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E-Mails organisieren in Outlook

In diesem Artikel erfährst du, wie professionell E-Mails organisieren in Outlook funktioniert. Als zertifizierte Trainerin und Business-Coach und Fachbuchautorin für diverse Outlookbücher habe ich viel Praxiserfahrung. Mit den Outlook Tipps auf dieser Seite haben es schon viel Menschen geschafft, endlich in Outlook organisiert zu sein.

Inhaltsverzeichnis

1 Missbrauche den Posteingang nicht als ToDo-Liste
2 Ordner zur E-Mail Ablage reduzieren
3 Arbeite mit der ToDo App, um Aufgaben zu organisieren
4 E-Mails organisieren in Outlook mit dem One-Touch-Prinzip
5 Emails organisieren in Outlook und Zeit sparen
6 Tipps, Seminare und Schulungen zu Outlook 365

Missbrauche den Posteingang nicht als ToDo-Liste

Wahrscheinlich setzt du wie die meisten Menschen auch unbearbeitete E-Mails im Posteingang wieder auf ungelesen, damit du sie später nicht vergisst. Mit dem „später“ ist das aber dann so eine Sache. Neue E-Mails kommen nach und verdrängen ältere E-Mails immer weiter nach unten.

Die Folge ist, dass du immer wieder in deinem Posteingang nach unten scrollst, um deine E-Mails immer und immer wieder zu checken, nur um ja nichts zu vergessen oder eine Frist zu versäumen und … deine Posteingangs-Liste wird immer länger. Nutze stattdessen das One-Touch-Prinzip (erkläre ich weiter unten). Fasse jede E-Mail nur 1 x und verarbeite sie sofort weiter.

Ordner zur E-Mail Ablage reduzieren

Anstatt dauernd neue Ordner anzulegen, solltest du deine Ordner in Outlook radikal auflösen und alle eingehenden E-Mails, die du noch aufbewahren möchtest in einem einzigen Ordner ablegen. Nutze stattdessen die Outlooksuche richtig, indem du in der Suchleiste beispielsweise an: oder von: vor den Suchbegriff schreibst. Die gesendeten E-Mails lässt du dort einfach liegen, Outlook kann ja das ganze Postfach durchsuchen.

Arbeite mit der ToDo App, um Aufgaben zu organisieren

Die Aufgabenliste in Outlook wird abgelöst von der ToDo App von Microsoft. Diese befindet sich bereits standardmäßig links in der Navigationsleiste von Outlook 365. Sowohl im klassischen Outlook als auch im neuen Outlook für Windows 365. Der große Vorteil von der App ist, dass sie mobil ist, d. h. du kannst sie dir auch aufs Handy laden und dort deine Aufgaben verwalten. Im neuen Outlook kannst du dir die ToDo-Liste auch in Outlook rechts anpinnen, im herkömmlichen Outlook ist das leider nicht möglich.

Autorin: Karina Treutlein

Inhaberin von Treutlein Seminare, zertifizierter Trainer, zertifizierter Business-Coach, geprüfter Online-Trainer, Fachbuchautorin, Produzent Microsoft 365-E-Learning, Expertin für Microsoft 365 (MS Teams, Planner, Outlook, OneNote, OneDrive), Führungskräfte-Coach für digitale Selbstorganisation und Zeitmanagement

Outlook Schulungen

Zu Outlook bieten wir E-Learning an oder Firmenschulungen zu Outlook, z. B. Zeitmanagement mit Outlook oder Schulungen zum neuen Outlook für Windows 365.

Outlook Zeitmanagement Schulung

E-Mails organisieren in Outlook mit dem One-Touch-Prinzip

Bei dem One-Touch-Prinzip geht es darum, jede E-Mail nur einmal anzufassen und sich sofort für eine der drei folgenden Möglichkeiten zu entscheiden:

Wenn du die E-Mail nicht brauchst, lösche sie sofort.
Bearbeite alle E-Mails direkt und sofort, die maximal drei Minuten dauern und auch die, die nicht warten können.
E-Mails, die nicht dringend sind und länger als drei Minuten dauern, legst du dir in die Aufgabenliste.

