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Teams-Besprechung planen

In Microsoft Teams kannst du schnell und einfach eine Teams-Besprechung planen oder eine Besprechung als Sofortbesprechung spontan starten. Um eine Onlinebesprechung zu organisieren, benötigst du eine Microsoft 365-Lizenz, an einer Onlinebesprechung teilnehmen kann jeder auch ohne M365-Konto.

Teams Online-Besprechung planen über den Microsoft Teams Kalender

Links im Menü von MS Teams befindet sich dein persönlicher Kalender. Hier siehst du deine eigenen Kalendereinträge, niemand sonst hat Einblick, außer du hast jemandem über Outlook eine Freigabe auf deinen Kalender gegeben, denn das, was du hier siehst, sind die Einträge aus deinem Outlook-Kalender. Um in Teams eine Onlinebesprechung zu organisieren, klicke im Kalender entweder rechts oben auf +Neue Besprechung oder direkt auf einen Zeitpunkt im Kalender.

Gib nun der Microsoft Team Besprechung einen aussagefähigen Titel, trage die E-Mail-Adressen der Teilnehmer ein und fülle die Besprechungseinladung wie jede andere Besprechungseinladung auch aus. Der Besprechungslink wird erst beim Senden eingefügt. Wenn du die Besprechungseinladung nach dem Senden erneut öffnest, siehst du in.

Microsoft Teams Besprechung erstellen als Sofortbesprechung in Outlook

Du kannst nicht nur ein Teams Onlinebesprechung planen, sondern ein Teamsmeeting auch spontan starten – aus Outlook oder Microsoft Teams heraus. Beides geht! In Outlook startest du eine Sofortbesprechung über den Kalender im Register Start über den Befehl Jetzt besprechen. Anschließend kannst du die Besprechung vorbereiten, bevor du mit einem Klick auf Jetzt teilnehmen in den virtuellen Besprechungsraum gelangst. Zunächst bist du noch alleine in der Besprechung. Nun kannst du weitere Personen dazu einladen.

Microsoft Teams Videokonferenz Sofortbesprechung über Microsoft Teams starten

Unabhängig davon, von wo aus du eine Spontanbesprechung startest, öffnet sich das bekannte Vor-Fenster von Onlinebesprechungen, in dem du deine Audio- und Videoeinstellungen anpassen und bei Bedarf den Hintergrund einstellen kannst. Mit einem Klick auf Jetzt teilnehmen startest du die Besprechung zunächst wieder alleine. Wenn du die Besprechung erst noch vorbereiten möchtest, schließe dieses Fenster und treffe erst noch deine Vorbereitungen. Anschließend kannst du immer noch weitere Personen einladen oder direkt in die Besprechung holen.

Microsoft Teams Schulung
Microsoft Teams Onlinebesprechung einladen

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Organisieren einer geplanten Teams Videokonferenz über Outlook

Eine Microsoft Team Besprechung kann sowohl über Outlook als auch über den Teams-Kalender geplant werden. In Outlook klickst du im Kalender auf das Register Start und dort auf Neue Teams-Besprechung. Nun kannst du die Onlinebesprechung genauso wie jede andere Besprechung planen. Der einzige Unterschied hier zu einer normalen Outlook-Besprechung ist, dass bei Ort bereits Microsoft-Teams-Besprechung eingetragen ist und der Besprechungslink bereits im Textfeld steht.

Besprechungseinladung im MS Teams Besprechungsfenster erstellen als Kanalbesprechung

Möchtest du nicht, dass die Besprechung später im Chat, sondern in einem bestimmten Kanal dokumentiert wird, wähle in der Besprechungseinladung den entsprechenden Kanal aus. Das funktioniert nicht, wenn du die Einladung über Outlook organisiert, das muss über den Teams-Kalender passieren. Mit einem Klick auf Senden wird die Besprechungseinladung verschickt. Die Empfänger erhalten diese wie jede andere Besprechungseinladung auch in ihr E-Mail-Postfach, wo sie diese zusagen oder ablehnen können.

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