Teams Breakout Rooms
Microsoft Teams Breakout Rooms ermöglichen Besprechungsorganisatoren, große Meeting-Gruppen in mehrere kleineren Gruppen aufzuteilen. Dies ermöglicht nicht nur konzentriertere Diskussionen, sondern auch Gruppenarbeiten.
Was sind Breakout Rooms?
Breakout Rooms sind kleinere abgetrennte private Meetings, die aus einem größeren heraus eröffnet werden. So kannst du z. B. 80 Personen aus einem Meeting in 4 Arbeitsgruppen in separaten Räumen aufteilen. Die Teilnehmer können dann in diesen sogenannten Breakout Rooms den Bildschirm teilen, auf dem Whiteboard visualisieren, gemeinsam Inhalte bearbeiten usw., ohne dass sich die abgetrennten Gruppen gegenseitig stören. Anschließend können die Teilnehmer wieder in den Hauptraum zurückkehren und im Plenum ihre Ergebnisse präsentieren. So wird Microsoft Teams noch wertvoller für Wissenschaft, Schule und Wirtschaft. Gerade für Online-Schulungen, Webseminare und Weiterbildungen ist es ein neues tolles Feature, welches Microsoft für spätestens Mitte Dezember 2020 angekündigt hat.
Welche Voraussetzungen müssen für die Nutzung von Teams Breakout Sessions geschaffen werden?
Damit in Teams Breakout Sessions genutzt werden können, muss der O365-Administrator ein paar Einstellungen vornehmen, Microsoft Teams auf dem neuesten Stand sein und die neue Besprechungserfahrung in Microsoft Teams aktiviert sein.
Einstellungen durch den Administrator
Als Erstes muss der O365-Administrator ein paar Einstellungen im Hintergrund von Microsoft Teams vornehmen, damit die grundsätzliche Nutzung von Break Out Rooms möglich ist. Aus Erfahrung weiß ich aber, dass diese Einstellungen normalerweise bereits alle gemacht sind. Ich habe noch kein Microsoft Teams Webseminar durchgeführt, wo das nicht gegeben war.
- Privates Treffen erlauben = Ein
- Jetzt Treffen in privater Besprechung erlauben = Ein
- Kanal-Besprechungsplanung zulassen = Ein
- Treffen jetzt in Kanälen erlauben = Ein
Neue Besprechungserfahrung aktivieren
Als nächstes muss jeder User selbst (also der Organisator der Besprechung, aber auch alle Teilnehmer) die neue Besprechungserfahrung in den Einstellungen von seinem/ihrem Microsoft Teams aktivieren.
- Öffne Microsoft Teams
- Klicke rechts oben auf dein Profilbild und dort auf die Einstellungen (Zahnradsymbol)
- In den Einstellungen im Register Allgemein (ist bereits ausgewählt) aktiviere im rechten Bereich unter Anwendung „Neue Besprechungserfahrung aktivieren…“
- Schließe und starte Microsoft Teams neu
- Prüfe, ob alles geklappt hat, indem du eine neue Besprechung startest. Öffnet sich das Besprechungsfenster in einem separaten Fenster von Microsoft Teams, dann hast du alles richtig gemacht und es funktioniert.
Neueste Version von Microsoft Teams verwenden
Alle Teilnehmer einer Besprechung inklusive des Besprechungsorganisators müssen mit der neuesten Version von Microsoft Teams arbeiten. Mit einem Klick auf dein Profilbild kannst du nach Updates suchen. Hierbei gehe ich mal davon aus, dass du gerade Microsoft Teams auf deinem PC oder Laptop nutzt.
Die richtige Ausstattung
Die Teilnahme an den Microsoft Teams Breakout Rooms ist über Web, Desktop, iOS, IPads, Android und Tablets möglich.
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Wie kann ich in Teams Breakout Rooms einrichten?
Nur der Besprechungsorganisator hat die Möglichkeit, in Teams Breakout Sessions zu aktivieren. Sind die zuvor genannten Voraussetzungen erfüllt, erscheint beim Besprechungsorganisator während der Teams-Onlinebesprechung neben dem Handzeichen das neue Symbol für die Teams Breakout Rooms, auch virtuelle Klassenzimmer genannt. Diese Option ist für Besprechungsteilnehmer oder Referenten unsichtbar, nur der Organisator einer Teams Onlinebesprechung kann das Symbol sehen.
Welche Funktionen hat der Besprechungsorganisator in der Teams Breakout Session?
