Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi

Microsoft Teams mit Planner und OneNote verknüpfen

Planner in Microsoft Teams integrieren

In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du Microsoft Planner in Microsoft Teams einbinden kannst, damit du mit den Teammitgliedern deines Teams Aufgaben gemeinsam und übersichtlich managen kannst. Und dann zeige ich dir noch, wie du deine Planner Aufgaben auch in Outlook siehst.

Was ist Planner?

Diese Frage wird mir oft gestellt. Planner ist ein einfaches, kollaboratives Projektmanagement-Tool. Kernfunktionen sind eine gemeinsame Aufgabenverwaltung, Statusübersicht und eine gemeinsame Dateiablage. Diese Funktionen werden noch um einen gemeinsamen Projektkalender, einen Projekt-Chat, ein Projektpostfach mit eigener E-Mail-Adresse sowie ein gemeinsames Projektnotizbuch ergänzt. Für jedes Projekt kann ein Plan mit Mitgliedern erstellt werden. Geht es nur um deine eigene Aufgabenverwaltung, dann ist Outlook das richtige Programm für dich. Möchtest du allerdings Aufgaben transparent in einem Team verwalten, dann ist Microsoft Planner die richtige App für dich.

Wer kann Planner verwenden?

Nur Personen mit einem Microsoft Office 365 – Konto können Planner nutzen. Planner ist nur online verfügbar, das heißt, es wird über den Browser geführt, du kannst das Programm nicht fest auf deinem PC installieren und musst auch immer online sein, um Zugriff auf deine Aufgaben zu haben.

Microsoft Teams Planner Integration

Möchtest du Planner in Microsoft Teams verwenden, dann navigiere zunächst im gewünschten Team in den entsprechenden Kanal. Im rechten Bereich siehst du oben deine Register: Zuerst Beiträge, dann Dateien usw. Mit einem Klick auf das Pluszeichen kannst du weitere Apps einbinden. Klicke also auf das Pluszeichen und gib in die Suche Planner ein. Bestätige mit einem Klick auf die App Planner.

Gib nun deinem Plan einen Namen und bestätige mit Speichern. Ein neuer Plan für das Team wird im Register des Kanal eingebunden. Nun kannst du damit starten, Tasks einzutragen und zu verwalten.

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Planner in Outlook anzeigen

Ein Planbesitzer kann den Zeitplan in einem iCalendar-Feed veröffentlichen, sodass andere Planmitglieder ihn in ihren Outlook einbinden können. Den entsprechenden Befehl zum Einbinden des Kalenders sehen Planmitglieder nur, wenn der Kalender zuvor durch den Planbesitzer freigegeben wurde. Nach Einbinden der Planner-Aufgaben in Outlook werden diese in einem separaten Kalender angezeigt, nicht in der Aufgabenliste von Outlook.

  1. Schritt: Freigabe des Kalenders durch den Planbesitzer
  • Klicke im Plan oben mittig auf die drei Punkte und wähle dort Hinzufügen eines Plans zum Outlook-Kalender.
  • Mit einem Klick auf Veröffentlichen wird ein iCalendar-Link erstellt. Dieser Link funktioniert auch bei Personen außerhalb des Plans.

Der Link ist nun erstellt und du kannst das Fenster rechts oben über X schließen. Ab jetzt steht allen Planmitglieder der iCalendar-Link zur Verfügung.

Möchtest du als Planbesitzer den Planner-Zeitplan bei dir selbst in Outlook einbinden, klicke auf den Link Zu Outlook hinzufügen. Outlook Online öffnet sich. Hier kannst du nun die Farbe des Kalenders festlegen (das geht aber später in Outlook auch noch), die Anordnung des Kalenders festlegen und mit Importieren bestätigen.

  1. Schritt: Aufgaben bei Mitgliedern in deren Kalender einbinden

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Kalender zu abonnieren. Einmal ist der Ausgangspunkt Planner und einmal Outlook. Ich empfehle Outlook, da funktioniert die Synchronisation einwandfrei.

Ausgangspunkt Planner

  • Klicke im Plan oben mittig auf die drei Punkte und wähle dort Hinzufügen eines Plans zum Outlook-Kalender. Diesen Befehl wird erst hier eingeblendet, nachdem der Planbesitzer den Kalender freigegeben hat.
  • Outlook Online öffnet sich. Wähle eine Kalenderfarbe aus und in welchem Kalender die Aufgaben angezeigt werden sollen.
  • Bestätige mit Importieren.

Ausgangspunkt Outlook Desktop

Jeder, der den iCalendar-Link kennt, kann die Aufgaben bei sich in Outlook abonnieren. Das kann auch eine Person außerhalb des eigenen Unternehmens sein, dafür braucht man nicht einmal ein O365-Konto. Mit abonnieren meine ich, dass die Aufgaben in einem Kalender angezeigt werden und sich synchronisieren. So bist du immer auf dem aktuellen Stand hinsichtlich der Teamaufgaben. Für diesen Kalender bestehen nur Lese-, keine Bearbeitungsrechte. Planmitglieder können also nur nachsehen, nicht in Outlook über diesen Kalender Aufgaben eintragen oder verändern.

Ausgangslage: Du hast den iCalendar-Link vom Planbesitzer oder von jemand anderem erhalten.

  • Markiere den iCalendar-Link und kopiere ihn die Zwischenablage, z. B. mit Strg + C.
  • Öffne Outlook und dort den Bereich Kalender.
  • Klicke im Register Start in der Gruppe Kalender verwalten auf den Befehl Kalender hinzufügen > Aus dem Internet.
  • Füge den Link aus der Zwischenablage ein (z. B. mit Strg + V) und bestätige mit OK.
  • Bestätige Möchten Sie diesen Internetkalender Outlook hinzufügen und Aktualisierungen abonnieren? mit Ja.
  • Öffne ggf. vorher noch den Button Erweitert, um dem Kalender einen Namen zu geben, eine Beschreibung hinzuzufügen oder den Befehl Anlagen für Elemente in diesem Internetkalender herunterladen zu aktivieren.
  • Der Planner-Zeitplan wird nun in Outlook in Form eines separaten Kalenders eingebunden.
  • Sobald du in Planner neue Aufgaben einträgst bzw. zugewiesen bekommst, aktualisiert sich der Kalender in Outlook automatisch.

Über Outlook kannst du in den Planner-Kalender keine weiteren Aufgaben eintragen oder vorhandene ändern, da Schreibschutz besteht. Du kannst die Aufgaben jedoch mit einem Doppelklick öffnen. Dort findest du im Textfeld einen Link zu Planner. In Planner kannst du die Aufgaben dann anpassen.

Microsoft Planner Handbuch

Möchtest du noch viel mehr über Planner erfahren? In diesem Handbuch ist die komplette Handhabung Schritt für Schritt mit vielen Bilden erklärt.

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