie in einem Live-Online-Workshop offene Fragen stellen und praxisnahe Tipps erhalten.

ANFRAGE

Schulungsvideos zu Microsoft 365

Entlastung Ihrer IT bei der M365 Einführung durch Schulungsvideos

Gerade bei vielen Mitarbeitern ist es zeitlich und finanziell meist nicht möglich, zur Einführung von O365 allen eine fundierte Schulung zu bieten. Wenn Microsoft 365 allerdings ohne Mitarbeiter-Schulung eingeführt wird, führt dies fast immer zu Überlastung der IT, da dort alle Fragen „auflaufen“.

Durch unsere Schulungsvideos wird Ihre IT enorm entlastet, so das Feedback begeisterter Kunden. In unseren Office365-Schulungsvideos wird nicht nur gezeigt, wo man hinklicken muss, sondern prozessorientiert erklärt – und das leicht verständlich und praxisorientiert.

Aktuelles Kundenfeedback Microsoft E-Learning (Lernvideos)

Alle E-Learnings von Treutlein Seminare sind wirklich super! Sie ermöglichen ein effizientes und flexibles Lernen. Aufgrund der einzelnen Sequenzen und der Länge der Videos, können sie bequem in den Arbeitsalltag integriert werden und bieten so ein unkompliziertes Weiterbilden sowie eine angenehme Abwechselung zwischen Meetings und Terminen. Die Inhalte sind fachlich top und die einzelnen Anwendungen und Funktionen werden leicht verständlich erklärt. Auch der Aufbau ist mit einem roten Faden gut strukturiert, was das Lernen vereinfacht. Von unseren Mitarbeitenden kam durchweg positives Feedback. Wirklich toll!

Myria Ester, Wissensmanagertrans-o-flex Training & Service GmbH

Durch die Schulungsvideos zu „Outlook Grundlagen“ und „Zeitmanagement mit Outlook“ konnten wir unseren Umzug auf Outlook mit über 150 Anwendern vollkommen reibungslos umsetzen, alle Mitarbeiter konnten sofort wieder durchstarten, ohne dass es große Rückfragen in der IT gab. Die zusätzlichen, ursprünglich geplanten Live-Schulungen brauchten gar nicht in Anspruch genommen werden. Die Videos dienen zukünftig auch für alle Neueinstellungen als Basis für einen gelungenen Einstieg.

SEHO Systems GmbHDr. Andreas Reinhardt, Geschäftsführer

Die Videos wurden von unseren Mitarbeitenden sehr gut angenommen. Sie waren optisch ein Hingucker, waren klar und strukturiert aufgebaut und sehr gut verständlich.

Evang. OberkirchenratElena Hammer

Das E-Learning kam sehr gut an. Ich habe eine Abfrage zu den Videos und dem Lernerfolg unserer Mitarbeiter gestartet, die Rückmeldungen sind sehr gut.

Etimex Technical Components GmbHSebastian Maurer

Wir haben zunächst das E-Learning „Zeitmangement mit Outlook“ erworben und unsere Mitarbeitenden haben sich im Selbststudium die Inhalte beigebracht. Einige Wochen später fand ein halbtägiger Online-Termin mit Frau Treutlein statt, in dem offene Fragen geklärt wurden, die sich aus den Videos ergeben hatten. Das E-Learning war allerdings so gut, dass kaum noch Fragen offen waren. Die Teilnehmenden waren begeistert von der Qualität der Videos und wie viel sie gelernt haben. Einige Wochen später haben wir auch die E-Learning zu OneDrive und Teams gekauft und anschließend auch wieder eine Live-Fragerunde mit Frau Treutlein gemacht-. Ich kann eine Kombination aus vorgeschalteten Lernvideos und einer Kurzschulung zum Klären offener Fragen nur empfehlen. So haben wir unsere Mitarbeitenden für Microsoft 365 fit gemacht.

