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Microsoft Teams Anfänger Grundlagen

Du steigst neu in Microsoft Teams ein und möchtest dir Microsoft Anfänger Grundlagen aneignen? Dann bist du hier genau richtig. In diesem Beitrag stelle ich dir alle Grundelemente von Microsoft Teams vor. Microsoft Teams ist der zentrale Ort für Teamarbeit und das produktive Erledigen täglicher und wichtiger Aufgaben. Die App vereint in einem Programm viele Funktionen eines digitalen Arbeitsplatzes.

Inhaltsverzeichnis

1 Microsoft Teams starten für Einsteiger
2 Die Arbeitsoberfläche in Microsoft Teams
3 Tipps, Seminare und Schulungen zu Microsoft Teams-Besprechungen
4 Microsoft Teamsbesprechung
5 Basiswissen zu Microsoft Teams Suche
6 Microsoft Teams Verfügbarkeit Status ändern
7 Einstellungen und Benachrichtigungen

Microsoft Teams starten für Einsteiger

Falls du bereits Teams in deine Taskleiste verknüpft hast, öffne deine neue digitale Arbeitsoberfläche mit einem Klick auf das Teams-Symbol. Falls noch nicht, starte zunächst Microsoft Teams, indem du links unten auf das Microsoft-Symbol klickst, Teams als Suchbegriff reinschreibst und auf Microsoft Teams klickst, sobald es dir angezeigt wird.

Teams öffnet die Ansicht, die vor dem letzten Beenden von Teams geöffnet war. Dies funktioniert natürlich nur, wenn du dir bereits die Desktop-Version von MS Teams heruntergeladen hast.

Du kannst Microsoft Teams auf deinem Computer, aber auch mobil auf deinem Smartphone nutzen. Das geht sowohl bei Android, als auch auf iPhones oder iPads.

Die Arbeitsoberfläche in Microsoft Teams

Microsoft Teams hat eine einfach aufgebaute Arbeitsoberfläche, die dir den schnellen Zugriff auf die wichtigsten Funktionen ermöglicht. Links in der Sidebar findest du Schaltflächen für die Hauptbereiche Aktivität, Chat, Teams, Kalender, Anrufe und Dateien. Auf diese gehe ich nun näher ein.

Aktivität – Grundlagen MS Teams

In Aktivität werden dir persönliche Benachrichtigungen, verpasste Anrufe, Antworten auf deine Beiträge usw. gesammelt angezeigt. So verschaffst du dir schnell einen Überblick über die wichtigsten Ereignisse während deiner Abwesenheit. Welche Aktivitäten dir hier angezeigt werden, kannst du in den Einstellungen (rechts oben neben deinem Profil) individuell anpassen.

Standardmäßig werden deine Feeds hier nach 30 Tagen ausgeblendet.

Chat – Grundlagen Microsoft Teams

Im privaten Chat tauscht du dich auf kurzem Wege mit Kolleginnen und Kollegen aus. Falls von deiner Organisation freigegeben, kannst du sogar mit Personen außerhalb deines Unternehmens chatten, vorausgesetzt, diese haben ein Microsoft 365-Konto.

Du kannst einen Chat mit einer einzelnen Person oder einer Gruppe bilden. Bei Bedarf kannst du Dateien austauschen oder zusätzlich eine Audio- oder Videokonferenz starten und dort deinen Bildschirm teilen. Der Chatbereich eignet sich besonders gut für die interne Kommunikation und ersetzt die E-Mail für den zwanglosen, schnellen Austausch.

Die Dateiablage hinter MS Teams ist cloudbasiert. Alle Dateien, die du über den Chat verwendest, werden automatisch auf deinem persönlichen OneDrive gespeichert.

Teams & Kanäle – Grundlagen

Zu Teams und Kanälen kommen in unseren Schulungen zu Microsoft Teams die meisten Fragen. Teams ist das Herzstück von Microsoft Teams. Hier können digitale Arbeits- oder Projektgruppen mit Kollegen oder auch Personen außerhalb des Unternehmens gebildet werden.

