Tipps um Outlook zu organisieren
Die besten 10 Outlook Tipps, um die Mailflut zu organisieren
Egal mit welchem E-Mail-Programm du arbeitest (Groupwise, Outlook, Thunderbird usw.), diese Outlook Tipps kannst du übergreifend anwenden, um deine E-Mail-Flut zu organisieren.
Tipp Nr. 1, um Emails zu organisieren
Wenn eine neue E-Mail eintrifft, entscheide sofort, was damit passieren soll: Entweder du löscht sie, machst eine Aufgabe daraus oder erledigst Sie sofort. Auf gar keinen Fall solltest du sie wieder auf ungelesen setzen, nur so kannst du die E-Mail-Flut eindämmen.
Tipp Nr. 2, um Outlook Mails zu organisieren
Splitte zeitaufwändige Aufgaben in Teilschritte. Lege dir dazu eine Serienaufgabe in Outlook an. So fällt es dir leichter, umfangreiche Mails zu organisieren.
Tipp Nr. 3, um Outlook zu organisieren
Plane in deinem Kalender regelmäßige Arbeitsblöcke für wiederkehrende Aufgaben ein. Bei einer großen Emailflut planst du am besten auch E-Mail-Bearbeitungsblöcke fest ein, um deine Emails zu organisieren.
Tipp Nr. 4 zum Organisieren von Outlook
Plane vorausschauend mit der ALPEN-Methode. Berücksichtige dabei auch Puffer für unvorhergesehene Ereignisse. Das einzige, was immer regelmäßig in einem Arbeitsalltag passiert, ist das Unvorhergesehene. Also fest mit einplanen – mental und schriftlich!
Tipp Nr. 5 gegen die Mail Flut
Priorisiere deine Aufgaben auf jeden Fall nach der ABC-Methode. Du musst nicht jeden Tag die ganze E-Mail-Flut bewältigen, aber immer die A-Aufgaben, die daraus resultieren. Danach kannst du dich wirklich erfolgreich fühlen!
Tipp Nr. 6, um den Überblick in Outlook zu gewinnen
Schreibe alles auf, was du zu erledigen hast, auch regelmäßige Aufgaben. Schriftlichkeit ist das A und O beim Organisieren. Das ist übrigens einer meiner wichtigsten Outlook Tipps für ein besseres Zeitmanagement mit Outlook.
Tipp Nr. 7 gegen die Email Flut
Lerne deinen Biorhythmus kennen und erledige die wichtigsten Aufgaben in deinem Leistungshoch. So vermeidest du Nacharbeiten, weil du bei konzentrationsträchtigen Aufgaben Fehler gemacht hast.
Tipp Nr. 8 um die Email Flut zu bewältigen
Reduziere Störungen: Deaktiviere das Erinnerungsfenster für neue E-Mails, Termine und Besprechungen. Und wenn wir gerade dabei sind: Nimm dir auch die Benachrichtigungen bei deinem Handy vor, für Microsoft Teams usw.
Tipp Nr. 9, um die Emailflut in Outlook zu organisieren
Bearbeite deine E-Mails im Block, so arbeitest du viel effizienter deine E-Mails ab. Mach auf keinen Fall den Fehler, dass du dich den ganzen Tag mit E-Mail-Bearbeitung beschäftigst. Noch ein kleiner Outlook Tipp am Rande: In Outlook kann man auch Offline arbeiten. Klicke dazu in der Menüleiste Senden/Empfangen ganz rechts auf Offline arbeiten. Schwups ist es so, als wenn du in den Bergen ohne Internetempfang bist. Mentaltraining erwünscht :-)!
Tipp Nr. 10, um Outlook Mails zu organisieren
Filter deinen Posteingang mit dem Regel-Assistenten und kümmere dich erst um die wichtigen und dringenden E-Mails. Lasse E-Mails automatisch löschen und in den Papierkorb verschieben. Die E-Mail-Flut stoppen geht manchmal auch über den Papierkorb :-).
Die e-Mail-Flut beherrschen ist kein Hexenwerk: Ein bisschen Organisation, eine gehörige Portion Selbstdisziplin und auch mal Nein sagen!
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