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Microsoft Planner Grundlagen

In diesem Beitrag erfährst du die wichtigsten Microsoft Planner Grundlagen, die dir einen guten Überblick über Planner verschaffen.

Viele Organisationen setzen auf Microsoft 365 und hier im Speziellen auf Planner in 365. Als Trainerin für Office Programme möchte ich dir heute einen Einblick in Microsoft Planner geben, eine App der Microsoft Office 365-Suite, mit der man Aufgaben zu einem Projekt im Team verwalten kann.

Was ist Microsoft Planner?

Planner ist ein einfaches, kollaboratives Projektmanagement-Tool. Kernfunktionen sind eine Aufgabenverwaltung, eine Statusübersicht und eine gemeinsame Dateiablage. Diese Funktionen werden noch um einen gemeinsamen Projektkalender, einen Projekt-Chat, ein Projektpostfach mit eigener E-Mailadresse sowie ein gemeinsames Projektnotizbuch ergänzt. Für jedes Projekt kann ein Plan mit Mitgliedern erstellt werden.

Welche Vorteile hat Planner?

  • Planner ist in Microsoft 365 integriert, was andere Tools zur Aufgabenplanung nicht sind (z. B. Trello). Es gibt Schnittstellen zu Outlook, SharePoint, Microsoft Teams, OneNote und Microsoft To-Do.
  • Planner bündelt zentral auf einer Oberfläche alle Aufgaben zu unterschiedlichen Projekten.
  • Planner ist übersichtlich: Du siehst auf einen Blick alle relevanten Informationen, z. B. eigene Aufgaben, die Aufgaben anderer, Überblick über den aktuellen Status aller Aufgaben, den Stand des kompletten Projektes usw.
  • Direkter Upload von Dokumenten, d. h. alle Teammitglieder können auf alle relevanten Dokumente zugreifen und gleichzeitig an den gleichen Dokumenten arbeiten.
  • Planner kann auch von unterwegs genutzt werden. Aufgaben sind auf mobilen Endgeräten zu sehen und zu bearbeiten. Es gibt kaum Unterschiede zwischen der Web- oder Mobile-Version von Planner.

Wer kann Planner verwenden?

Nur Personen mit einem Microsoft-365-Konto können MS Planner nutzen. Private Nutzer (z. B. mit einem Outlook- oder Hotmail-Konto) haben keinen Zugriff. Eine kleine Ausnahme gibt es: Externe können die Aufgaben in deren Outlook einbinden. So sehen auch sie, welche Aufgaben sie zu welchem Fälligkeitsdatum zu erledigen haben. Oder Externe werden in ein Teams-Team aufgenommen, dadurch erhalten Sie ein Gastkonto und können darüber auch im Planner-Plan mitwirken.

Microsoft Planner Grundlagen – Was kann Planner?

– Aufgaben einer oder mehreren Personen zuweisen
– Strukturierung durch Fälligkeitsdatum und Aufgabenkategorien
– Einbinden von Dateien, Anlagen, Checklisten etc. in Aufgaben
– Status-Anzeigen und Diagramme für bessere Übersicht
– Bequemes Zusammenspiel mit anderen Microsoft Office 365-Anwendungen

Übrigens haben wir auch einen YouTube Kanal, auf dem du dir viele Videos zu Planner anschauen kannst. Dort geht es nicht nur um Microsoft Planner Grundlagen, sondern du lernst dort auch weitergehende Funktionen von Planner oder anderen Microsoft 365 Apps kennen.

Wie funktioniert Microsoft Office 365 Planner?

Zunächst wird ein Projekt-Plan erstellt, dann werden diesem Plan Mitglieder hinzugefügt (also die Projektbeteiligten), dann werden Aufgaben zu diesem Projekt erstellt und diese einer oder mehreren Personen zugewiesen, Letztendlich kann man den Projektfortlauf über Diagramme beobachten und entgegenwirken, falls es mal stockt. Du hast quasi im Team Transparenz über den Aufgabenstand.

Microsoft Planner Grundlagen

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Microsoft Planner 365 Praxishandbuch

Planner Handbuch Microsoft 365

Wenn du Planner im Selbststudium lernen möchtest, findest du hier meine praxisnahe Planner Anleitung zum sofortigen Download.

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Wie ist Planner aufgebaut?

Planner ist in drei Ebenen unterteilt: Plan, Aufgabenkategorien und Aufgaben. Pro Projekt legst du einen Plan an und legst fest, wer am Projekt teilnehmend darf. Diese Gruppe kann den Plan sehen, bearbeiten und Aufgaben zugewiesen bekommen. Jeder Plan ist in Buckets (Unterkategorien) unterteilt, in denen Aufgaben angeordnet werden. Legst du den Plan in einem Teams-Team an, dann haben automatisch alle Personen Bearbeitungsrechte auf den Planner, die im Team sind.

Wie behalte ich in Office Planner den Überblick?

In Status-Diagrammen siehst du auf einen Blick, wer welche Aufgaben hat und wie der jeweilige Bearbeitungsstatus ist. Wenn du möchtest, kannst du einen Zeitplan zu deinem Outlook-Kalendern hinzufügen. Auch kannst du dir automatische Benachrichtigungen per E-Mail oder Push-Nachricht aufs Handy schicken lassen, z. B. wenn du eine Aufgabe zugewiesen bekommst.

Wo werden in Planner Dateien gespeichert?

Planner-Pläne sind Office 365-Gruppen zugeordnet. Dateien für Office-365-Gruppen werden in einer zugeordneten SharePoint-Dokumentenbibliothek gespeichert. Wenn du deine Planner-Dateien sehen möchtest, klicke auf die drei Punkte rechts neben dem Plannamen (…) und wählen dann Dateien aus.

Nutzt du den Plan in einem Teams-Kanal, dann wechselst du in diesem Kanal in das Register Dateien und dort klickst du oben im Menü auf in SharePoint öffnen. In SharePoint Online musst du auf die oberste Ebene wechseln. Dateien, die in einen Plan eingefügt werden, werden außerhalb der Kanalordner gespeichert.

Gibt es einen Papierkorb in der Planner App?

Nein. Da es keinen Papierkorb gibt, gibt es nach dem Löschen keine Möglichkeit mehr, den Plan wiederherzustellen. Daher ist es wichtig, dass alle im Team geschult sind, damit nichts daneben geht, was nichtmehr rückgängig gemacht werden kann. Aber ein kleines Trostpflaster gibt es: Falls Dateien genutzt wurden, bleiben diese auf SharePoint erhalten, in der Planner-Aufgabe selbst ist immer nur die Verknüpfung zur Datei.

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Welches Abonnement stellt Microsoft Planner zur Verfügung?

Microsoft bietet verschiedene Planner an. In der Regel nutzen Organisationen die Version, die bereits im Microsoft-365-Abonnement enthalten ist und nichts zusätzlich kostet. Dies Version schulen wir sehr gerne für Sie.

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