Geschäftsführer ELKBDirk Giepen

Nach dem vorgeschalteten E-Learning zu MS Teams wurden die beiden Firmen Geiger und Pusch Bau im Kollaborationstool MS Teams in 3 Modulen von Treutlein Seminare online geschult. Diese Module waren strukturiert aufeinander aufgebaut. Somit wurden die Teilnehmer in die Lage versetzt das Erlernte direkt anzuwenden. Auch kamen die praktischen Übungen nicht zu kurz um das Wissen zu vertiefen. Das Feedback war sehr gut! Darüber hinaus haben wir von Karina Treutlein auch Hinweise und Regularien bekommen, wie und in welchen Schritten MS Teams am besten einzuführen ist. Als erstes innerbetriebliches Projekt werden wir eine organisationsweite Plattform für Onboarding erstellen.

Pusch Bau GmbH & Co. KGDipl.-Ing. Werner Schneider, Geschäftsführer

Uns haben Ihre Schulungsvideos sehr gefallen. Die Inhalte waren sehr gut strukturiert, durchdacht und praxisorientiert. Insgesamt haben sie dazu beigetragen, den reibungslosen Übergang zur Nutzung von MS Teams zu erleichtern und das Vertrauen unserer Mitarbeiter im Umgang mit dieser Plattform zu steigern. Wir möchten uns bei Ihnen für Ihre Arbeit und Ihr Engagement bedanken.

Flughafen Hannover-LangenfeldRobin Eberhardt, Referent Digitalization & IT

Treutlein Seminare hat uns ein maßgeschneidertes Schulungskonzept zu MS Teams entwickelt. Mit den vorgeschalteten, praxisnahen E-Learning zu Teams und OneDrive konnten sich zunächst alle Mitarbeiter schnell in Teams einarbeiten. Anschließend wurden 7 Personen (IT, Geschäftsführung, Projektleitung) in 3 Live-Onlineterminen so in die Tiefe geschult, dass sie nun als Multiplikatoren und Ansprechpartner in unserem Unternehmen sehr geschätzt sind. Vor allem die Dateiverwaltung über OneDrive und SharePoint ist nun verständlich und wir wissen nun, wie man gewissenhaft mit Dateien in der Cloud arbeitet. Während den Live-Online-Schulungen schaute sich Karina unsere Teams-Systemeinstellungen an und gab wertvolle Tipps zu datenschutzrelevanten Einstellungen. Im Ergebnis waren die Schulungen umfangreich und anstrengend, haben sich aber gelohnt. Unser Fazit: Wer das nötige Kleingeld hat, bucht sich hier eine Top-Trainerin.

Itzehoer Aktien Club GbRJörg Wiechmann, GF

Die Schulungsvideos von Treutlein Seminare für Microsoft Teams und OneDrive waren für uns bei der Einführung der Office365 Plattform ein ideales Mittel zur Grundlagenschulung vieler Mitarbeiter in kurzer Zeit. Ich bin sehr davon begeistert. Durch die übersichtliche und gut verständliche Darstellung der Inhalte haben die Anwender sehr viele praktische Tipps für die tägliche Arbeit mit den Office365 Tools erhalten. Jeder Anwender konnte durch die Schulungsvideos die Geschwindigkeit der Vermittlung der Lerninhalte selbst bestimmen. Auch nach der erfolgreichen Einführung der Office365 Tools werden auch heute die Schulungsvideos intensiv zur Vermittlung von Lerninhalten genutzt, speziell auch für neue Mitarbeiter. Bezüglich der Qualität und der Darstellung der Lerninhalte bekommen wir von unseren Anwendern ausschließlich positives Feedback.

HellermannTyton GmbHThomas Otten, Head of IT

Bei dem Wechsel einer Technologie ist es die größte Herausforderung die Mitarbeitenden mitzunehmen. Frau Treutlein hat uns hierbei mit zielgruppenorientierten Videos zu MS Teams und OneDrive optimal unterstützt. Vom Auftrag über das Drehbuch bis zum fertigen Video vergingen nur wenige Tage. Sowohl vom Inhalt auch als von der Art und Weise ihres Vortrages haben wir intern viel positives Feedback erhalten, sodass wir die Trainingsvideos als gute Alternative zu klassischen Schulungen nur empfehlen können.

