Teams Besprechung Microsoft Teams 2.0

Eine Teams Besprechung in Microsoft Teams 2.0 kann man über verschiedene Wege starten. Erfahren Sie in diesem Video, wie Sie eine Spontanbesprechung über den Teamskalender starten, Personen spontan dazu einladen und noch einiges mehr.

Umstellung Teams Videokonferenz auf Teams 2.0

Spätestens ab April 2024 werden alle User automatisch auf die neue Version von Teams 2.0 umgestellt. Daher lernen Sie in diesem Beitrag, wie Sie eine Teamsbesprechung über die Benutzeroberfläche von Teams 2.0 starten. Dies ist übrigens ein Schnipsel aus unserem knapp 500 Minuten langen E-Learning zu Teams 2.0. welches Unternehmen zur Einführung von Microsoft 365 erwerben können. So und nun: Hallo und herzlich Willkommen zu Tipps und Tricks zu Teams 2.0 mit Treutlein Seminare.

Microsoft Teams Onlinebesprechung spontan starten

Mit Microsoft Teams können Sie nicht nur Onlinebesprechungen für einen späteren Zeitpunkt planen, sondern einfach auch spontan starten. Dazu benötigen Sie allerdings eine Microsoft-365-Lizenz. Zu einer Onlinebesprechung eingeladen werden kann jeder, auch ohne 365-Lizenz, einfach über eine x-beliebige E-Mailadresse.

Um aus dem Teamskalender heraus eine Onlinebesprechung spontan zu starten, klicken Sie rechts oben auf Jetzt besprechen. Geben Sie auf jeden Fall auch einer Sofortbesprechung einen aussagekräftigen Titel, genauso wie Sie es bei einer geplanten Besprechung tun. Ein guter Titel erleichtert Ihnen später das Zuordnen des Besprechungschats und auch bei der Suche ist ein guter Titel hilfreich.

Microsoft Teams Besprechung Link senden

Wenn Sie eine Besprechung spontan starten, gehen Sie zunächst alleine in einen virtuellen Besprechungsraum. Damit weitere Besprechungsteilnehmer zu Ihnen finden, müssen diese entweder einen Besprechungslink erhalten oder von Ihnen direkt dazugeholt werden. Wenn Sie die Spontanbesprechung mit einer Person außerhalb Ihrer Organisation führen möchten, müssen Sie dieser zwingend die Zugangsdaten zur Besprechung senden. Das kann der Besprechungslink sein oder per ID.

Wenn es um Personen aus der gleichen Organisation geht, können Sie diese auch direkt in die Besprechung reinholen. Diese benötigen nicht zwingend den Link. Gehen wir mal davon aus, dass Sie mit einer externen Person eine Spontanbesprechung starten möchten. In dem Fall müssen Sie auf „Einen Link zur Freigabe abrufen“ klicken. Darüber können Sie auch noch spontan die Besprechungsoptionen anpassen.

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Besprechungslink zu Teams Besprechung Microsoft Teams 2.0 per Chat oder Mail senden

Neben dem Besprechungslink können Sie diesen in die Zwischenablage kopieren, um ihn an anderer Stelle einzufügen. Wenn Sie den Besprechungslink per E-Mail senden möchten, klicken Sie auf „Per E-Mail teilen“. Es öffnet sich eine E-Mail in Outlook. Hier können Sie nun den Empfänger eintragen und die Mail senden oder Sie nehmen wie zuvor beschrieben den Link in die Zwischenablage und fügen diesen dann in eine ganz normale E-Mail in Outlook ein oder in einen Chat. Wichtig ist, dass der Empfänger irgendwie den Link zum Besprechungsraum möglichst schnell erhält, damit er zu Ihnen in die Besprechung gelangen kann.

Microsoft Teams Besprechung alleine starten

Sie können dann schon mal über Besprechung beginnen, den virtuellen Besprechungsraum betreten und warten. Das tun Sie übrigens auch, wenn Sie die Spontanbesprechung mit einer Kollegin oder einem Kollegen führen möchten, denn diese können Sie direkt aus der laufenden Besprechung dazu holen. Mit einem Klick auf Besprechung beginnen gelangen Sie in einen Besprechungsvorraum. In diesen gelangt erstmal jeder Besprechungsteilnehmer, der über einen Link oder eine ID teilnimmt. Hier können Sie noch Audio- und Videoeinstellungen testen und anpassen, bevor Sie mit einem Klick auf Jetzt teilnehmen in den virtuellen Besprechungsraum gelangen.

Spontanbesprechung starten

Beim Betreten einer Spontanbesprechung können Sie nun auch hier wieder den Besprechungslink kopieren oder Teilnehmer hinzufügen. Den Link wieder für Externe oder auch Interne, wenn Sie den Link schnell über den Teamschat senden möchten und Teilnehmer hinzufügen, um eine Kollegin oder einen Kollegen spontan dazuzuholen.

Da ich mit einem Kollegen telefonieren möchte, klicke ich auf Teilnehmer hinzufügen. Mit einem Klick darauf gelangen Sie direkt in den Personenbereich der Onlinebesprechung. Hier haben Sie nun ein Feld, in das Sie einen Namen eingeben können und darunter nochmals die Möglichkeit über Einladung teilen, den Besprechungslink in die Zwischenablage zu kopieren, um ihn anderweitig einzufügen.

Ich möchte nun Felix Frühling dazu holen. Er stammt aus meiner Organisation. Also gebe ich seinen Namen in die dafür vorgesehene Zeile ein. Bereits nach den ersten Buchstaben von Felix wird mir sein kompletter Name vorgeschlagen. Wie gesagt: Bei Externen (ohne Gastkonto) funktioniert das nicht. Wenn ich die Maus nun über den Namen bewege, wird mir der Button Teilnahme anfragen angezeigt. Mit einem Klick darauf wird dieser direkt angerufen, er bekommt auf seinen Bildschirm einen Banner eingeblendet, über den er direkt in die Besprechung gelangt – ohne Umwege über den Warteraum oder Vorbesprechungsraum.

In einer spontan gestarteten Besprechung stehen Ihnen dann die gleichen Funktionen und Optionen zur Verfügung wie in einer geplanten Onlinebesprechung, allerdings wird die Besprechung nicht in Ihren Kalender eingetragen, auch wenn Sie diese aus dem Kalender heraus gestartet haben.

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