Office Schulung mit Outlook für Sekretariat und Assistenz
Sekretariat Schulung zu Outlook
Als Office-Manager oder Sekretärin managen Sie einen oder mehrere Chefs, sind der Dreh- und Angelpunkt Ihres Unternehmens und kompetente Ansprechpartnerin für alle Fragen und Belange Ihres Teams. Sie planen Besprechungen und Reisen, managen mehrere Postfächer, bewältigen die E-Mail Flut mit einigen hundert E-Mails in der Woche und beantworten unzählige interne und externe Anfragen. Hier arbeiten Sie schon intensiv mit MS Office Outlook, wollen aber noch schneller und noch besser werden. Wenn Sie auch das Gefühl haben, dass Sie in einer normalen Outlook Schulung nichts mehr lernen können, sind Sie bei uns genau richtig!
Office Schulung zu Office-Management und Chefentlastung
Erfahren Sie z. B., wie Sie bei mehreren Postfächern alle wichtigen E-Mails im Blick behalten, Freigaben bei Bedarf anpassen, die Aufgabenliste von Outlook praxistauglich einrichten oder Besprechungen schneller und besser planen. Steigern Sie durch diese extra auf die Bedürfnisse von Assistenzen, Sekretärinnen und Teamassistentinnen ausgerichtete Outlook Schulung deutlich Ihre Effizienz. Lernen Sie tolle Funktionen für zeitsparende E-Mail-Organisation, Terminmanagement und effektive Chefentlastung und vor allem jede Menge Tipps, die Sie garantiert noch nicht kennen. All das lernen Sie in unseren Outlook Seminaren für Sekretariat und Assistenz.
Referenzen
Details zur Office-Schulung
Was bringt Ihnen diese Sekretärinnen Schulung?
- Sie vergessen nichts mehr, weil Sie top organisiert sind
- Sie benötigen weniger Zeit für die typischen Arbeiten im Office
- Sie senken Ihren Stresspegel und erhöhen Ihre Belastbarkeit
- Die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef bzw. Ihrem Team läuft flüssiger
- Sie entlasten Ihren Chef noch effektiver
- Sie minimieren Unterbrechungen und Zeitfresser
Einzigartiges Komplettangebot
Neben Schulungen können Sie auch auf anderen Wegen von meinem Knowhow profitieren. Beispielsweise habe ich ein 30-seitiges Handout zu Freigaben und Berechtigungen, welches Sie erwerben können oder ein bewährtes Microsoft E-Learning zu Outlook. Gerade Assistenzen profitieren von diesem umfangreichen Wissen zu Vorlagen, QuickSteps, Aufgabenliste usw.
Wenn Sie Outlook und Office 365 in Ihrem Unternehmen neu einführen, finden Sie hier weitere Angebote und Tipps: Einführung von Office 365.
Ihr Ansprechpartner und Office Coach
Karina Treutlein
Trainerin für Microsoft Office Schulungen für Sekretariat, Office und Assistenz
„Ich war selbst über 20 Jahre Assistentin und weiß, vor welchen Herausforderungen Sie täglich stehen. Mein Wort darauf: Nach diesem Seminar werden Sie noch effizienter arbeiten und Ihren Chef begeistern.“ Profil ansehen
Inhouse-Schulung
Themen, Umfang, Kosten, Termine: Bitte fordern Sie ein unverbindliches Angebot an.
Wir kommen gerne zu einer Inhouse-Schulung direkt in Ihr Unternehmen oder an einen Ort Ihrer Wahl in Deutschland, Österreich oder in der Schweiz.
Mehr zu Microsoft Outlook
Office- und Reiseplanung mit OneNote...
In Outlook gibt es eine Schnittstelle zu OneNote, dem digitalen Notizbuch von MS Microsoft Office. E-Mails, Aufgaben und Termine sind zwischen den beiden Programmen verknüpft, was eine Organisation enorm erleichtert.
Mit OneNote können Sie top übersichtlich Reisen und Veranstaltungen planen, sich ein eigenes Wikipedia anlegen, Protokolle verwalten, Checklisten führen und vieles mehr. Auf Wunsch nehmen wir uns in der Outlook Schulung etwas Zeit, um OneNote und die Schnittstelle zu Outlook zu schulen. Wenn Sie schon Mit OneNote arbeiten, beantworten wir Ihnen gerne all Ihre Fragen dazu bzw. machen Sie noch effizienter im Umgang mit OneNote.
Die 5 größten Fehler in Outlook...
Diese Zeitfresser sorgen dafür, dass Sie Zeit verlieren:
- Sie tragen Ihre Aufgaben im Kalender ein.
- Wichtigen E-Mails geben Sie ein Fähnchen.
- E-Mails legen Sie in vielen Ordnern ab.
- Vorlagen speichern Sie unter Entwürfe oder in der Signatur.
- Sie missbrauchen Ihren Posteingang als offene Todo-Liste unerledigter E-Mails.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie auf umfangreiche Ordnerstrukturen verzichten und stattdessen die Suchfunktion effizient einsetzen. Wir unterstützen Sie dabei, die elektronische Aufgabenliste praxistauglich einzurichten, anstatt Aufgaben im Kalender zu notieren und auch das Schicken von E-Mails an sich selbst erübrigt sich mit dem bewussten Einsatz von Kategorien.
Outlook-Geheimnisse für´s Office...
