Was ist OneDrive?

Cloud-Speicherdienste wie OneDrive werden immer beliebter. Kaum einer weiß, was ein solcher Dienst ist oder kann. Was OneDrive genau ist und wofür Sie es nutzen können, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Microsoft OneDrive Cloud

OneDrive ist der Cloud-Speicher von Microsoft, auf dem Sie Ihre persönlichen Daten speichern können. Sicher kennen Sie lokale Speicherplätze wie einen USB-Stick, eine externe Festplatte, die Festplatte Ihres PC´s usw. Hier sind die Daten an einen Ort gebunden. Haben Sie Ihren PC nicht dabei, kommen Sie auch nicht an Ihre Daten. Oder wenn der PC kaputt geht, sind Ihre Daten weg. Die Cloud ist auch ein Speicherplatz, allerdings liegen die Daten nicht lokal, sondern auf dem Server eines Cloud-Anbieters, bei OneDrive ist das das Microsoft.

Woher kommt die Cloud Microsoft One Drive

Ursprünglich kommt das Wort „Cloud“ aus dem Englischen und bedeutet Wolke. Mit Cloud-Speichern wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive können Dateien ins Internet hochgeladen, gespeichert und bearbeitet werden.

Welche Vorteile hat OneDrive?

Da die Daten im Internet gespeichert sind, können sie für andere Personen freigegeben werden – an jede x-beliebige E-Mail-Adresse. Sie können auch mit jedem Gerät, welches über das Internet verbunden ist, auf die Daten auf OneDrive zugreifen. Sie öffnen einfach einen Browser, beispielsweise Firefox oder Edge und wählen sich dort auf die Website des Cloudanbieters ein.

Melden Sie sich bei office.com an, wählen Sie OneDrive aus, um folgende Aktionen durchführen zu können:

• Sie können über all Ihre Geräte (Tablet, Smartphone, Laptop, PC) auf Ihre Dateien zugreifen und sie bearbeiten.
• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Dateien in der Cloud geschützt sind.
• Geben Sie Fotos und Dokumente frei und arbeiten Sie in Office zusammen mit anderen Personen.
• Organisieren Sie schnell und finden Sie wichtige Dinge blitzschnell.

OneDrive for Business und OneDrive

Es gibt eine kostenlose Variante von OneDrive und eine kostenpflichtige. Bei OneDrive for Business handelt es sich um die kostenpflichtige Version. Wenn Sie ein kostenpflichtiges Microsoft-365-Konto haben, haben Sie auch automatisch die kostenpflichtige Cloudlösung OneDrive for Business. Diese Cloud hat mehr Speicherplatz (1 TB), mehr Funktionen und bietet mehr Sicherheit.

Bei Microsoft kann aber auch jeder ein kostenloses Microsoft-Konto anlegen. Daran hängt dann OneDrive (ohne „for Business“), die kostenlose Cloud von Microsoft. Diese hat weniger Speicherplatz, eingeschränkte Funktionen und Ihre Daten liegen in den USA.

Übrigens werden beide Clouds immer als „OneDrive“ bezeichnet, es steht so gut wie nie „for Business“ dabei. Woran erkennt man also, welche Cloud man gerade nutzt?

In welcher Cloud speichere ich gerade?

Es ist für einen Laien gar nicht so einfach, herauszufinden, in welcher Cloud man sich gerade befindet. Es gibt zwei eindeutige Merkmale, dass Sie sich in der Business-Cloud „OneDrive for Business“ befinden. Zum einen beim Legitimieren: Wenn Sie sich mit Ihrer geschäftlichen E-Mail über www.office.com einwählen, dann sind Sie automatisch in der Business-Cloud. Wenn Sie sich bereits in OneDrive befinden, schauen Sie doch, was oben in der Browser-Zeile steht. Steht dort „my-SharePoint“, dann sind Sie auch in der gesicherten Cloud Ihres Unternehmens „OneDrive for Business“. OneDrive for Business liegt nämlich auf SharePoint. Somit ist „my“ Ihr Stückchen von SharePoint, worauf nur Sie zugreifen können.

Risiken von OneDrive

Ein Risiko bei Cloud-Speichern ist die fehlende Sicherheit. Es besteht beim Hochladen von Dateien die Gefahr, dass der Anbieter der Cloud bzw. Dritte personenbezogene Daten einsehen, speichern oder bearbeiten können. Aber eine viel größere Gefahr ist der Anwender selbst, der viele Fehler macht. Kaum einem Mitarbeiter wird gezeigt, wie er OneDrive anwendet.

In jeder Schulung zu MS Teams oder anderen M365-Produktschulung decke ich Datenschutzpannen auf, die unbemerkt verursacht wurden, z. B. indem unbemerkt sensible Daten in die Cloud hochgeladen wurden.

In Gesprächen mit ITlern oder Geschäftsführern stellt sich oft heraus, dass diese glauben, dass ihre Mitarbeiter gar nicht mit der Cloud arbeiten. Wenn ich dann frage, ob Mitarbeiter im Chat von Microsoft Teams Dateien einfügen, lautet die Antwort immer „Ja!“. Tja und schon liegt die Datei auf OneDrive. So ist es auch beim Arbeiten mit Outlook oder OneNote. Die persönliche Cloud OneDrive läuft bei Microsoft 365 immer im Hintergrund mit.

Welche Daten eignen sich für die Cloud?

OneDrive eignet sich besonders für Dateien, die Sie auf mehreren Geräten immer auf dem aktuellen Stand haben möchten. Hilfreich sind dabei auch die Apps für Windows Phone, Android und iOS. Sensible Daten wie Personalakten oder Kennwörter sollten Sie nicht im Cloud-Speicher ablegen, da Online-Speicher nie komplett sicher sind. Das liegt aber sicher auch an wenig kreativen Kennwörtern, mit denen User Ihr Microsoft-Konto verschlüsseln. Ein Kennwort, das nur aus Buchstaben besteht, hat ein Computer in wenigen Sekunden geknackt! Seien Sie also bitte kreativ!

Fazit: Das Wichtigste zu OneDrive

1. OneDrive ist der Cloud-Speicher von Microsoft.
2. Man kann Daten hochladen, von überall zugreifen und mit anderen in Echtzeit bearbeiten
3. Es gibt eine kostenlose und bezahlte Version von OneDrive
4. Um den Cloud-Dienst nutzen zu können, muss man sich bei OneDrive anmelden oder OneDrive installieren.
5. OneDrive ist für alle Betriebssysteme kompatibel: Windows und macOS.
6. OneDrive gibt es als mobile App: Windows Phone, iOS und Android.