Nachfolgend habe ich dir verschiedene Szenarien aufgelistet, wie du mit E-Mails umgehen kannst. Das Ergebnis sollte immer das gleiche sein: Die E-Mail ist beim ersten Anfassen aus dem Posteingang raus.

Bei den Tipps geht es um ein gut ausgeklügeltes System, welches das Ergebnis aus vielen hundert Outlook-Seminaren ist. Du benötigest Wissen zu Regeln, QuickSteps, Aufgabenliste, 1-Ordner-Ablage usw. Aber auch wenn du (noch) nicht alles kannst, sind bestimmt einige Tipps auch für dich dabei.

Outlook Zeitmanagement Schulung

Emails organisieren in Outlook und Zeit sparen

WELCHE E-MAIL IST ES?	WIE GEHST DU AM BESTEN DAMIT UM?
Einmalig unerwünschte E-Mail	Sofort löschen
Wiederkehrende unerwünschte E-Mail	Dafür sorgen, dass die E-Mail nie wiederkommt, z. B. Newsletter abbestellen Aus Verteiler austragen lassen Über Regel automatisch löschen lassen (wenn der Absender nicht wissen/merken soll, dass du die E-Mail löscht)
Zu Lesendes (Newsletter, Cc…)	Zu Lesendes zusammenfassen und im Block lesen Möglichkeit 1: Kategorisieren und in Masterablage schieben. Richte eine Aufgabenserie ein, die dich daran erinnert, in regelmäßigem Rhythmus diese E-Mails zu lesen. Wenn dir die Suche nach den kategorisierten E-Mails zu umständlich ist, richte dafür einen Suchordner ein und verknüpfe ihn in deine Favoriten. Möglichkeit 2: Extra Ordner „Zu Lesendes“ anlegen und dort die ungelesenen E-Mails ablegen. Entweder auch hier ein Zeitintervall (= geplantes Lesen) über eine Serienaufgabe einrichten oder anhand der Anzahl der ungelesenen E-Mails entscheiden, wann du diese lesen möchtest (=sporadisches Lesen). Möglichkeit 3: Über Regel diese E-Mails automatisch verschieben lassen, entweder nach Betreff, Absender oder Cc-Mails automatisch kategorisieren oder in Ordner verschieben. Alternativ: QuickStep einrichten.
Dringend und wichtig? Erledigung dauert maximal 3 Minuten?	Sofort erledigen und anschließend E-Mail aus Posteingang entfernen – entweder löschen oder ablegen, ganz nach Bedarf.
Erledigung hat noch Zeit bzw. dauert länger als 3 Minuten?	Aufgabe anlegen – entweder mit QuickStep oder mit gedrückter rechter Maustaste nach links unten über Aufgaben ziehen. Auch hier E-Mail aus Posteingang entfernen = löschen oder ablegen.
E-Mail nachhalten – Tag genau	Aufgabe zur E-Mail als Erinnerung anlegen und die Original-E-Mail ablegen.
E-Mail nachhalten – nicht taggenau „Auge draufhaben“	Sammelwiedervorlage 1 x pro Woche bearbeiten QuickStep: kategorisiert „Nachhalten“, Gelesen, Ablage in Masterablage Suchordner Kategorie „Nachhalten“ anlegen Serienaufgabe zur Erinnerung: z. B. jeden Freitag „Nachhalten“ checken“
E-Mail „könnte noch gebraucht werden, es könnte sich daraus etwas entwickeln“	Aufgabe ohne Datum anlegen, Betreff anpassen oder mit Kategorie zusammenfassen
Jour fixe Besprechungsnotizen Projektinfos	Notizen laufend in einer Aufgabe ohne Datum sammeln: z. B. E-Mails mit Strg+C > Strg+V dorthin kopieren Alternativ: OneNote PS: Klasse Programm!
Umfangreiche Aufgaben	Serienaufgabe nach dem Häppchen-Prinzip für umfangreiche Aufgaben oder unangenehme Aufgaben anlegen, z. B. 15 E-Mails ablegen, 10 Minuten Präsentation erstellen, 1/2 h Messeplanung usw.

Tipps, Seminare und Schulungen zu Outlook 365

Outlook Zeitmanagement Schulung

Outlook für Windows 365 Schulung