Evangelischer OberkirchenratTimo Geiss, Abteilungsleitung IT

Für unsere Umstellung auf Office 365 waren die Schulungsvideos von Treutlein Seminare sehr hilfreich. Sie beinhalten alle wichtigen Punkte, so dass sie gut informieren aber nicht überlasten. Alle eingesetzten Videos (Outlook, Word und Excel) wurden von unseren 800 Mitarbeitern im Unternehmensverbund sehr gut angenommen.

MIG-Modell Integrationsges. mbHWolfgang Rügemer, Prokurist, Leitung IT

ANFRAGE

M365 Schulung Internationale Unternehmen

Einführung Exchange Online in internationalen Unternehmen

Entdecken Sie unsere praxisorientierte M365-Schulung für internationale Unternehmen.
Die Schulung „New Features in Microsoft 365 mit Exchange Online“ vermittelt alle wichtigen Neuerungen und Best Practices für Outlook, Teams, SharePoint und OneDrive. Sie eignet sich besonders für global agierende Organisationen, da sie in mehreren Sprachen wie Deutsch, Englisch und Spanisch verfügbar ist.

Inhalte und Vorteile der M365 Schulung „New Features in M365 with Exchange Online“

Teilnehmer lernen die Integration von Outlook auf Desktop, Web und Mobile sowie die Synchronisation von E-Mails, Kalendern und Aufgaben. Zusätzlich werden Sicherheitsfunktionen und die Verknüpfung mit Apps wie Bookings, Planner und ToDo vorgestellt – für eine effiziente und sichere Zusammenarbeit weltweit.

Outlook Web App (OWA) – Login and Interface
Outlook Mobile (iOS/Android) – Smartphone Interface
Outlook Desktop (Windows/macOS) – old known Interface

Integration in M365

Outlook/OWA/Mobile App-Synchronisation (E-Mail, Calendar, Contacts, Tasks)
Integration in Microsoft Teams, SharePoint and OneDrive
Calendar Integration in Teams – Organizing Teams Meetings also in Teams
ToDo / Planner App Integration in Outlook / Teams – Task Planning
Microsoft 365 Groups visible in Outlook
Share document links in the group

Bookings App Overview – Linked with Outlook, Teams, Power Automate and SharePoint

New Security Features – only mention

Safe Attachment Scanning
Spams end up in Microsoft 365 Quarantine
In-Place Archive
Recovery of Deleted Emails

Umfang: 1 Tag (9-16 Uhr)
Maximal 10 Teilnehmer
Live-Online über MS Teams

ANFRAGE

TIPPS ZUR EINFÜHRUNG VON MICROSOFT OFFICE 365

Mit der Einführung von Office 365 stehen Ihre Mitarbeiter vor neuen Herausforderungen.
Sie verwalten nun eigenständig ihre Dateien in der Cloud, arbeiten mit einer ungewohnten Oberfläche in Microsoft Teams und müssen sich gleichzeitig in zahlreiche neue Apps einarbeiten. Diese Veränderungen werfen nicht nur bei Ihren Mitarbeitern, sondern auch bei Ihnen wichtige Fragen auf.

Welche Apps werden bei der Migration von Office 365 empfohlen? ...

Als Administrator Ihres Unternehmens steuern Sie den Zugriff Ihrer Mitarbeiter auf alle Arten von Apps, wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen. Im Admin-Center von Microsoft können Sie alle Apps freischalten oder sperren, die entsprechend Ihrem Abonnement zur Verfügung stehen.

Das Nicht-Einschränken der Office Tools gehört zu den häufigsten Ursachen, wenn sich Mitarbeiter überfordert fühlen oder beispielsweise in Microsoft Teams Wildwuchs entsteht.

Manchmal ist weniger einfach mehr! Es hilft Ihren Mitarbeitern, wenn zunächst alle Apps gesperrt werden, die für den Einstieg in Office 365 nicht unbedingt notwendig sind. Starten Sie also am besten mit den Apps, die sich auch bei anderen Unternehmen für den M365-Einstieg bewährt haben: Das sind die klassischen Apps von Microsoft, also Word, Excel, PowerPoint usw. Und dann natürlich noch die Software Planner, damit werden Teamaufgaben verwaltet. Zu Planner hat Treutlein Seminare ein Video erstellt, in dem Ihre Mitarbeiter gezeigt bekommen, wie sie Planner richtig anwenden.

