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Unsere Bewertungen

Felix Haase
Felix Haase
10:08 14 Jul 21
Gute übersichtliche Schulung! Sehr gute Stimmung!
Heiko Büttner
Heiko Büttner
10:08 14 Jul 21
Schulung hat Spaß gemacht und kann ich sehr empfehlen.
Mari33
Mari33
12:02 18 May 21
Outlook-Schulung für Assistenz fand ich super ! Habe sehr viel gelernt, vielen Dank an Frau Treutlein !
M Wp
M Wp
19:54 12 May 21
Sehr nette Trainerin, die in den Schulungen immer auf die Fragen und Problemstellungen der Teilnehmer eingeht.
Hei Reel
Hei Reel
13:34 14 Apr 21

Zeitmanagement mit Outlook

Wie Zeitmanagement mit Outlook dabei helfen kann, Zeit zu sparen

Zeitmanagement mit Outlook wird immer wichtiger, denn laut Statistik arbeitet jeder deutsche Büromitarbeiter ca. 72 Prozent seiner Arbeitszeit mit den MS Office-Programmen. Ein Großteil dieser Zeit wird für das Bearbeiten und Organisieren von E-Mails in Outlook benötigt. Und genau hier gibt es noch jede Menge Zeitsparpotenzial, da sich die meisten Menschen Outlook selbst beigebracht haben und gar nicht wissen, was Outlook alles kann.

Praxisnähe und Expertentipps zu Outlook

Zeitmanagement mit Outlook zielt darauf ab, dass Sie effizienter mit Outlook (also mit E-Mails, Aufgaben und Terminen) arbeiten und sich besser organisieren mit Outlook. So erklären wir tolle Features von Outlook mit vielen Praxisbeispielen, damit Sie auch wissen, wie Sie diese in Ihrem Arbeitsbereich einsetzen können. Wir beantworten jede Frage kompetent und gehen dabei auf die individuelle Arbeitsweise eines jeden Teilnehmers ein. Nach dem Seminar ist Ihr Outlook komplett neu organisiert und Sie arbeiten ab sofort wie gelernt: Keine E-Mails mehr im Posteingang, Aufgabenliste eingerichtet, todos aus dem Kalender entfernt, Ordner reduziert etc. Wir überzeugen selbst die größten Zweifler!

Zeitmanagement mit Outlook Schulung

Vorteile

Was bringt Ihnen eine Outlook Schulung?

  • Ihre komplette Arbeitsorganisation wird optimiert.
  • Ihr Posteingang wird täglich leer sein.
  • Umfangreiche Ordnerstrukturen werden überflüssig.
  • Sie vergessen nie wieder  einen Termin oder eine Frist.
  • Ihr Arbeitsplatz wird top organisiert sein.
  • Sie gehen endlich entspannt und mit einem guten Gefühl in den Feierabend.
  • Sie lernen, sich aufs Wesentliche zu konzentrieren, anstatt sich von Zeitfressern ablenken zu lassen.
  • Der Zeitaufwand für Ihre E-Mail-Bearbeitung, -Ablage und -Organisation verringert sich deutlich.
  • Ihre Arbeitsprozesse werden schneller und effizienter.
Zielgruppe

Für wen ist diese Outlook Schulung interessant?

Ein Webinar oder eine Inhouse-Schulung zu Zeitmanagement mit Outlook ist für jeden wertvoll – vom Einsteiger bis zum IT-Experten. Die Themenschwerpunkte werden immer den Teilnehmern angepasst. Hier greift Treutlein Seminare aus Würzburg auf umfangreiches Expertenwissen zurück. Normalerweise haben alle Teilnehmer ähnliche Thematiken: Unübersichtliche Ordnerstrukturen, voller Posteingang, unzufriedenstellende Aufgabenverwaltung etc.

Leistung

Was können wir in einer Outlook Schulung fachlich leisten?