Diese virtuellen Teams sind nach Themen unterteilt, sog. Kanäle. In diesen Kanälen findet die eigentliche Arbeit statt. Hier chattet das Team, verwaltet gemeinsam Dateien oder nutzt gemeinsam Apps, beispielsweise Planner zur gemeinsamen Aufgabenverwaltung. So gelingt die Teamarbeit transparent und kinderleicht.

Alle Dateien, die du in Teams und Kanälen verwendest, werden im Hintergrund auf SharePoint gespeichert. Dadurch, dass die komplette Dateiablage hinter Teams cloudbasiert ist, können alle Dateien gemeinsam in Echtzeit bearbeitet werden. Auch hast du immer und von überall aus Zugriff auf deine Dateien. Praktisch oder?

Teams Kalender – Basiswissen Microsoft Teams 365

Im Kalender von Teams siehst du die Inhalte deines Exchange-Online-Kalenders, genauso wie in Outlook. Die Oberfläche ist zwar etwas anders gestaltet und auch in den Funktionen sind in beiden Kalendern nicht identisch, aber die Inhalte – also Termine und Besprechungen – sind die gleichen. Unabhängig davon, in welchen Kalender du etwas einträgst, synchronisieren sich die Inhalte mit dem anderen, vorausgesetzt dein Kalender wurde in Exchange Online migriert.

Anrufe – Microsoft Teams

Über Anrufe kannst du Sprach- oder Videoanrufe mit einer oder mehreren Personen starten, deine Kontakte verwalten und deine Voicemail-Nachrichten abhören. Ob du über diesen Bereich auch mit externen Personen telefonieren kannst, hängt von der Microsoft-Lizenz ab, die dein Unternehmen verwendet.

OneDrive – Microsoft Cloud Grundlagen

Links in deiner Navigationsleiste siehst du OneDrive. Hierbei handelt es sich um eine Verknüpfung zu deiner persönlichen Cloud. So kannst du auch aus der Teamsumgebung auf deine Dateien zugreifen, die du auf deiner Cloud gespeichert hast. Teams kann nämlich nur Dateien verwalten und öffnen, die entweder auf OneDrive oder auf SharePoint liegen.

Apps – Microsoft Teams

Die vorgenannten Punkte wurden bereits standardmäßig von Microsoft in die Arbeitsoberfläche von Microsoft Teams verknüpft. Falls du für deine persönliche Arbeitsweise weitere Apps benötigst, die du bisher vielleicht umständlich über deine Taskleiste, den Browser oder das Windows-Start-Menü geöffnet hast, kannst du nun diese Apps einfach in Teams verknüpfen, damit du diese auch über Teams aufrufen kannst.

In Apps werden dir alle Programme angezeigt, die dein Unternehmen freigegeben hat.

Autorin: Karina Treutlein

Inhaberin von Treutlein Seminare, zertifizierter Trainer, zertifizierter Business-Coach, geprüfter Online-Trainer, Fachbuchautorin, Produzent Microsoft 365-E-Learning, Expertin für Microsoft 365 (MS Teams, Planner, Outlook, OneNote, OneDrive), Führungskräfte-Coach für digitale Selbstorganisation und Zeitmanagement

Treutlein Seminare steht für maßgeschneiderte Firmenschulungen. Die Themen sprechen wird immer gerne mit unseren Kunden ab. Informieren Sie sich hier zu einer maßgeschneiderten Microsoft Teams Schulung.

Microsoft Teams Schulung

Tipps, Seminare und Schulungen zu Microsoft Teams-Besprechungen

Microsoft Teams Schulung

Microsoft Teamsbesprechung

Mit Microsoft Teams kannst du Onlinebesprechungen planen oder spontan starten. Dort kannst du mit anderen Personen sprechen und diese sehen, bei Bedarf Dokumente austauschen oder deinen Bildschirm oder eine Präsentation zeigen. Bei entsprechenden Systemeinstellungen kannst du andere Besprechungsteilnehmer auf deinen Computer zugreifen lassen oder umgekehrt.

