Outlook Schulungen
Zu Outlook bieten wir E-Learning an oder Firmenschulungen zu Outlook, z. B. Zeitmanagement mit Outlook oder Schulungen zum neuen Outlook für Windows 365.
Erster Tipp zum neuen Microsoft Outlook 365 – E-Mail zeitverzögert senden
Wenn du eine E-Mail erstellst, aber erst später senden möchtest, klickst du in einer geöffneten E-Mail neben dem Senden-Button auf den Abwärtspfeil und hier auf Senden planen. Entweder wählst du hier einen vorgeschlagenen Zeitpunkt für das Senden aus oder klickst auf Benutzerdefinierte Zeit, wählst hier Tag und Uhrzeit und klickst auf Senden.
Im klassischen Outlook hat sich die E-Mail in den Postausgang gelegt, aber den Ordner „Posteingang“ gibt es im neuen Outlook nicht mehr, also legt sich die E-Mail in den Entwürfe-Ordner.
Email Tipps zum neuen Outlook für Windows 365 – An Email erneut erinnern im neuen Outlook für Windows 365
Allein für die Erneut-Erinnern-Funktion liebe ich das neue Outlook für Windows schon jetzt. Wenn du auf der Startseite eine E-Mail markiert hast, findest du rechts oben im Menü den Befehl Erneut erinnern. Mit einem Klick darauf kannst du einen Zeitpunkt auswählen. Sobald du eine Auswahl getroffen hast, verschwindet die E-Mail aus dem Posteingang und wird in den Ordner Erneut erinnern aktiviert verschoben.
Dieser Ordner wird automatisch erstellt, wenn du die Erneut-Erinnern-Funktion zum ersten Mal verwendest, zu sehen ist er dann auch im bisherigen Outlook, falls du noch damit arbeitest. Zum ausgewählten Zeitpunkt dann wird die E-Mail wieder in den Posteingang verschoben. Genial, oder?
Tipps neues Outlook Windows 365 von Microsoft – Suchordner Kategorien neues Outlook
Wenn du einen Suchordner erstellst, wirst du feststellen, dass die Möglichkeiten gegenüber dem bisherigen Outlook eingeschränkt sind. Was ich sofort vermisst habe, ist der Suchordner, der nach einer Kategorie filtert. Aber dafür gibt es eine gute Alternative: Markiere eine E-Mail und klicke rechts oben auf Kategorisieren und dort auf Kategorien verwalten oder optional wie auf dem Screenshot rechts in den Ansichtseinstellungen bei Konten auf Kategorien und dort hinter der gewünschten Kategorie auf das Sternchen-Symbol.
Sofort wird der entsprechende Suchordner links in der Ordnerleiste bei den Favoriten angezeigt. In diesen Kategorien-Suchordnern sieht man nicht nur wie bisher die verknüpften kategorisierten E-Mails, sondern auch – und das ist neu im neuen Outlook – alle anderen Elemente aus Outlook mit dieser Kategorie, also beispielsweise Kalendereinträge.
Vierter E-Mail Tipp zum neuen Outlook für Windows 365 -Outlook neu Email anheften
Auch toll ist die Anheftfunktion für E-Mails. Wenn du im Posteingang einen Rechtsklick auf eine E-Mail machst und dort Anheften auswählst, wird die E-Mail im Posteingang ganz oben angeheftet. Um die angeheftete E-Mail wieder zu lösen, machst du erneut einen Rechtsklick auf die Mail und wählst dort den Gegenbefehl Lösen aus. Diese Funktion kennst du vielleicht aus dem Chat von Microsoft Teams. Jetzt gibt es sie auch im neuen Outlook von Microsoft 365.