  • Diese Schulung bieten wir als Inhouse-Schulung oder als offenen Outlook Kurs an.
  • Zu Inhouse-Schulungen entwickeln wir maßgeschneiderte Konzepte.
  • On-the-Job-Training, Einzel- und Gruppen-Schulungen
  • Fachliche Unterstützung bei der Migration von Outlook (Umstellung von Lotus Notes oder Groupwise)
  • Einsteiger-, Anwender- und Fortgeschrittenen Outlook Schulungen
  • Outlook individuell einrichten, z. B. Kalender freigeben, Aufgabenlisten teilen, Stellvertreterrechte einrichten
Inhalte

Inhalte und Themen

  • Der leere Posteingang mit dem One-Touch-Prinzip
  • Die 1-Ordner-Ablage – Zeit sparen bei der Ablage
  • Nachhalten von gesendeten E-Mails
  • Aufgabenmanagement mit der Aufgabenliste von Outlook
  • E-Mails automatisch verschieben
  • Zeitfresser in Outlook ausschalten
  • Mit der Suchfunktion alles sofort finden
  • Arbeitsabläufe automatisieren
  • Tages-, Wochen- und Monatsplanung mit Outlook
  • Projekte managen mit der Salami-Taktik
  • E-Mail-Flut reduzieren
  • Tipps & Tricks vom Outlook-Trainer
  • Individuelle Themen und Fragen der Teilnehmer
  • Auf Wunsch weitere Themen

Maßgeschneiderte Schulungskonzepte

Sehr gerne führen wir für Unternehmen maßgeschneiderte Schulungen durch oder erstellen Lernvideos für ihre Mitarbeiter. Wenn Sie lieber mit einem E-Book oder Lernvideos lernen, finden Sie bei Treutlein Seminare auch viel Knowhow. Es ist sicher für jeden etwas dabei.

Referenzen

 
Logo Hessischer Rundfunk
Logo-Flyeralarm

Ihre Ansprechpartnerin für Zeitmanagement mit Outlook

Karina Treullein aus Würzburg - Office Trainerin

Karina Treutlein

Outlook Trainer aus Würzburg

„Zeitmanagement und Outlook sind eine tolle Kombination. Zeitsparen im Umgang mit E-Mails und Aufgaben, um mehr Zeit für das Wesentlich zu haben. Das schule ich.“ Profil ansehen

Mehr zu Zeitmanagement mit Microsoft Outlook

Wieso ist Zeitmanagement wichtig? - Mehr lesen...

Unsere Zeit ist begrenzt. Jede Minute, jede Sekunde gibt es nur ein einziges Mal in unserem Leben. Da sollten wir doch unsere Zeit möglichst gut nutzen oder? Natürlich muss jeder von uns irgendwie sein Leben managen und manchmal gehören da auch Aufgaben dazu, die wir vielleicht nicht so gerne erledigen. Aber umso wichtiger ist es, die Aufgaben die wir tun müssen, möglichst effizient und effektiv zu erledigen, damit wir Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. Das können geliebte Menschen sein, wichtige Projekte im Business, Hobbys die uns gut tun usw. Zeitmanagement hilft uns, produktiver und leistungsfähiger zu werden und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge zu haben, die jeder für sich anders definiert. Zeitmanagement gibt es im Job, aber auch im Privatleben. Es lohnt sich auf jeden Fall, motivierter, erfolgreicher und glücklicher zu werden, weil man mehr Zeit mit den Dingen verbringt, die man möchte.

Wie funktioniert Zeitmanagement? - Mehr lesen...

Damit man seine Zeit optimieren kann, muss man sich erst mal klar werden, wo die ganze Zeit bleibt. Man kommt also nicht um eine anständige Bestandsanalyse herum, auch wenn dies erst mal Zeitaufwand bedeutet. Am besten schreiben Sie vier Wochen lang alles auf, was Sie so tun. Mit Outlook geht das ganz leicht: Führen Sie einfach Ihre Aufgabenliste und löschen Sie erledigte Aufgaben nicht, sondern kennzeichnen Sie diese als erledigt. Denn dann können Sie die erledigten Aufgaben als Bestandsanalyse nutzen. Wenn Sie wissen, wo Ihre Zeit bleibt, können Sie davon Optimierungspotenziale ableiten und Methoden und Strategien entwickeln, die letztendlich Zeit sparen.

