Logo Treutlein Seminare, Microsoft 365 Schulungen, Seminare, Webinare, Onlineschulungen, Treutlein Seminare, Office Kurs, Schulung, Seminar, Kurs, Webinar, Selbstorganisation, Zeitmanagement, M365, Office 365, Microsoft Outlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft OneNote, Microsoft Teams, digitale Teamarbeit, digitale Organisation, Arbeitstechniken, Coaching, Beratung, E-Learning, elearning, Schulungsvideos, Lernvideo, Online lernen, Video, Schulungen Würzburg, Schulungen Frankfurt, Schulungen München, Schulungen Nürnberg, Schulungen ErlangenTipps und Empfehlung für Lernvideos Treutlein Seminare, Daumen hoch für Treutlein Seminare, Microsoft 365 E-Learning und Onlineschulungen

Handbuch für Besitzer eines Teams-Team

Dieses Handbuch für Besitzer eines Teams-Team zeigt auf, worauf Teambesitzer unbedingt achten sollten, wenn sie ein Team erstellen. Das große Problem ist, dass einfach viel zu viele Teams erstellt werden, die Dateiablage unübersichtlich wird und keiner so genau weiß, was wo gespeichert und gepostet wird. Mit den richtigen Teameinstellungen für das Team kann der Besitzer einiges dafür tun, dass ein Team auch dauerhaft funktioniert. Übrigens führen wir regelmäßig Workshops zum Erstellen eines Teams durch.

Empfehlung an Unternehmen: Es reicht nicht, die Teams nur zu erstellen und ggf. beim Dateiumzug zu unterstützen, da dies unweigerlich zu Problemen führt. Bilden Sie besser interne Personen mit dem Wissen auf dieser Seite aus. Und nur diese Personen sind dann in allen Teams einer Organisation Besitzer, sonst niemand. Das hat sich bewährt!

Wird ein Team benötigt?

Ich habe in unzählig vielen Schulungen die Erfahrung gemacht, dass viele Teams nur erstellt wurden, um einen SharePoint, also eine gemeinsame Dateiablage zu haben. Das macht keinen Sinn. Die grundsätzliche Frage, die Sie sich stellen sollten, ist immer: Brauche ich ein Team oder reicht auch ein Gruppenchat oder ein SharePoint. Jedes hat seine Berechtigung. Dazu sollten Sie sich mit den einzelnen Funktionen auseinandersetzen, um die richtige Entscheidung zu treffen. Gehen wir mal davon aus, dass ein Team die richtige Wahl ist, dann kommen wir zum nächsten Schritt.

In Team Einstellungen Rechte anpassen

In der Regel werden Teams mit allen Berechtigungen ausgeliefert (meist legt die IT ein Team an) und der Besitzer sollte diese prüfen und anpassen. In die Einstellungen gelangen Sie, wenn Sie neben dem Namen des Teams auf die drei Punkte klicken und dort auf Team verwalten. Hier gibt es nun verschiedene Registerkarten, die Sie nach den Bedürfnissen des Teams anpassen sollten. Wichtig ist hier das Register Einstellungen. Ganz wichtig!

Der richtige Kanaltyp: Standard, Private Kanäle, Freigegebene Kanäle

Den Kanaltyp kann man nachträglich nie mehr ändern. Und da jeder Kanaltyp etwas anderes kann und Vorteile, Nachteile und Einschränkungen hat, sollten Sie hier Ihre Auswahl genau treffen. Wenn Ihnen beispielsweise eine gemeinsame Aufgabenverwaltung wichtig ist und somit Planner relevant ist, kommen nur Standardkanäle in Frage. Private Kanäle hingegen schützen und der große Vorteil von freigegebenen Kanälen ist, dass die Mitglieder darin nicht Teil des Teams sein müssen.

Wichtige Kanäle einblenden – Tipp aus Handbuch für Besitzer eines Teams-Team

Mitglieder und Gäste können Kanäle ausblenden und wenn dann dort etwas gepostet wird, werden sie nicht informiert. Besitzer eines Teams können regeln, dass wichtige Kanäle nicht ausgeblendet werden können. Dies passiert in den Team-Einstellungen im Register Kanäle und kann für maximal 10 Kanäle eingestellt werden:

  • Klicke neben dem Teamnamen auf die drei Punkte > Team verwalten > Register Kanäle
  • Setze ein Häkchen neben dem entsprechenden Kanal bei Für Mitglieder anzeigen.

Kanalmoderator benennen

Soll ein Kanal als Infokanal fungieren, dann kann man einstellen, dass nur bestimmte Personen dort posten dürfen. Dies kanst du in den Kanaleinstellungen einstellen. Aber Achtung, das geht nur in bestimmten Kanaltypen. Ich hoffe, bis hier ist das Handbuch für Besitzer eines Teams-Team für dich verständlich und nachvollziehbar.

Handbuch für Besitzer eines Teams-Team

Treutlein Seminare steht für maßgeschneiderte Firmenschulungen. Die Themen sprechen wird immer gerne mit unseren Kunden ab. Informieren Sie sich hier zu einer maßgeschneiderten Microsoft Teams Schulung.

