Outlook Vorlagen erstellen, verändern und löschen

In diesem Beitrag erfährst du, wie du in Microsoft Outlook Vorlagen erstellen, verändern und löschen kannst. Die ausführliche Beschreibung auf dieser Seite betrifft Outlook 365.

Arbeitest du bereits mit dem neuen Microsoft Outlook für Windows 365, findest du auf dieser Seite weiter unten auch eine Beschreibung, wie du im neuen Outlook für Windows E-Mailvorlagen öffnen kannst.

E-Mail-Vorlagen in Outlook speichern

Menschen werden sehr erfinderisch, wenn es darum geht, in Outlook eine Vorlage zu erstellen. Manche legen Texte in der E-Mail-Signatur ab, andere kopieren Text aus alten E-Mails heraus und wieder andere legen sich einen Ordner mit E-Mails an, um diese E-Mails bei Bedarf wieder zu verwenden.

Outlook Vorlage erstellen

Der einfachste, schnellste und vor allem der einzig richtige Weg, um mit Vorlagen in Outlook zu arbeiten, sind die sogenannten Schnellbausteine, oft auch Textbaustein oder Schnellvorlage genannt. Mit einer richtig angelegten Vorlage in Outlook lassen sich Texte, Tabellen, Bilder, Formatierungen, Links usw. speichern. Ob du einzelne Wörter, einzelne Absätze oder ganze Schreiben als Schnellbaustein anlegst – alles ist möglich und kinderleicht! Und übrigens lassen sich nicht nur E-Mails als Textbaustein speichern, sondern auch Besprechungsanfragen, die du häufig verwendest oder Checklisten, die du in Outlook-Aufgaben immer wieder benötigst. Der Weg ist immer der gleiche.

Einmal erstellt, kannst du eine Vorlage jederzeit verwenden, verändern oder löschen. Outlook Schnellbausteine sind übergreifend verwendbar, d. h., du kannst z. B. eine Vorlage für E-Mails erstellen und diese dann auch in Termine usw. einfügen.

E-Mail Vorlage erstellen – Outlook Schnellbaustein erstellen

• Öffne ein Element (dies kann eine neue E-Mail, eine Aufgabe, ein Kontakt oder eine Besprechungsanfrage sein).
• Füge im Textfeld alles ein, was du als Vorlage speichern möchtest.
• Markiere alles, was du speichern möchtest und klicke nun im Menü auf EINFÜGEN und dann auf SCHNELLBAUSTEINE > AUTOTEXT > AUTOTEXT IM AUSWAHL-KATALOG SPEICHERN. Speichere nicht im Schnellbausteine-Katalog!!!!
  Tipp: Abhängig von deinen Laptop-Einstellungen könnte auch die Tastenkombination Alt+F3 klappen, sobald du den Text markiert hast.
• Es öffnet sich das kleine Fenster NEUEN BAUSTEIN ERSTELLEN. Vergebe dort einen Namen für deine Vorlage. Diesen Namen benötigst du später, um den Baustein einzufügen. Tipp: Der Baustein sollte aus mindestens 4 Buchstaben bestehen und aus einem einzelnen Wort. Leerschritte mag Outlook in dem Fall nicht. Verändere sonst nichts in diesem Fenster. Es passt alles. Bestätige mit OK.

Outlook Vorlage einfügen

Öffne das Element, in das du die Vorlage einfügen möchtest, setze den Cursor an die gewünschte Stelle und wähle einen der nachfolgenden Wege, um deine Vorlage einzufügen:

• Schreibe den Namen des Schnellbausteins. Ab dem 4. Buchstaben kommt eine kleine Textvorschau, in der du aufgefordert wirst, die Eingabetaste zu drücken. Tue dies und drücke die Enter-Taste auf deiner Tastatur (das ist die Taste, mit der du in die nächste Zeile gelangst). Der Baustein wird eingefügt. Toll oder?
• Weißt du den Namen deiner E-Mail Vorlage nicht mehr, kannst du auch den Weg über das Menü gehen, wo du alle Schnellbausteine aufgelistet angezeigt bekommst: Öffne das Register EINFÜGEN > SCHNELLBAUSTEINE > AUTOTEXT. Klicke nicht auf AUTOTEXT, sondern fahre nur mit der Maus über diesen Befehl. Dir wird nun eine Übersicht aller gespeicherten Vorlagen angezeigt. Wenn du mehrere Vorlagen hast, scrolle nach unten. Klicke nun auf den gewünschten Baustein, damit dieser eingefügt wird.