Mit den richtigen Techniken und vor allem mit guter Planung können Sie nun Schritt für Schritt Ihr Zeitmanagement mit Outlook optimieren. Dafür gibt es drei Grundregeln.

1) Alles an einer Stelle aufschreiben

Das klappt mit der Aufgabenliste von Outlook am besten. Tragen Sie eine Aufgabe nicht mehr im Kalender ein oder auf einen Notizzettel. Sie verschwenden viel Zeit, wenn Sie Aufgaben an verschiedenen Stellen verwalten, denn so können Sie diese nicht miteinander vergleichen und priorisieren.

2) Alles priorisieren

Wenn Sie morgens aufstehen und keinen Plan haben, was und in welcher Reihenfolge Sie an diesem Tag erledigen möchten, verschwenden Sie Ihre Zeit meistens mit unwichtigen Dingen. Priorisieren Sie alle Aufgaben mit der ABC-Analyse, unabhängig davon, ob es sich um eine Email, das Lesen eines PDF-Anhangs, einen Rückruf oder etwas anderes handelt.

3) Nach dieser Priorisierung die Aufgaben erledigen

Das ist oft der schwierigste Teil dieser 3 Zeitmanagement-Regeln, denn nun muss man vielleicht auch mal Nein sagen, weil man im Business andere Prioritäten setzt. Oder man muss sich unliebsamen Aufgaben widmen, die man lieber vor sich herschieben würde. Finden Sie die passenden Techniken und Strategien, die zu Ihnen, Ihrer Arbeitsweise und Ihrem Job passen. Es gibt kein allgemeingültiges Zeitmanagement für alle. Deshalb führen wir auch nur bedarfsorientierte Schulungen durch. Jedes Training ist anders – genauso wie die Gruppe und die Teilnehmer. Und genau das macht es spannend und so gut.

Wie lerne ich Zeitmanagement? - Mehr lesen...

Zeitmanagement kann man wirklich lernen, aber es gehört auch schon Selbstmanagement und etwas Durchhaltevermögen dazu und natürlich und das vor allem: die richtigen Techniken. Setzen Sie sich auf jeden Fall Ziele, am Anfang am besten kurzfristige Ziele. An diese können Sie sich mit einer Aufgabenserie in Outlook erinnern. Und dann setzen Sie Ihr Zeitmanagement in kleinen Schritten, aber über einen längeren Zeitraum um. Einer der größten Fehler im Zeitmanagement ist, sich nicht die Zeit für die Planung zu nehmen. Probieren Sie verschiedene Arbeitstechniken aus, bevor Sie die passende für sich selbst finden. In unseren Schulungen zu Zeitmanagement mit Outlook stellen wir verschiedene Arbeitstechniken vor, die mit Outlook umsetzbar sind:

  • Zeitplanung mit der ToDo-Liste in Outlook
  • Priorisierung aller Aufgaben nach der ABC-Analyse
  • Zeitplanung in der geteilten Ansicht von Outlook, in der man Termine und Aufgaben in einer Ansicht sieht.
  • Die Umsetzung des Pareto-Prinzip, beispielsweise in dem man die E-Mail-Ablage reduziert und Emails mit nur einem Klick ablegt, jede Email nur 1 x anfasst und sie dann aus dem Posteingang entfernt usw.

Wenn Sie lieber im Selbststudium lernen, finden Sie hier ein Buch zu Zeitmanagement mit Outlook. Sie können sich auch jederzeit zu unserem offenen Webinar Zeitmanagement mit Outlook anmelden.

Das sind die größten Zeitfresser in Outlook - Mehr lesen...

Wenn Sie das Gefühlt haben, dass Sie ineffizient arbeiten, liegt das meistens an folgenden Organisationsfehlern:

  • Sie tragen Aufgaben im Kalender ein.
  • Wichtige E-Mails flaggen Sie.
  • Sie haben eine umfangreiche Ordnerablage.
  • Wiederkehrende Texte kopieren Sie aus alten E-Mails heraus.
  • Den Posteingang nutzen Sie als To-do-Liste, Sie setzen E-Mails also wieder auf ungelesen.
  • Sie glauben, dass die Suchfunktion die Leiste oberhalb Ihrer E-Mails ist.

