Outlook Tipps

Die besten 10 Outlook Tipps, um die E-Mailflut zu managen

Egal mit welchem E-Mail-Programm du arbeitest (Groupwise, Outlook, Thunderbird usw.), diese Outlook Tipps kannst du übergreifend anwenden, um deine E-Mail-Flut zu organisieren.

Tipp Nr. 1: Wenn eine neue E-Mail eintrifft, entscheide sofort, was damit passieren soll: Entweder du löscht sie, machst eine Aufgabe daraus oder erledigst Sie sofort. Auf gar keinen Fall solltest du sie wieder auf ungelesen setzen, nur so kannst du die E-Mail-Flut eindämmen.

Tipp Nr. 2: Splitte zeitaufwändige Aufgaben in Teilschritte. Lege dir dazu eine Serienaufgabe in Outlook an.

Tipp Nr. 3: Plane in deinem Kalender regelmäßige Arbeitsblöcke für wiederkehrende Aufgaben ein. Bei einer großen Emailflut planst du am besten auch E-Mail-Bearbeitungsblöcke fest ein.

Tipp Nr. 4: Plane vorausschauend mit der ALPEN-Methode. Berücksichtige dabei auch Puffer für unvorhergesehene Ereignisse. Das einzige, was immer regelmäßig in einem Arbeitsalltag passiert, ist das Unvorhergesehene. Also fest mit einplanen – mental und schriftlich!

Tipp Nr. 5: Priorisiere deine Aufgaben auf jeden Fall nach der ABC-Methode. Du musst nicht jeden Tag die ganze E-Mail-Flut bewältigen, aber immer die A-Aufgaben, die daraus resultieren. Danach kannst du dich wirklich erfolgreich fühlen!

Tipp Nr. 6: Schreibe alles auf, was du zu erledigen hast, auch regelmäßige Aufgaben. Schriftlichkeit ist das A und O beim Organisieren. Das ist übrigens einer meiner wichtigsten Outlook Tipps für ein besseres Zeitmanagement mit Outlook.

Tipp Nr. 7: Lerne deinen Biorhythmus kennen und erledige die wichtigsten Aufgaben in deinem Leistungshoch. So vermeidest du Nacharbeiten, weil du bei konzentrationsträchtigen Aufgaben Fehler gemacht hast.

Tipp Nr. 8: Reduziere Störungen: Deaktiviere das Erinnerungsfenster für neue E-Mails, Termine und Besprechungen. Und wenn wir gerade dabei sind: Nimm dir auch die Benachrichtigungen bei deinem Handy vor, für Microsoft Teams usw.

Tipp Nr. 9: Bearbeite deine E-Mails im Block, so arbeitest du viel effizienter deine E-Mails ab. Mach auf keinen Fall den Fehler, dass du dich den ganzen Tag mit E-Mail-Bearbeitung beschäftigst. Noch ein kleiner Outlook Tipp am Rande: In Outlook kann man auch Offline arbeiten. Klicke dazu in der Menüleiste Senden/Empfangen ganz rechts auf Offline arbeiten. Schwups ist es so, als wenn du in den Bergen ohne Internetempfang bist. Mentaltraining erwünscht :-)!

Tipp Nr. 10: Filter deinen Posteingang mit dem Regel-Assistenten und kümmere dich erst um die wichtigen und dringenden E-Mails. Lasse E-Mails automatisch löschen und in den Papierkorb verschieben. Die E-Mail-Flut stoppen geht manchmal auch über den Papierkorb :-).

Die e-Mail-Flut beherrschen ist kein Hexenwerk: Ein bisschen Organisation, eine gehörige Portion Selbstdisziplin und auch mal Nein sagen!