OneDrive, der persönliche Cloudspeicher, ist auch ein tolles Produkt und vor allem ein wichtiges Thema hinsichtlich Datenschutzes. Allerdings empfehle ich hier unbedingt eine Schulung und zwar möglichst zeitgleich mit der Einführung von Office 365 im Unternehmen. Denn nur so können Sie gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter nicht versehentlich Daten freigeben und dauerhaft teilen, da OneDrive automatisch im Hintergrund mitläuft. Nehmen Sie gerne Kontakt zu uns auf, wenn wir Ihre Mitarbeiter für den professionellen Umgang mit ihrer Cloud fit machen können.

Meine Empfehlung: Sperren Sie im Admincenter alle Apps und Produkte, die nicht sicher oder notwendig für den Office 365 Einstieg sind und lassen Sie nur die Apps stehen, die Ihre Mitarbeiter auch nutzen dürfen. Geben Sie neue Apps erst nach Anforderung durch Ihre Mitarbeiter frei, nachdem Sie diese genau nach Datenschutz-Richtlinien geprüft haben. Eine Anleitung zum Verwalten der Apps finden Sie im Admin Center von Microsoft 365. So funktioniert die Office 365 Einführung einfach besser und Sie schützen Ihre Mitarbeiter vor Überforderung.

Wie verwaltet der User seine Dateien sicher in der Cloud? ...

Zu jedem Microsoft 365 Konto gehört auch 1 TB Speicherplatz auf der persönlichen Cloud OneDrive for Business. Seit Jahren mache ich in Office 365 Schulungen die Erfahrung, dass die Teilnehmer sich nicht mit OneDrive auskennen und dadurch teils grobe Datenschutzpannen verursachen. Die meisten öffnen OneDrive zum ersten Mal erst während der Schulung und erschrecken dann, was im Reiter „von mir geteilt“ alles aufgelistet wird. Ihnen war gar nicht bewusst, wann und wie sie diese Dateien geteilt hatten. Frei nach dem Motto: „Ich war das nicht!“.

Das ist häufig leider Alltag. OneDrive läuft im Hintergrund von Office 365 mit, oft unbemerkt. Wenn Sie beispielsweise im Chat von Microsoft Teams eine Datei einfügen, geben Sie diese gleichzeitig auch dauerhaft für andere frei. Selbst wenn Sie später den Post im Chat löschen, hat die andere Person immer noch über OneDrive direkt Zugriff auf diese Datei. Das Entfernen des Posts mit der Datei im Chat bedeutet also nicht die Rücknahme der Freigabe auf die Datei.

Wer mit Microsoft Teams arbeitet und dort Dateien von einem lokalen Speicherplatz einfügt, erzeugt automatisch eine Kopie dieser Datei. Mit der Zeit geht der Überblick verloren, in welcher Version gearbeitet wird – in der lokalen oder in der Teams-Version? Ich empfehle deshalb den sauberen Umzug der persönlichen Daten vom lokalen Laufwerk auf OneDrive mit anschließender Verknüpfung in den Dateiexplorer. So ändert sich augenscheinlich für den User wenig, da er nach wie vor weiterhin über seinen Dateiexplorer Zugriff auf seine Dateien hat, nur dass diese im Hintergrund jetzt auf der Cloud liegen. So können auch alle anderen Vorteile von cloudbasierter Ablage genutzt werden, die bisherige Arbeitsweise wird aber nicht komplett verändert.

Die meisten Fehler werden beim Teilen und Freigeben von Dateien gemacht: Bei einem OneNote-Buch, beim Einfügen in einen Teams-Chat, usw. Deshalb muss unbedingt sichergestellt werden, dass jeder Mitarbeiter mit einem Office 365 Konto weiß, wie das Erstellen, Verwalten und Löschen von Freigabelinks funktioniert. Hierfür bietet Treutlein Seminare SharePoint Dokumentenmanagement Lernvideos, aber auch eine 365 SharePoint Dokumentenmanagement Schulung an.