In dieser Zeitmanagement mit Outlook Schulung merzen wir diese Fehler aus.

Zeitmanagement mit Outlook kann man lernen - Mehr lesen...

Viele organisieren sich mehr schlecht als recht mit Outlook. Eine herkömmliche Zeitmanagement Schulung bringt hier keine zufriedenstellende Lösung, weil nicht genug auf Outlook eingegangen wird. Und „normale“ Outlook Schulungen zeigen nur, wie man das Programm anwendet, aber nicht, wie jeder Einzelne Outlook für sich optimal einrichtet und wie man viel Zeit sparen kann.

Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie umfangreiche Ordnerstrukturen auflösen und stattdessen die Suchfunktion gekonnt nutzen. Wir richten gemeinsam mit Ihnen die Aufgabenliste in Outlook ein und verschieben Ihre Aufgaben aus dem Kalender in die Aufgabenliste. Auch das Schicken von E-Mails an sich selbst erübrigt sich mit dem praxistauglichen Einsatz von Kategorien. All die vorgenannten Zeitfresser werden wir mit Ihnen gemeinsam auflösen. Versprochen!

Aufgaben priorisieren nach der ABC-Analyse auch in Outlook - Mehr lesen...

Dies ist ein kleiner Tipp aus der Schulung „Zeitmanagement mit Outlook“:

Priorisieren Sie alle Aufgaben mit der ABC-Analyse. Bearbeiten Sie also zunächst die Aufgaben, die wichtig und dringend sind, dann die Aufgaben, die wichtig sind, aber noch Zeit haben und erst danach die übrigen Aufgaben. Mit Aufgaben meine ich Todos, die sich aus E-Mails ergeben, aber auch telefonisch oder persönlich an Sie herangetragen werden.

In der elektronischen Aufgabenliste von Outlook wenden Sie die ABC-Analyse an, indem Sie die Aufgaben einfach per Drag & Drop in die entsprechende Reihenfolge ziehen. So arbeiten Sie viel effizienter, lassen nach Feierabend die Aufgaben gedanklich im Büro und vermeiden, dass Sie am nächsten Morgen zuerst die Aufgaben herauspicken, auf die Sie Lust haben – und das sind selten die A-Aufgaben. Denn wenn Sie sich (am besten am Vortag kurz vor Feierabend) eine sinnvolle Reihenfolge für Ihre Aufgaben zurechtgelegt haben, werden Sie auch eher motiviert sein, diese am nächsten Morgen einzuhalten. Weitere Tipps im Blog.

Outlook mit ToDo App, Planner und MS Teams verknüpfen - Mehr lesen...

Viele Menschen arbeiten nicht nur mit Outlook, sondern auch mit anderen Microsoft Programmen. In diesem Seminar zu Zeitmanagement mit Outlook zeigen wir Ihnen auch auf Wunsch, wie Sie die Outlook Aufgaben auf dem Handy verwalten, die Tasks aus MS Teams mit den Aufgaben in Outlook zusammenführen oder wie Sie die Outlook-Aufgaben in der ToDo-App sehen oder Planner in Outlook einbinden. Da die Trainer von Treutlein Seminare einige Apps beherrschen, beantworten wir auch gerne Ihre Fragen zu Planner, DoDo, Teams, Forms, OneDrive und anderen Apps, wenn die Zeit dafür reicht.

Tipps & Tricks zu Zeitmanagement mit Outlook - Mehr lesen...

Als kostenlosen Service stellen wir regelmäßig Fachartikel in unseren Blog ein. Hier finden Sie viele Tipps, wie Sie sich besser organisieren können.

Vielen Dank für die sehr gute Präsenz-Schulung. Mein Ziel „Zeitmanagement durch effektives Nutzen von Outlook“ ist zu 100 % erfüllt. Ich konnte das Erlernte sofort umsetzen, habe seitdem einen aufgeräumten Schreibtisch und arbeite viel zeitsparender. Vielen Dank dafür!