Fünfter E-Mail Tipp zu Microsoft Outlook 365 – Mail zurückrufen | Mail Rückruf
Bisher konntest du in Outlook nur Nachrichten zurückrufen, wenn diese bei einer Kollegin oder einem Kollegen noch ungelesen im Posteingang lagen. Im Januar 2024 ist mir dann zum ersten Mal bei einem Kunden aufgefallen (im herkömmlichen Outlook), dass man eine E-Mail auch zurückrufen und somit beim Empfänger löschen kann, wenn diese E-Mail bereits gelesen war oder auch, wenn sie bereits in einen anderen Ordner abgelegt worden war. Krass oder?
Beim neuen Outlook für Windows ist das zwar auch noch möglich, aber zumindest wird es hier von Microsoft klar kommuniziert bzw. formuliert. Um im neuen Outlook 365 eine Nachricht zurückzurufen, navigierst du zu dieser in den gesendeten Elementen, machst einen Rechtsklick darauf und wählst bei den Weiteren Aktivitäten > Nachricht zurückrufen. Im NEUEN Outlook ist nun klar formuliert, was passiert. Hier steht nun plötzlich nichts mehr von Posteingang oder ungelesen wie beim alten Outlook. Hier steht Postfächer und das ist wirklich wörtlich zu nehmen.
Unabhängig davon, ob der Empfänger der E-Mail die Nachricht gelesen hat oder nicht und auch völlig egal, in welchen Ordner er sie abgelegt hat, kann diese vom Absender nun einfach gelöscht werden. Aber zumindest erhält die Person, bei der die E-Mail gelöscht wird, eine Informations-E-Mail über den Rückruf. Das war beim bisherigen Outlook nur der Fall, wenn der Rückruf nicht geklappt hatte. Der Absender erhält auch einen Rückrufbericht, wie hier dargestellt.
Also kurz zusammengefasst: Du kannst eine E-Mail bei dir ablegen und der Absender kann sie irgendwann wieder löschen. Meist nur für einen begrenzten Zeitraum, aber immerhin. Deine Organisation kann das übrigens regeln!
Sechster Microsoft Outlook 365 Tipp für E-Mails – E-Mail senden rückgängig machen
Kennst du das? Just in dem Moment, in dem du auf Senden klickst, schießt dir der Gedanke in den Kopf: „Ups, die Anlage!“. Für schnelle Finger hat Microsoft endlich eine Lösung entwickelt: Wenn Du im neuen Outlook von Windows in den Ansichtseinstellungen auf das Register Verfassen und Antworten klickst, findest du hier den Befehl Senden rückgängig machen. Wenn du hier z. B. einstellst, dass das Senden deiner Nachrichten noch 5 Sekunden abgebrochen werden kann, wird dir nach einem Klick auf Senden noch 5 Sekunden ein Hinweis eingeblendet, mit dem du das Senden abbrechen kannst. Die Mail öffnet sich dann im Entwürfe-Modus. Entschuldigung, ist das mal genial?
Diesen und viele weitere Tipps werde ich auf jeden Fall in mein neues Outlook-E-Learning aufnehmen, welches Unternehmen zur Schulung Ihrer Mitarbeiter erwerben können. Melde dich gerne bei Interesse.
E-Mail Tipps zum neuen Outlook für Windows 365 – Benachrichtigung deaktivieren
Im bisherigen Outlook konntest du nur das Benachrichtigungsfenster für neue E-Mails deaktivieren, welches bei jeder neuen E-Mail rechts unten aufpoppte. Wenn du nun in den Ansichtseinstellungen im Register Allgemein auf Benachrichtigungen klickst, lassen sich nun auch die Benachrichtigungen für Reaktionen, Erwähnungen, Kommentare, Bearbeitungen usw. anpassen. Natürlich kannst du hier auch das Benachrichtigungsfenster für die neuen E-Mails anpassen wie bisher.
Weiterführende Informationen zu Microsoft Outlook
Diese Outlook Tipps gelingen dir sowohl in Outlook 2016, Outlook 2019, im klassischen Microsoft Outlook 365 und auch im neuen Microsoft Outlook für Windows 365. Outlook Tipps, Seminare und Schulungen zu Outlook 365