Wie Sie Kommunikationsproblemen bei der Einführung von Office 365 vorbeugen ...

Wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen und keine klaren Kommunikationsregeln vorgeben, wird chaotischem Wachstum Tür und Tor geöffnet. Insbesondere bei der Nutzung der vermeintlich einfachen und intuitiven Arbeitsplattform Microsoft Teams werden viele Anwender schnell überfordert.

Anstatt die Arbeit einfacher, schneller und effizienter zu machen, passiert in den meisten Unternehmen das Gegenteil. Zur sowieso schon vorhandenen E-Mail-Flut kommt nun noch eine Flut an Chatnachrichten, Kommentaren und Benachrichtigungen dazu. Zudem ist oft nicht klar, welcher der richtige Kommunikationsweg ist. Der eine schreibt eine E-Mail, der Empfänger antwortet darauf per Chat und anschließend werden in einer Onlinekonferenz dazu Diskussionen geführt. Wie soll hier der Kommunikationsverlauf nachvollzogen werden?

Bei der Einführung von Office 365 geht es ja nicht nur um EIN Tool, sondern vielmehr um einen ganzen Werkzeugkasten. Außerdem ähneln sich viele Programme in ihrer Funktionalität. Wo sollen nun Aufgaben verwaltet werden? In Teams? Planner? Outlook? Oder gar OneNote? Wann soll ein Team erstellt werden und wo reicht vielleicht ein Chat oder ein SharePoint zur Dateiablage.

Meine Empfehlung ist deshalb, unbedingt zur Einführung von Office 365 auch interne Kommunikationsregeln zu erstellen, wie welches Tool genutzt wird. Treutlein Seminare hat bereits mit einigen Unternehmen so ein Regelwerk erstellt. Mit Erwerb der SharePoint Dokumentenmanagement Lernvideos erhalten Sie eine umfangreiche Vorlage zum Erstellen solch interner Guidelines kostenlos dazu.

Mit diesem Regelwerk sollen grundsätzliche Fragen geklärt werden, die Ihren Mitarbeitern das neue Arbeiten mit Office 365 und im Speziellen mit Microsoft Teams, vereinfachen.

Folgende Fragen sollten Sie VOR Einführung von Microsoft 365 klären:

Teams/Kanäle

Wer darf ein Team erstellen? Empfehlung: Teams zentral anlegen.
Wird bei der Erstellung von Teams ein Ablaufdatum im Admincenter durch den Administrator hinterlegt?
Gibt es Standards zum Benennen von Teams und Kanälen, damit man danach suchen kann und es zu keinen Überschneidungen kommt?
Dürfen Gäste in ein Team aufgenommen werden? Falls ja, gibt es hier Einschränkungen? Wie sind deren Rechte geregelt?

Kommunikation

Für welchen Zweck wird welcher Kommunikationsweg genutzt?
(Chat, Kanal, Besprechung, Anruf, Outlook…)
In welchen Situationen werden @Erwähnungen eingesetzt?
Reicht es aus, Zustimmung mit dem „Daumen hoch“-Icon zu geben?
Innerhalb welcher Zeitspanne wird eine Antwort erwartet (in Chats, in Kanälen, Voicemail)?
Welche Vorgaben sollen für Onlinebesprechungen gelten?
Welche Apps dürfen Mitarbeiter verwenden und einbinden?
Macht eine Aufbewahrungsrichtlinie oder ein automatisches Ablaufdatum (Datensicherung!) für Chatnachrichten Sinn?

Dateiablage

Welches führende System wird zur Dateiablage genutzt?
Mit welchen Unterordnern wird eine übersichtliche Ablagestruktur gewährleistet? Wer legt diese Unterordner an?
Ist eine Doppelablage von Dateien an unterschiedlichen Stellen zulässig? Wie kann diese ggf. vermieden werden?
Wie konsequent sollen in der Teamkommunikation Links zu Dateien genutzt werden?
Was ist beim Benennen von Dateien zu beachten?
Welche Dateien dürfen in der Cloud gespeichert werden? Welche auf gar keinen Fall? Welche nur vorübergehend?
Wer kümmert sich um den Umzug von Teamdateien vom Gruppenlaufwerk in Kanäle (SharePoint)?