Silvia Böhler
Silvia BöhlerGeschäftsführung Midas Pharma

Bei diesem extrem nützlichen Seminar ging es keineswegs nur um die bessere Beherrschung eines E-Mail-Programms, sondern um eine durchdachte Selbstorganisation, die der E-Mail-Flut Einhalt gebietet und enorme Effizienzgewinne ermöglicht. Und wer bräuchte diese Entlastung nicht?

Patrick Schwarzkopf
Patrick SchwarzkopfGeschäftsführer VDMA Robotik + Automation

Ich möchte noch einmal das Seminar Zeit- und Selbstmanagement reflektieren: Die geschulten Systeme mit den Tipps helfen mir dabei meine Aufgaben strukturiert abzuarbeiten, keine Aufgaben zu vergessen und eine Priorisierung der Aufgaben zur gezielten Abarbeitung zu haben. Besonders gut hat mir die fachliche Kompetenz und die individuelle und auf jeden Teilnehmer eingehende Schulung gefallen. Ich werde diese Schulung besonders an meine Kollegen weiterempfehlen.

Peter Thommet
Peter Thommetthyssenkrupp Bilstein GmbH, Prozessentwicklung

Diese 2-tägige Outlook-/OneNote-Schulung erleichtert mir die Organisation meiner Arbeit als Geschäftsführer sehr. Die Themen waren so praxisnah und punktgenau, dass ich davon 80 % sofort in meinen Arbeitsalltag integrieren konnte. Direkt in der Schulung habe ich an meinem Laptop die empfohlenen Einstellungen vorgenommen, meinen Outlook umstrukturiert, aufgeräumt und neu organisiert. Mein Postfach ist nun trotz identischer Mailflut stets übersichtlich, meine Aufgaben bestens organisiert und meine Notizen in OneNote gut aufgehoben. Ich bin absolut überzeugt von Karinas Konzept. Sie bringt Outlook und Selbstmanagement professionell zusammen. Ebenso die perfekte Verzahnung von desktop-, handy- und tabletbasiertem Arbeiten wurde praxisnah geschult. Zwei Tage in diese Schulung zu investieren hat sich wirklich gelohnt und hat mir einen regelrechten Effizienzschub in meiner täglichen Arbeit gegeben. Vielen Dank dafür und weiterhin so klasse Schulungen!

Dr. Reinhard Heister
Dr. Reinhard HeisterGeschäftsführer VDMA Elektrische Automation

Ich muss nochmal ein ganz großes Lob aussprechen: Der Kurs hat mir richtig gut gefallen und mir – wie ich jetzt im Arbeitsalltag sehe – sehr viel gebracht. Die Zeitersparnis ist definitiv da. Ich arbeite, wie empfohlen damit, Emails nur einmal anzufassen – entscheide sofort was ich mit den Emails anstelle und verschiebe Sie mit den Quick Steps. Ich benenne Emails mit einem eindeutigen Betreff, jetzt reicht die Masterablage definitiv als alleiniger Ordner aus. Ich habe schon 1/3 der bisher sehr tiefen Ordnerstruktur aufgelöst und bemerkt, dass hier viele unwichtige Emails abgelegt waren. Was mir auch sehr viel bringt ist der Tipp, Informationen an einen Ort zusammen zu schreiben. Ich nutze One Note und versuche in Outlook keine Emails mehr suchen zu müssen, weil ich die Informationen kurz und knackig mit Inhalt abspeichere. Außerdem vergesse ich nicht, Informationen nochmal nachzuhaken, mit der Antworten 1 Woche Kategorie. Auch die Aufgaben, welche in einer Liste aufgezählt sind, tun mir sehr gut. Ich gehe mit keinem schlechten Gewissen mehr nach Hause bzw. ins Wochenende und kann Geistesblitze, welche ich noch abarbeiten muss schnell notieren und es geht nichts verloren.

Carmen Schnepf
Carmen SchnepfStrategic Purchasing Storage Systems, Supply Chain Management, IBC Solar AG

Ich als Informatiker hätte nicht gedacht, dass ich neben den täglich genutzten Funktionen noch so viel Neues lernen kann. Normalerweise arbeitet man nur mit den Grundfunktionen. Um tiefer in Outlook einzusteigen, fehlte mir einfach die Zeit. Jetzt weiß ich alles, um meinen E-Mail-Flow und meine Aufgaben besser zu organisieren. Das Erlernte habe ich im Coaching direkt an meinem Laptop umgesetzt. Ich habe Vieles gelernt und meine Ziele mit dieser Outlookschulung erreicht, z. B. wie ich die elektronische Aufgabenliste nutzen kann. Danke!