Bei Besprechungen kannst du zusätzlich gemeinsam auf einem Whiteboard skizzieren, PowerPoint Live oder Excel Live nutzen.

Basiswissen zu Microsoft Teams Suche

Oben mittig findest du die Suchleiste von Teams. Dort kannst du nach Begriffen filtern, die in Nachrichten enthalten sind, nach Personen, Chatbezeichnungen oder Inhalten in Kanälen.

Gib einfach einen Suchbegriff ein und bestätige mit der Enter-Taste. Nun werden dir alle Suchergebnisse angezeigt die du über verschiedene Register nach Nachrichten, Personen oder Dateien nochmals filtern kannst. Mit einem Klick auf die Vorschau eines Suchergebnisses gelangst du direkt dorthin.

Über die Suchleiste kannst du nicht nur suchen, sondern auch Schnellbefehle ausführen. Schreib´ einen Slash, also einen Schrägstrich in die Leiste, um alle Schnellbefehle eingeblendet zu bekommen. Das ist besonders zur Microsoft Teams Einführung hilfreich, wenn du noch nicht weißt, wo du alles finden kannst.

Microsoft Teams Verfügbarkeit Status ändern

Rechts oben auf deinem Profilbild wird immer automatisch dein Verfügbarkeitsstatus angezeigt. Dieser zeigt deinen Kollegen und auch allen anderen Personen, die ein Microsoft 365-Konto haben, ob du beispielsweise gerade spontan für einen Anruf verfügbar bist oder ob du während einer Teams Onlinebesprechung Inhalte teilst. Mit einem Klick auf dein Profilbild und den aktuellen Status wird der komplette Statusbereich eingeblendet.

Microsoft versucht immer automatisch, deinen aktuellen Status aus verschiedenen Quellen zu ermitteln. Bist du beispielsweise bei Teams abgemeldet, steht dein Status auf Offline. Bist du angemeldet, aber längere Zeit in Teams nicht aktiv, wird Abwesend angezeigt. Auch zieht sich Microsoft Informationen aus deinem Outlook-Kalender, achte dort also unbedingt bei jedem Termin auf den Anzeigestatus (Frei, Unter Vorbehalt, Beschäftigt usw.). Und wenn du in Teams in einer Besprechung bist, schaltet der Status automatisch auf Beschäftigt usw.

Unabhängig von deinem Verfügbarkeitsstatus kommen Chatnachrichten und Anrufe bei dir an, außer dein Verfügbarkeitsstatus steht auf Nicht stören. Diesen Status musst du allerdings manuell einstellen.

Mit Klick auf einen anderen Status kannst du diesen manuell auswählen, dieser überlagert den automatischen Statusabgleich von Microsoft. Manuell eingestellte Status haben standardmäßig Ablaufeinstellungen, um zu verhindern, dass Benutzer einen Status anzeigen, der nach einer bestimmen Zeit nicht mehr relevant ist. So werden Beschäftigt und Nicht stören nach 1 Tag zurückgestellt und alle anderen Einstellungen nach 7 Tagen. Optional kannst du über Dauer festlegen, nach welcher Zeit wieder der automatische Abgleich greift. Über Status zurücksetzen schaltest du sofort wieder auf den automatischen Abgleich. Microsoft Teams Anfänger Grundlagen – leicht und verständlich erklärt.

Einstellungen und Benachrichtigungen

Mit einem Klick auf die drei Punkte links neben deinem Profilbild gelangst du in deine persönlichen Einstellungen. Dort kannst du grundlegende Einstellungen für Microsoft Teams vornehmen. Dort kannst du unter anderem die Benachrichtigungen anpassen. Am besten gehst du in den Benachrichtigungen Punkt für Punkt durch und reduzierst alle Benachrichtigungen, auf die du nicht sofort reagieren musst.

Ich hoffe, ich konnte dir mit diesem Artikel zu Microsoft Teams Anfänger Grundlagen den Einstieg in diese neue, digitale Arbeitsoberfläche erleichtern.

Microsoft Teams Schulung