Links

Welcher Linktyp ist beim Freigeben von Dateien über OneDrive voreingestellt? (Empfehlung: Bestimmte Personen können lesen).
Welcher Linktyp ist beim Einfügen von Dateien in den Teams-Chat voreingestellt? (Empfehlung: Chatmitglieder können bearbeiten).
Welcher Linktyp ist beim Einfügen einer Dateianlage in eine Outlook-E-Mail voreingestellt? (Empfehlung: Empfänger können lesen?
Ggf. öffentlichen Link auf max. 1 Monat Ablaufdauer begrenzen.
Wer sorgt dafür, dass dieser Leitfaden verbreitet wird und Akzeptanz findet?

Es empfiehlt sich, ein Regelwerk zum Umgang mit Office 365 zu erstellen, um eine einheitliche Arbeitsweise für alle Mitarbeiter zu gewährleisten. In diesem Leitfaden wird geregelt, wie mit den einzelnen Tools gearbeitet wird. Definieren Sie beispielsweise, wer ein Team anlegen darf, wie die Ansprache in einem Chat empfohlen wird oder welche Besprechungsoptionen empfohlen werden.

Oft werden solche Richtlinien während einer Teams Keyuser-Schulung gemeinsam mit unseren Kunden entwickelt. Während ich die Anwendung und Funktionen erkläre, spreche ich Empfehlungen aus und halte die Ergebnisse für Sie fest.

Technische Microsoft 365 Einführung

Der 1. Schritt bei der Einführung von Microsoft 365 ist die technische Bereitstellung der Abonnement-Lösung. Dabei sind Datenschutzfragen zu klären, welches Abonnement das richtige für ein Unternehmen ist, welche Programme aus dem Office-Paket auch tatsächlich ausgerollt werden sollen und vieles mehr. Vor allem die cloudbasierte Dateiablage bei M365 stellt viele Unternehmen vor grundsätzliche Fragen. Lag die Verwaltung der Daten bisher in den Händen der IT, wird dieser Part nun auf den Mitarbeiter selbst übertragen. Jeder Mitarbeiter erhält eine eigene Cloud und auch die Cloudspeicher für Teams müssen plötzlich von einem Mitarbeiter verwaltet werden.

Planvolles Vorgehen bei der Einführung von Office 365 im Unternehmen

Wenn Sie Office 365 im Unternehmen einführen, werden Sie bestimmt zunächst einen Projektplan erstellen. Sie werden das Projektteam zusammenstellen, gemeinsam einen Strategieplan entwerfen, sich zu Datenschutz Gedanken machen und vor allem darum, wie Sie Ihre Mitarbeiter unterstützen können, damit der Umstieg auf Office 365 gelingt.

Microsoft 365 ist stets im Wandel. Mit unseren Fachartikeln informieren wir Sie über wichtige Updates und erklären Themen zu Outlook, OneDrive, Teams, OneNote und anderen Office-Produkten. Auf YouTube haben wir einen eigenen Kanal, in dem wir hilfreiche Videos und Tutorials zu Office 365 veröffentlichen.

ANFRAGE

Microsoft 365 Einführung

Kundenstimmen

Auszug Projekte

Office 365 Beratung

Eine gute Beratung spart viel Geld!

Office 365 Schulungen

Top Trainer-Team

Nachhaltige Microsoft Schulungen

Best Practice bei der Einführung von Microsoft Office 365

Schulungsvideos zu Microsoft 365

Alle Lernvideos

Entlastung Ihrer IT bei der M365 Einführung durch Schulungsvideos

Aktuelles Kundenfeedback Microsoft E-Learning (Lernvideos)

M365 Schulung Internationale Unternehmen

Einführung Exchange Online in internationalen Unternehmen

Inhalte und Vorteile der M365 Schulung „New Features in M365 with Exchange Online“

TIPPS ZUR EINFÜHRUNG VON MICROSOFT OFFICE 365

Teams/Kanäle

Kommunikation

Dateiablage

Links

KI SCHULUNG

Kundenmeinungen