1. Tipp: E-Mail zeitverzögert senden Microsoft Outlook Neu
Wenn Sie eine E-Mail erstellen, aber erst später senden möchten, klicken Sie in einer geöffneten E-Mail neben dem Senden-Button auf den Abwärtspfeil und hier auf Senden planen. Entweder wählen Sie hier einen vorgeschlagenen Zeitpunkt für das Senden aus oder Sie klicken auf Benutzerdefinierte Zeit, wählen hier Tag und Uhrzeit und klicken auf Senden. Im lange verwendeten Outlook hat sich die E-Mail in den Postausgang gelegt, aber den Ordner „Posteingang“ gibt es im neuen Outlook nicht mehr, also legt sich die E-Mail in den Entwürfe-Ordner.
2. Tipp: An Email erneut erinnen im neuen Outlook
Allein für die Erneut-Erinnern-Funktion liebe ich das neue Outlook schon jetzt. Wenn Sie auf der Startseite eine E-Mail markiert haben, finden Sie rechts oben im Menü den Befehl Erneut erinnern. Mit einem Klick darauf können Sie einen Zeitpunkt auswählen. Sobald Sie eine Auswahl getroffen haben, verschwindet die E-Mail aus dem Posteingang und wird in den Ordner Erneut erinnern aktiviert verschoben. Dieser Ordner wird automatisch erstellt, wenn Sie die Erneut-Erinnern-Funktion zum ersten Mal verwenden, zu sehen ist er dann auch im bisherigen Outlook, falls Sie noch damit arbeiten. Zum ausgewählten Zeitpunkt dann wird die E-Mail wieder in den Posteingang verschoben. Genial, oder?
3. Tipp: Suchordner Kategorien neues Outlook
Wenn Sie einen Suchordner erstellen, werden Sie feststellen, dass die Möglichkeiten gegenüber dem bisherigen Outlook stark eingeschränkt sind. Was ich sofort vermisst habe, ist der Suchordner, der nach einer Kategorie filtert. Aber dafür gibt es eine gute Alternative: Markieren Sie eine E-Mail und klicken Sie rechts oben auf Kategorisieren und dort auf Kategorien verwalten oder optional wie auf dem Screenshot rechts in den Ansichtseinstellungen bei Konten auf Kategorien und dort hinter der gewünschten Kategorie auf das Sternchen-Symbol. Sofort wird der entsprechende Suchordner links in der Ordnerleiste bei den Favoriten angezeigt. In diesen Kategorien-Suchordnern sieht man nicht nur wie bisher die verknüpften kategorisierten E-Mails, sondern auch – und das ist neu im neuen Outlook – alle anderen Elemente aus Outlook mit dieser Kategorie, also beispielsweise Kalendereinträge.
4. Tipp: Outlook neu – Email anheften
Auch toll ist die Anheftfunktion für E-Mails. Wenn Sie im Posteingang einen Rechtsklick auf eine E-Mail machen und dort Anheften auswählen, wird die E-Mail im Posteingang ganz oben angeheftet. Um die angeheftete E-Mail wieder zu lösen, machen Sie erneut einen Rechtsklick auf die Mail und wählen dort den Gegenbefehl Lösen aus. Diese Funktion kennen Sie vielleicht aus dem Chat von Microsoft Teams. Jetzt gibt es sie auch im neuen Outlook von Microsoft.
5. Tipp: Im neuen Outlook Mail zurückrufen
Bisher konnte man in Outlook nur Nachrichten zurückrufen, wenn diese bei einer Kollegin oder einem Kollegen noch ungelesen im Posteingang lagen. Im Januar 2024 ist mir dann zum ersten Mal bei einem Kunden (übrigens mit einer hervorragenden IT-Abteilung) aufgefallen (im herkömmlichen Outlook), dass man eine E-Mail auch zurückrufen und somit beim Empfänger löschen kann, wenn diese E-Mail bereits gelesen war oder auch, wenn sie bereits in einen anderen Ordner abgelegt worden war. Krass oder? Beim neuen Outlook ist das zwar auch noch möglich, aber zumindest wird es von Micrsoft klar formuliert. Um im neuen Outlook eine Nachricht zurückzurufen, navigieren Sie zu dieser in den gesendeten Elementen, machen einen Rechtsklick darauf und wählen bei den Weiteren Aktivitäten > Nachricht zurückrufen. Im NEUEN Outlook ist nun klar formuliert, was passiert. Hier steht nun plötzlich nichts mehr von Posteingang oder ungelesen wie beim alten Outlook. Hier steht Postfächer und das ist wirklich wörtlich zu nehmen. Unabhängig davon, ob der Empfänger der E-Mail die Nachricht gelesen hat oder nicht und auch völlig egal, in welchen Ordner er sie abgelegt hat, kann diese vom Absender nun einfach gelöscht werden. Aber zumindest erhält die Person, bei der die E-Mail gelöscht wird, eine Informations-E-Mail über den Rückruf. Das war beim bisherigen Outlook nur der Fall, wenn der Rückruf nicht geklappt hatte. Der Absender erhält auch einen Rückrufbericht, wie hier dargestellt. Also kurz zusammengefasst: Sie können einen E-Mail bei sich ablegen und der Absender kann sie irgendwann wieder löschen.