- Er kann die Teams Breakout Rooms einrichten, verwalten oder löschen
- Er kann in Teams Breakout Rooms unterschiedlich benennen
- Er kann jederzeit zwischen den verschiedenen virtuellen Klassenzimmern wechseln
- Er kann die Breakout Räume vor oder während einer geplanten, aber auch Sofort-Besprechung einrichten (bis zu 50 Breakout Rooms in Teams pro Meeting)
- Er kann Personen von einem in den anderen Breakout Raum „verfrachten“
- Er kann festlegen, ob die Besprechungsteilnehmer automatisch in einen Breakout Room gelangen oder ob diese den „Umzug“ mit einem Klick bestätigen müssen. Dies kann pro Meeting, nicht pro Teilnehmer eingestellt werden.
- Er kann Mitteilungen in die verschiedenen Teams Breakout Sessions schicken.
- Nur ihm steht im Nachgang zur Verfügung, was in den Breakout Räumen geteilt wurde (Chat, Dateien, Aufzeichnungen).
Welche Funktionen haben die Teilnehmer in der Teams Breakout Session?
- Sie können in den Teams Breakout Rooms Dateien teilen, Teams Whiteboard nutzen, Bildschirm teilen etc.
- Es ist Ihnen nicht möglich, selbstständig in den Hauptraum zurückzukehren oder in einen anderen Teams Breakout Room zu wechseln. Sie müssen warten, bis sie der Besprechungsorganisator wieder in den Hauptraum zurückholt.
- Sie können keine weiteren Personen in den Teams Breakout Room hinzufügen, Meeting Details kopieren oder eine Rückruf-Funktion nutzen, obwohl sie alle den Referentenstatus haben.
Wo und wann kann ich in Teams Breakout-Räume einrichten?
Der Besprechungsorganisator kann virtuelle Klassenzimmer entweder vor oder während einer Besprechung einrichten, auf jeden Fall muss er sich aber in einem Online-Meeting befinden. Teams Breakout Rooms kann man vom Desktop-Client aus einrichten, aber nicht im mobilen oder im Web. Microsoft hat angekündigt, dass es in Zukunft möglich sein soll, dass Teams Breakout Räume bereits vor dem Meeting eingerichtet werden können (Stand 02.12.2020). Um Personen einem Nebenraum zuzuweisen, klickst du auf Teilnehmer zuweisen und wählst dann mit den Kontrollkästchen die Namen aller Personen aus. Klicke anschließend auf die Schaltfläche Zuweisen und wählen den Raum aus.
Wie funktionieren Microsoft Teams Breakout Rooms
Der Organisator einer Teams Besprechung kann an alle Teilnehmer eine Nachricht posten, die dann direkt im Teams Breakout Room gepostet wird. Dies ist praktisch für Ankündigungen, Aufgabenstellungen oder um die Teilnehmer über die verbleibende Zeit zu informieren, bis sie wieder in den Hauptraum zurück geholt werden.
Chats, Aufzeichnungen und Dateien, die in den einzelnen Nebenräumen entstehen, werden gespeichert. Nur der Organisator hat durchgehend Zugriff auf alle Inhalte in den Breakout Rooms in Teams.
Wenn du viele Personen in kleine Gruppen aufteilst, werden die Teilnehmer als Moderator bzw. Referent in die Teams Breakout Rooms eintreten. Somit haben alle Teilnehmer die Möglichkeit frei zu präsentieren, auf dem Whiteboard zu skizzieren und optimal zusammenzuarbeiten. Die Personen in den Breakout Rooms von Teams können trotz Referenten-Status keine weiteren Personen zum Besprechungs-Chat hinzufügen, keine Besprechungsdetails kopieren, andere Personen zur Besprechung einladen oder „Call me back“ verwenden.
Die Besprechungsteilnehmer können auch nicht selbstständig zur Hauptbesprechung zurückkehren oder eigenständig zwischen den Räumen wechseln. Sie müssen darauf warten, bis sie der Organisator der Besprechung in die Hauptbesprechung zurückholt.
Mit diesem neuen Update fügt Microsoft ein Feature hinzu, welchen vielen Usern gefehlt hat. Ich freue mich wie ein Schnitzel darüber, dass ich nun auch Bildungseinrichtungen und Kunden, die Großveranstaltungen über Microsoft Teams durchführen möchten, zu diesem tollen Feature schulen kann. Bald gibt’s auch ein Lernvideo zu diesem Thema auf YouTube.
YouTube Video zu Teams Breakout Rooms
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