Durch die E-Mail Flut kann der eigene oder freigeschaltete Posteingang schnell unübersichtlich werden. Oft wird durch eine ineffiziente Suche oder unübersichtliche Ablagestruktur wertvolle Zeit vergeudet. Auch die Terminorganisation mit mehreren Teilnehmern gestaltet sich oft sehr zeitaufwändig – vor allem, wenn die einzelnen Kalender nicht sauber geführt werden.
Eine schlechte Organisationsstruktur in Outlook führt unweigerlich zu Fehlern im Ablauf und vermeidbaren Zeitverlusten. Um solche Zeitfresser zu vermeiden, bietet Outlook eine Reihe von oft versteckten Funktionen, die den Berufsalltag einer Sekretärin oder Assistentin deutlich vereinfachen. Zum Beispiel können Sie nach diesem Outlook Seminar sehr effizient und übersichtlich Aufgaben verwalten und delegieren, Termine mit dem Terminplanungs-Assistenten schnell und einfach planen, das Postfach des Chefs durch die Kommunikationsspalte übersichtlich gestalten und vieles mehr. Lernen Sie in diesem Outlook Seminar, wie Sie sich und Ihren Chef optimal entlasten. Zeit sparen im Office durch Outlook Seminare für Assistentinnen kann so einfach sein!
Selbstorganisation, Chefentlastung und Officemanagement...
Wollen Sie auch eine Persönlichkeitsschulung, können wir die Outlook Schulung mit weiteren Themen ergänzen:
Themen Chefentlastung
Damit sich Ihr Chef auf seine wichtigen Aufgaben, effiziente Meetings, zielführende Gespräche und strategische Entscheidungen konzentrieren kann, braucht er eine zuverlässige Assistentin oder Sekretärin an seiner Seite, die ihm den Rücken freihält und ihm so viel Arbeit wie möglich abnimmt. Dazu gehört z. B. das Organisieren seiner E-Mail-Flut, das Koordinieren seiner Termine und die Zuarbeit in verschiedenen Projekten.
In diesem Chefentlastung Seminar mit Outlook lernen Sie, wie Sie Ihrem Chef den Rücken freihalten, in seinem Auftrag delegieren, ihm und sich Freiräume verschaffen und Zeitfresser nachhaltig eliminieren. Outlook birgt so viel Potenzial zur Büro- und Arbeitsplatzorganisation und effektiven Chefentlastung, was Sie per Knopfdruck (bzw. Mausklick) realisieren können, wenn Sie die Mechanismen kennen. Effektive Chefentlastung Seminare für Sekretariat und Assistenz mit Outlook bringen Sie weiter!
Themen Office-Management
- Welche Checklisten haben sich im Office bewährt?
- Was muss ich tun, damit auch während einer längeren Abwesenheit „der Laden läuft“?
- Wie beseitige ich Störquellen?
- Wie organisiere ich erfolgreiche Veranstaltungen?
Themen Kommunikation
- Wie gehe ich mit internen Hierarchien diplomatisch um?
- Wie funktioniert zeitsparende Kommunikation im Office? (Selbsttest „Wie kommuniziere ich?“)
- Wie sage ich wertschätzend Nein?
- Wie gehe ich mit Quasselstrippen um?
- Wie spreche ich sensible Themen an?
- Wie optimiere ich die E-Mail-Kommunikation?
Themen Selbstorganisation
- Wo bleibt meine Zeit und wie optimiere ich sie?
- Wie setze ich richtig Prioritäten und halte diese auch ein?
- Wie schaffe ich es, mich auf die wesentlichen Dinge zu konzentrieren, schnell Entscheidungen zu treffen und den Überblick zu behalten?
- Wie beseitige ich Störquellen und welche Gegenmaßnahmen helfen wirklich?
- Wo liegen meine persönlichen Leistungsspitzen und wie nutze ich diese optimal?
- Welcher Zeit-Typ bin ich und wo habe ich noch Potenzial?
- Welche Zeitfresser habe ich und wie vermeide ich sie?
- Wie setze ich Ziele erfolgreich um?
Tipp: Besprechungen organisieren...
Sicher organisieren Sie viele Besprechungen und bekommen darauf viele Zu-/Absagen oder Unter Vorbehalt-Antworten. Das verstopf Ihren Posteingang, vor allem wenn die Einladung an einen großen Verteilerkreis verschickt wurde. Wenn Sie das Problem über die Regeln angehen, aktualisieren sich die Statusmeldungen nicht mehr im Termin selbst in den Details.
So geht´s besser: Gehen Sie links oben über das Register „Datei“ in die „Optionen“ und dort in das Register „E-Mails“. Scrollen Sie etwas nach unten bis zur Gruppe „Verlauf“. Dort sind die beiden letzten Funktionen für Sie interessant. Wenn Sie „Verlaufsinformationen aktualisieren und dann Antworten ohne Kommentare löschen“ anklicken, werden alle Antworten auf Besprechungseinladungen in den Papierkorb geschoben außer denen, wo der Absender noch einen Kommentar hinzugefügt hat. Wenn Sie die letzte Funktion „Nach dem Aktualisieren der Verlaufsinformationen Bestätigungen verschieben nach…“ aktivieren, werden alle Antworten auf Besprechungsanfragen in einen bestimmten Ordner geleitet. So bleibt Ihr Posteingang schön übersichtlich.. Weitere Tipps im Blog.
Outlook Tricks zum Nachlesen als eBook
Karina Treutlein hat ihre besten Outlook Tipps und Tricks in einem eBook zu E-Mail Management mit Outlook veröffentlicht. Besonders das große Praxisbuch ist für Assistenz und Sekretariat geschrieben. Profitieren auch Sie davon!