6. Tipp: E-Mail senden rückgängig machen im Outlook 2.0
Kennen Sie das? Just in dem Moment, in dem Sie auf Senden klicken, schießt Ihnen der Gedanke in den Kopf: „Ups, die Anlage!“. Für schnelle Finger hat Microsoft endlich eine Lösung entwickelt: Wenn Sie im neuen Outlook in den Ansichtseinstellungen auf das Register Verfassen und Antworten klicken, finden Sie hier den Befehl Senden rückgängig machen. Wenn Sie hier z. B. einstellen, dass das Senden Ihrer Nachricht noch 5 Sekunden abgebrochen werden kann, wird Ihnen nach einem Klick auf Senden noch 5 Sekunden ein Hinweis eingeblendet, mit dem Sie das Senden abbrechen können. Die Mail öffnet sich dann im Entwürfe-Modus. Entschuldigung, ist das mal genial? Diesen und viele weitere Tipps werde ich auf jeden Fall in mein neues Outlook-E-Learning aufnehmen, welches Unternehmen zur Schulung Ihrer Mitarbeiter erwerben können. Melden Sie sich gerne bei Interesse.
7. Tipp: Outlook neu Benachrichtigung deaktivieren
Im bisherigen Outlook konnten Sie nur das Benachrichtigungsfenster für neue E-Mails deaktivieren, welches bei jeder neuen E-Mail rechts unten aufpoppte. Wenn Sie nun in den Ansichtseinstellungen im Register Allgemein auf Benachrichtigungen klicken, lassen sich nun auch die Benachrichtigungen für Reaktionen, Erwähnungen, Kommentare, Bearbeitungen usw. anpassen, und natürlich auch das Benachrichtigungsfenster für die neuen E-Mails wie bisher.
8. Tipp: Kalenderwochen anzeigen neues Microsoft Outlook
Um Kalenderwochen im neuen Outlook-Kalender einzublenden, klicken Sie im Register Anzeigen in den Kalendereinstellungen im Register Ansicht vor Kalenderwochen anzeigen und aktivieren somit diese Funktion. Auch neu und richtig gut ist, dass man nach einer Änderungseinstellung nicht mehr nach unten scrollen muss, um zu Speichern, sondern dass der Button direkt angezeigt wird, und Sie somit das Speichern nicht mehr übersehen. Nach dem Aktivieren der Kalenderwochen werden diese wie bisher im Datumsnavigator und in der Monatsansicht vor dem Kalender angezeigt. Neu hinzugekommen ist die Anzeige in der Wochen- und Arbeitswochenansicht neben dem Datum direkt.
9. Tipp: An Kalendereintrag erinnnern lassen, genial im neuen Outlook
Viele reagieren eher auf eine E-Mail als auf ein Benachrichtigungsfenster. Vor allem, da durch Teams & Co. noch mehr Erinnerungen hinzugekommen sind. Im neuen Outlook ist es möglich, sich an wichtige Kalendereinträge per E-Mail erinnern zu lassen. Klicken Sie einfach in einem geöffneten Kalendereintrag im Menü bei Nicht mehr erinnern auf E-Mail-Erinnerung hinzufügen. Zum eingestellten Zeitpunkt erhalten Sie eine E-Mail in Ihren Posteingang. Das funktioniert sowohl beim Erstellen eines neuen Ereignisses als auch im Nachgang bei bereits bestehenden Kalendereinträgen.
10. Tipp: Einladung Besprechung in Bcc
Was wir bisher nur aus E-Mails kennen, gibt es nun auch endlich für Besprechungseinladungen: Den verdeckten Empfängerkreis, also eine Bcc-Funktion für Einladungen zu einer Besprechung. Öffnen Sie dazu vor dem Senden einer Besprechungseinladung links oben die Antwortoptionen und wählen Sie hier Teilnehmerliste ausblenden aus. Wenn Sie anschließend die Einladung senden, sieht keiner der Empfänger, wer sonst noch eingeladen wurde.
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