Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi

Outlook Vorlagen erstellen, verändern und löschen

E-Mail-Vorlagen in Outlook speichern – so geht’s!

Menschen werden sehr erfinderisch, wenn es darum geht, Schreibvorlagen für E-Mails anzulegen. Manche legen Texte in der E-Mail-Signatur ab, andere kopieren Text aus alten E-Mails heraus und wieder andere legen sich einen Ordner mit E-Mails an, um diese E-Mails bei Bedarf wieder zu verwenden.

Der einfachste, schnellste und vor allem der einzig richtige Weg, um mit Vorlagen in Outlook zu arbeiten, sind die sogenannten Schnellbausteine, oft auch Textvorlagen oder Schnellvorlagen genannt. Mit einer richtig angelegten Vorlage in Outlook lassen sich Texte, Tabellen, Bilder, Formatierungen, Links usw. speichern. Ob du einzelne Wörter, einzelne Absätze oder ganze Schreiben als Schnellbaustein anlegst – alles ist möglich und kinderleicht! Und übrigens lassen sich nicht nur E-Mails als Vorlagen speichern, sondern auch Besprechungsanfragen, die du häufig verwendest oder Checklisten, die du in Outlook-Aufgaben immer wieder benötigst. Der Weg ist immer der gleiche.

Einmal erstellt, kannst du eine Vorlage jederzeit verwenden, verändern oder löschen. Outlook Schnellbausteine sind übergreifend verwendbar, d. h., du kannst z. B. eine Vorlage für E-Mails erstellen und diese dann auch in Termine usw. einfügen.

E-Mail Vorlage erstellen

  • Öffne ein Element (dies kann eine neue E-Mail, eine Aufgabe, ein Kontakt oder eine Besprechungsanfrage sein).
  • Füge im Textfeld alles ein, was du als Vorlage speichern möchtest.
  • Markiere alles, was du speichern möchtest und klicke nun im Menü auf EINFÜGEN und dann auf SCHNELLBAUSTEINE > AUTOTEXT > AUTOTEXT IM AUSWAHL-KATALOG SPEICHERN. Speichere nicht im Schnellbausteine-Katalog!!!!
    Tipp: Abhängig von deinen Laptop-Einstellungen könnte auch die Tastenkombination Alt+F3 klappen, sobald du den Text markiert hast.
  • Es öffnet sich das kleine Fenster NEUEN BAUSTEIN ERSTELLEN. Vergebe dort einen Namen für deine Vorlage. Diesen Namen benötigst du später, um den Baustein einzufügen. Tipp: Der Baustein sollte aus mindestens 4 Buchstaben bestehen und aus einem einzelnen Wort. Leerschritte mag Outlook in dem Fall nicht. Verändere sonst nichts in diesem Fenster. Es passt alles. Bestätige mit OK.

Outlook Vorlage einfügen

Öffne das Element, in das du die Vorlage einfügen möchtest, setze den Cursor an die gewünschte Stelle und wähle einen der nachfolgenden Wege, um deine Vorlage einzufügen:

  • Schreibe den Namen des Schnellbausteins. Ab dem 4. Buchstaben kommt eine kleine Textvorschau, in der du aufgefordert wirst, die Eingabetaste zu drücken. Tue dies und drücke die Enter-Taste auf deiner Tastatur (das ist die Taste, mit der du in die nächste Zeile gelangst). Der Baustein wird eingefügt. Toll oder?
  • Weißt du den Namen deiner E-Mail Vorlage nicht mehr, kannst du auch den Weg über das Menü gehen, wo du alle Schnellbausteine aufgelistet angezeigt bekommst: Öffne das Register EINFÜGEN > SCHNELLBAUSTEINE > AUTOTEXT. Klicke nicht auf AUTOTEXT, sondern fahre nur mit der Maus über diesen Befehl. Dir wird nun eine Übersicht aller gespeicherten Vorlagen angezeigt. Wenn du mehrere Vorlagen hast, scrolle nach unten. Klicke nun auf den gewünschten Baustein, damit dieser eingefügt wird.

E-Mail Vorlage überarbeiten

Um einen Schnellbaustein zu verändern, überschreibe den vorhandenen und speichere ihn wie einen neuen Schnellbaustein ab. Hier gibt es nur einen Unterschied: du speicherst den Baustein nicht unter einem neuen Namen, sondern unter dem bereits vergebenen Namen ab.

Outlook Textvorlage löschen

Um eine Outlook Vorlage löschen zu können, musst du in den Vorlagen-Speicher. Diesen erreichst du nur, wenn der Cursor im Textfeld eines zu bearbeitenden Elementes steht. Öffne dazu z. B. eine neue E-Mail und setze den Cursor unten in das Textfeld.

Nun gehe über das Menüband EINFÜGEN > SCHNELLBAUSTEINE > AUTOTEXT. Mache nun einen Rechtsklick auf die Vorschau eines beliebigen Bausteines. Wähle dort ORGANISIEREN UND LÖSCHEN. Nun kommst du in einen Bereich, wo du alle Bausteine siehst. Markiere den entsprechenden Baustein und lösche ihn.

In diesem Bereich kannst du den Schnellbaustein auch umbenennen.

Vorlage in Word erstellen

Übrigens funktionieren in Word die Vorlagen genauso wie in Outlook. Allerdings sind die Vorlagen für Word in einem anderen Speicher abgelegt als die Vorlagen in Outlook. Du kannst sie also nicht quer verwenden.

Outlook Vorlage mit Anhang speichern

Wie du eine E-Mail-Vorlage samt Anhängen und Empfänger speicherst, erkläre ich dir demnächst hier im Blog. Wenn du über den neuen Blogbeitrag automatisch informiert werden möchtest, trage dich einfach in meinen Newsletter ein. Und keine Bange, ich werde dich nicht mit Werbung überhäufen, sondern nur kurz Bescheid geben, wenn ich einen neuen interessanten Beitrag für dich geschrieben habe.

Dieser Tipp ist aus der Zeitmanagement mit Outlook Schulung.

Alle Outlook-Schulungen im Überblick

Ich hoffe, dir gefallen meine Blog-Beiträge. Als zertifizieter Trainerin schule ich hauptberuflich in Unternehmen und unterstütze deren Mitarbeiter dabei, effizienter mit Outlook oder OneNote zu arbeiten. So kommen auch die meisten Tipps zustande. Vielleicht hat ja auch dein Unternehmen Bedarf an einer Schulung. ich komme gerne zu euch!

Zeitmanagement mit Outlook: https://treutlein-seminare.de/zeitmanagement-seminar-mit-outlook/

Outlook & OneNote für Teams: https://treutlein-seminare.de/outlook-im-team/

Delegieren mit Outlook: https://treutlein-seminare.de/delegieren-mit-outlook-fuer-fuehrungskraefte/

Outlook für Assistenz und Sekretariat: https://treutlein-seminare.de/outlook-office-management-fuer-sekretariat-und-assistenz

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