Microsoft Teams Schulung

Tipps, Seminare und Schulungen für PowerUser, Multiplikatoren und Support Microsoft Teams

Microsoft Teams icon, Logo Microsoft Teams für Windows 365, Microsoft 365 Schulungen, Teams Seminare, MS Teams 365 Webinare, Teams Onlineschulungen, Treutlein Seminare, Office Kurs zu Microsoft Teams, Teamsschulung, Office Seminar, Kurs, Webinar, Selbstorganisation, Tipps zu Microsoft Teams, M365, Office 365, Microsoft Teams 365, digitale Organisation, Arbeitstechniken, Coaching, Beratung, E-Learning MS Teams, elearning zu Microsoft Teams, Schulungsvideos MS Teams, Lernvideos, Online lernen, Videos zu MS Teams 365, Copilot MS Teams

Schulung für Teambesitzer

Register anlegen bzw. entfernen

Standardmäßig gibt es die Register Beiträge, Notes und Dateien. Weitere Register können über das Pluszeichen hinzugefügt werden. Wenn du nicht möchtest, dass jedes Teammitglied weitere Register hinzufügst (was ich dir empfehle), solltest du das in den Team-Einstellungen unterbinden (Register Einstellungen). Wichtige Informationen, die als Datei in der Dateibibliothek hinterlegt sind, solltest du hingegen als Registerkarte verknüpfen, z. B. eine Anleitung für alle, wie die digitale Zusammenarbeit in diesem Team funktionieren soll.

Weitere Apps für das Team – Handbuch für Besitzer eines Teams-Team

Über das Pluszeichen in der Registerleiste können bei Bedarf weitere Apps verknüpft werden, die für die Zusammenarbeit benötigt werden. Achte darauf, dass alle zukünftigen Mitglieder in deinem Team diese Apps auch beherrschen. Übrigens solltest du alle anderen Apps aus den Team-Einstellungen entfernen, damit die Teammitglieder nicht überfordert werden.

Kümmere dich nun um die Register in allen Kanälen. Stelle dir Registerkarten wie einen Direktzugriff auf Dateien oder Apps vor. Diese Apps könnten interessant sein für dein Team:

  • Planner zur gemeinsamen Aufgabenverwaltung oder Ideenfindung. Bereite Planner unbedingt vor, indem du Buckets und Kategorien vorgibst, bevor du Mitglieder in dein Team holst.
  • OneNote, um Besprechungen zu protokollieren oder ein Team-Wiki anzulegen. Gib hier auch die Struktur vor, indem du Abschnitte und Seiten erstellst. Bei neuen Kanälen ist nun standardmäßig Notes als Registerkarte hinterlegt. Hierbei handelt es sich um ein OneNote Notizbuch für dieses Team. Hier Infos zu einer OneNote Schulung.
  • Der Kanalkalender erleichtert den Teammitgliedern die Übersicht über die Besprechungstermine von Kanalbesprechungen in diesem Kanal. Gäste haben keinen Zugriff auf Kanalkalender.
  • Forms, um gemeinsam Umfragen zu erstellen.
  • YouTube oder Stream, um (Schulungs-) Videos einzubinden. Wir vertreiben tolle E-Learning zu M365.
  • PDF, Word-, Excel- oder PowerPoint-Dateien, die bereits in der Dateibibliothek liegen, können über den Befehl Machen Sie dies zu einer Registerkarte in das Register verknüpft werden.

Dateibibliothek vorbereiten

Beim Anlegen eines neuen Teams wird automatisch eine neue Teamwebsite auf SharePoint angelegt (25 TB Speicherplatz). Falls es bereits Dokumente für dieses Team gibt, solltest du diese in diese Teamwebsite hochladen, also umziehen – meist vom lokalen Speicherort. Das bedarf einiger Vorkenntnisse, ist aber zwingend notwendig, weil es sonst innerhalb kürzester Zeit zu einer chaotischen Dateiablage kommt. Erfahre hier mehr.

Alternativ kannst du einen vorhandenen SharePoint mit einem Team verknüpfen. Das ist mir sogar am liebsten, denn dann werden die Berechtigungen direkt auf dem SharePoint geregelt und egal, in welchen Kanal du diesen SharePoint dann verknüpft, gelten nicht die Zugriffsrechte des Teams sondern die die SharePoint. Das sorgt für Datensicherheit und die ist wiederum bei Microsoft Teams ein echt riesengroßes Thema.

Mitglieder hinzufügen

Erst wenn du die obigen Punkte umgesetzt hast, solltest du Personen in dein Team einladen. So kommen diese in eine strukturierte Arbeitsumgebung und alle wissen, wie was funktioniert. Nur so kann ein Team funktionieren. Digital oder live vor Ort.

Weitere Tipps für Teambesitzer in Microsoft Teams

Wenn du nun noch Tags für das Team anlegst, mindestens einen weiteren Besitzer benennst, der sich idealerweise mit SharePoint auskennt und einen digitalen Leitfaden für dein Team erstellst, seid ihr besten gerüstet für die digitale Zusammenarbeit in Microsoft Teams.

Schulung für Teambesitzer