Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi

Info-E-Mails automatisch in Ordner schieben bzw. filtern

E-Mails mit mehreren Empfängern automatisch in einen Ordner verschieben

Verteiler-E-Mails an eine große Empfängergruppe sind ein echter Zeitfresser. Sie verstopfen den Posteingang und lassen wichtige E-Mails untergehen. In diesem Artikel liest du, wie du diese E-Mails automatisch in einen anderen Ordner verschieben lässt, d. h. diese E-Mails landen nicht mehr in deinem Posteingang, sondern eben in einem anderen Ordner, den du frei wählen kannst.

Die E-Mail fällt aber trotzdem auf, da sie als „Ungelesen“ markiert ist, also z. B. eine fette (1) hinter dem Ordner steht, in den sie automatisch verschoben wurde. Diesen Tipp schule ich in  jeder Zeitmanagement mit Outlook Schulung, da die Verteiler-Flut immer mehr zunimmt. Jeder versucht sich irgendwie abzusichern und setzt deswegen Hinz und Kunz auf die Verteilerliste. Grundsätzlich würde ich hier andere Wege der Kommunikation empfehlen, wie z. B. OneNote (Infos zu einer OneNote Schulung) oder einen internen E-Mail-Knigge im Unternehmen zu integrieren. Aber befassen wir uns zunächst mit der Schnellhilfe und verschieben die E-Mails einfach.

Posteingang von Outlook strukturieren:

  • Zunächst machst Du einen Rechtsklick auf irgendeine E-Mail (völlig egal welche, wir brauchen nur das Untermenü). Dann klickst du dort auf „Regeln“ und dann auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“
  • In dem sich öffnenden Fenster klickst du links oben auf „Neue Regel“
  • Klicke nun im oberen Bereich bei Schritt 1 auf „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“ dann auf „Weiter“
  • Aktiviere „die meinen Namen im Feld „An“ nicht enthält“ und klicke auf „Weiter“
  • Aktiviere nun „diese in den Ordner Zielordner verschieben“.
    Hinweis: In diesem Fenster kannst du zusätzlich die E-Mail auf „Gelesen“ setzen.
  • Im unteren Bereich des Fensters bei Schritt 2 klicke nun auf  „Zielordner“ und wähle dort den Ordner aus, in den die Verteiler-E-Mails automatisch verschoben werden sollen.
  • Bestätige und ergänze ggf. deine Eingaben im letzten Schritt, bevor du die Regel fertigstellst.

Alle neuen E-Mails, bei denen deine E-Mail-Adresse nicht im Feld An… steht, werden nun automatisch in den Zielordner verschoben.  

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