E-Mail Verteiler automatisch in Ordner verschieben
In diesem Artikel erfährst du, wie du E-Mail Verteiler automatisch in Ordner verschieben lassen kannst, und zwar ganz automatisch über Regeln und Benachrichtigungen. So kannst du dein Zeitmanagement mit Outlook optimieren.
Filtern mit dem Regelassistenten in Outlook
Der Regel-Assistent in Outlook kann ein- und ausgehende E-Mails filtern und nach deinen Vorgaben verarbeiten, beispielsweise löschen, verschieben, kategorisieren, automatisch beantworten usw. Das heißt, richtig angewendet, spart dir das viel Zeit und Arbeit.
Öffne also zunächst Outlook und gehe folgendermaßen vor, um eine Regel zu erstellen, die automatisch Verteiler E-Mails in Ordner verschieben kann. Um eine Regel anzulegen, zu löschen oder zu bearbeiten, klicke in Outlook links oben auf das Register Datei und dort auf Regeln und Benachrichtigungen verwalten. In diesem Fenster werden dir nun alle vorhandenen Regeln und Benachrichtigungen angezeigt. Ist eine Regel angehakt, wird diese aktuell auch ausgeführt.
Wenn du eine Regel bearbeiten möchtest, markiere diese, klicke im Menü auf Regel ändern und dort auf Regeleinstellungen bearbeiten.
Neue Regel erstellen: E-Mail Verteiler automatisch in Ordner verschieben
Wenn du eine neue Regel oder Benachrichtigung anlegen möchtest, klicke auf Neue Regel. Eine neue Regel besteht immer aus 5 Schritten bzw. Fenstern. In jedem Fenster werden im oberen Bereich bei Schritt 1 die Filterkriterien festgelegt und im unteren Bereich bei Schritt 2 konkretisiert. In diesem 1. Fenster legst du fest, ob du mit einer Vorlage oder einer leeren Regel beginnen willst. Meistens wirst du mit Regel ohne Vorlage starten.
Hier legst du fest, ob die Regel für ein- oder ausgehende E-Mails gelten soll. Als Beispiel zeige ich dir die Regel, wie du Verteiler-E-Mails filtern kannst, also klicke ich hier auf Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden. Im unteren Bereich startet die Regelbeschreibung.
Mit einem Klick auf Weiter gelange ich in das 2. Fenster, wo der Regelassistent nun von mir wissen will, wonach er filtern soll. Hier können eine oder mehrere Bedingungen ausgewählt werden. In unserem Beispiel möchte ich alle Verteiler-E-Mails filtern lassen, also kennzeichne ich nach Die meinen Namen im Feld AN nicht enthält. Dies wird sofort im unteren Bereich dokumentiert. Durch diese Auswahl werden alle E-Mails gefiltert, in denen meine E-Mail-Adresse weder in Cc, noch in Bcc-Feld steht. Ich bestätige mit Weiter.
Im 3. Fenster möchte der Regelassistent wissen, was mit den gefilterten E-Mails geschehen soll. Da ich mit der 1-Ordner-Ablage arbeite, kategorisiere ich die E-Mail erst, bevor ich sie in den Archiv-Ordner verschieben lasse. Eine Zusammenfassung lasse ich mir dann später in der Ordneransicht mit einem Suchordner anzeigen.
Ich markiere im oberen Bereich –> Diese in den Ordner Zielordner verschieben. Hier fällt dir vielleicht auf, dass das Wort Zielordner unterstrichen ist. Das bedeutet, dass im unteren Bereich noch eine Detailauswahl erfolgen muss. Hier wähle ich nun meinen Archivordner aus und bestätige mit OK.
Damit ich diese E-Mails in meiner Ablage identifizieren kann, lasse ich sie noch kategorisieren, indem ich im oberen Bereich Diese der Kategorie zuordnen auswähle und im unteren Bereich die entsprechende Kategorie benenne. Dazu klicke ich dort auf Kategorie, setze ein Häkchen vor die entsprechende Kategorie und bestätige meine Auswahl mit OK.
Mit einem Klick auf Weiter komme ich in ein Fenster, in dem ich bei Bedarf Ausnahmen festlegen kann, was bei mir allerdings eher selten vorkommt.
Mit einem Klick auf Weiter gelange ich in das 5. und letzte Fenster der Regel. Hier gebe ich der Regel noch einen aussagekräftigen Namen [Verteiler lesen] und kann im 2. Schritt weitere Regeloptionen festlegen. Mit einem Klick auf Fertig stellen wird die Regel gespeichert und ist ab sofort aktiv.
Übrigens: Wenn du eine Regel anlegst, die lokale Aktivitäten in Outlook betrifft – wie bei unserem Beispiel, bei dem die E-Mails ja in einen Ordner verschoben werden sollen – kommt noch ein Hinweis, dass eine Regel nur ausgeführt wird, wenn Outlook gestartet ist. Bestätige diese mit OK.
