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Planner archivieren oder Planner löschen

In diesem Beitrag erfährst du, ob du einen Plan in Planner archivieren oder Planner löschen kannst und falls ja, wie du das sicher Schritt-für Schritt machst. Los gehts!

Was passiert mit Planner nach Projektende?

Nach Abschluss eines Microsoft Planner Plans hast du drei Optionen:

  1. Entferne dich selbst aus dem Plan: Wenn du nicht der alleinige Administrator bist, kannst du den Plan verlassen, wodurch er aus deinem Planner-Hub (Übersicht über deine Projektpläne) entfernt wird. Für die anderen Planmitglieder bleiben deine Dateien, Aufgaben, Unterhaltungen und andere Elemente des Plans beibehalten.
  2. Lösche den Plan (Anleitung folgt gleich).
  3. Unternimm nichts: Es spricht nichts dagegen, den Plan einfach stehen zu lassen, wenn das Projekt für dich abgeschlossen ist. Er wird weiterhin in deinem Planner-Hub angezeigt, du hast jedoch die Möglichkeit, ihn aus deinen bevorzugten Plänen zu entfernen, sodass du dich nur auf deine aktuelle Arbeit konzentrieren kannst. Es ist sinnvoll, alte Pläne (siehe Option 2) später zu bereinigen, doch es spricht auch absolut gar nichts dagegen, einen Plan eine Zeit lang unverändert beizubehalten, um sicherzustellen, dass deine/eure Dateien, Unterhaltungen, Notizen und die anderen Informationen noch verfügbar sind.

Microsoft Planner archivieren

Ob du einen Plan in Microsoft Planner archivieren kannst oder nicht, hängt davon ab, mit welcher Lizenz von Planner du arbeitest. Es gibt nämlich verschiedene Lizenzmodelle zu Microsoft Planner.

Falls du mit der kostenfreien Planner-Lizenz arbeitest, die du in Microsoft Teams mit einem normalen Microsoft-365-Konto verwenden kannst, ist das Archivieren von Planner-Plänen leider nicht möglich. Das ist die Version, die quasi mit den monatlichen Kosten für dein Microsoft-Konto bereits abgedeckt sind. Möchtest du Pläne archivieren können, brauchst du eine andere Planner-Lizenz, die zusätzlich kostet.

Microsoft Planner löschen

Einen Plan in Planner kannst du in jedem Lizenzmodell löschen. Nachfolgend erkläre ich dir Schritt für Schritt wie das geht. Was mit Dateien passiert, die evtl. in einem Plan genutzt wurden, erfährst du anschließend.

Nur Besitzer einer M365-Gruppe, also Besitzer eines Teams in Microsoft Teams, können einen Plan löschen. Bei den anderen Team-Mitgliedern ist der Befehl zum Löschen eines Planers nicht vorhanden. Ein Plan kann nicht in Microsoft Teams gelöscht werden, dort siehst du nur die Verknüpfung zu Planner bzw. zu diesem einen Plan. Ein Plan lässt sich nur in Planner Online löschen.

Kurzanleitung Planner löschen aus einem Team

  • Navigiere in Microsoft Teams zu dem Team, in dem der Planner verwendet wird.
  • Klicke neben dem Register des Kanals bzw. neben der Planner Registerkarte auf den Abwärtspfeil und klicke dort auf Im Browser öffnen.
  • Öffne in Planner Online neben dem Namen des Plans auf die drei Punkte und dort auf Plandetails.
  • Scrolle am rechten Rand ganz nach unten und klicke dort auf Diesen Plan löschen. Wie gesagt, diesen Befehl sieht nur der Besitzer des Plans.
  • Aktiviere das Kontrollkästchen vor „Ich habe verstanden, dass dieser Plan und alle darin enthaltenen Aufgaben endgültig gelöscht werden.“ und bestätige die Sicherheitsabfrage mit Löschen.
Planner Schulung
Planner archivieren oder Planner löschen

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Planner Schulung

Microsoft Planner 365 Praxishandbuch

Planner Handbuch Microsoft 365

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Planner Anleitung

Microsoft 365 Planner aus Kanal Register entfernen

Wenn du einen Plan über Planner Online löscht, wird die Registerkarte im Kanal nicht auch automatisch entfernt. Wenn du die Registerkarte dort nochmals öffnen möchtest, wird eine Fehlermeldung angezeigt. Die Lösung: Schließe einfach die Registerkarte, indem du neben dieser auf den kleinen Pfeil klickst und dort Entfernen auswählst. Denn damit entfernst du nur die Verknüpfung, nicht den Plan. Der wurde ja bereits gelöscht, daher auch die Fehlermeldung. Logisch, oder?

Planner Dateien löschen

Wenn du einen Plan löscht, werden evtl. darin enthaltenen Dateien und Dokumente nicht gelöscht. Das liegt daran, dass in Planner-Aufgaben nur Verknüpfungen zu Dateien und Dokumente sind. Die Dateien und Dokumente selbst liegen auf der SharePoint Bibliothek des Teams bzw. der M365-Gruppe. Das Löschen eines Plans oder einer Aufgabe wirkt sich also nicht auf Dateien aus, die in eine Planner-Aufgabe verknüpft waren.

Microsoft Planner Papierkorb

Nachdem ein Plan gelöscht wurde, gibt es keine Möglichkeit mehr zum Wiederherstellen des Plans. Es gibt also keinen Planner Papierkorb, weder für Aufgaben noch für ganze Pläne. Lediglich die Dateien bleiben erhalten, wie vorher beschrieben.

Tipp zu Dateimanagement in Planner

In Planner Schulungen höre ich immer wieder, dass die Teammitglieder dort den Notizbereich einer Aufgabe nutzen, um wichtige Informationen zu hinterlegen. Da gelöschte Inhalte nicht wiederhergestellt werden können, halte ich das für riskant. Meine Empfehlung daher ist, ein Dokument auf der SharePoint-Bibliothek abzulegen (Register Dateien), dieses dann in eine Aufgabe zu verknüpfen und dort wichtige Informationen zu hinterlegen. Falls eine Aufgabe oder gar der ganze Plan dann gelöscht wird, bleiben trotzdem diese wichtigen Informationen erhalten.

Tipps, Seminare und Schulungen zu Microsoft Planner 365

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Planner Schulung und Webinar