Attila, Nagy Abonyi
Attila, Nagy AbonyiProgrammierer, Hans Geis GmbH

Sehr professionelles Seminar. Frau Treutlein ist eine äußerst praxisorientierte Dozentin. Sehr zu empfehlen. Zeitspartipps für Outlook ist ein „must have“ bei der persönlichen Seminarauswahl. Kosten für das Seminar spielen sich nach geschätzt ein bis zwei Quartalen wieder ein.

Sebastian Hoffmann
Sebastian HoffmannStandortleiter Geis Industrie-Service GmbH

Ein Seminar aus der Praxis für die Praxis! Unsere Erwartungen wurden voll erfüllt. Besonders hervorzuheben ist, dass die Seminarinhalte sofort umgesetzt werden und im Anschluss sofort mit dem neuen System gearbeitet wurde. Durch die lockere Atmosphäre während des Seminars waren alle Teilnehmer mit Spaß bei der Sache und arbeiteten motiviert mit. Sie haben die Gruppe sehr gut eingeschätzt und den Mix aus Spaß und Ernsthaftigkeit super hinbekommen. Vielen Dank noch einmal für die 2 gelungenen Seminartage.

Jürgen Dursch
Jürgen DurschAbteilungsleitung Distribution Deutschland, IBC Solar AG

An dem Seminar „Zeitspartipps in Outlook“ haben mir besonders gut die Inhalte zur Aufgabenliste gefallen. Seither ist mein Posteingang jeden Feierabend leer und auch die Aufgabenliste zum aktuellen Tag abgearbeitet (oder zumindest noch nicht erledigte Aufgaben neu terminiert). Und ich muss ehrlich sagen, dass ich mit einem viel besseren Gefühl am Ende eines Tages meinen Laptop herunterfahre. Ich kann das Seminar von daher nur jedem empfehlen, der sich die Organisation seines Arbeitsalltages erleichtern und wertvolle Zeit beim Suchen von E-Mails, Planen von Aufgaben und Aufräumen seiner Postfächer sparen will.

Julia Türk
Julia TürkGeis Group

Karina hat mich auf sehr charmante Weise zum Umdenken bei Outlook bewegt. Obwohl ich dachte, bei Outlook viele Funktionen zu kennen, habe ich viel aus der Schulung mitnehmen können. Denn nicht das Outlook per se, sondern der methodische Umgang mit Anfragen und Aufgaben sind im Fokus. Viele kleine und größere Tipps helfen mir im Alltag, effizient durch eine Dschungel an Anfragen zu kommen. Ich strukturiere in 30 min mein Postkasten und weiß, was genau jetzt, heute und die nächsten Tage ansteht. 20 E-Mails bedeuten für mich nicht mehr 20 einzelne Aufgaben. Einfach Top. Ich habe die Schulung bereits in meinem Team empfohlen!

Dr. Christian Mosch
Dr. Christian MoschVDMA-Forum Industrie 4.0

Ein Outlook-Seminar mit Karina Treutlein ist viel mehr, als nur Funktionen einer Bürosoftware kennen zu lernen: Frau Treutlein führte uns mit viel fränkischem Herz in die ungeahnten Potenziale der Selbstorganisation: Plötzlich ist der Bildschirm-Arbeitsplatz aufgeräumt und effizient strukturiert, E-Mails kategorisiert, Aufgaben übersichtlich priorisiert – und die Zeitersparnis unmittelbar zu spüren. Besonders empfehlenswert ist ein ergänzendes kurzes Coaching am Arbeitsplatz, wie es bei uns möglich war. Damit konnten wir das Vermittelte sofort effektiv in die Praxis des individuellen Arbeitsumfelds umsetzen. Vielen Dank!

Hauke Schlegel
Hauke SchlegelGeschäftsführer VDMA Hamburg

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Karina Treutlein, GF Treutlein Seminare