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E-Mails organisieren mit Outlook

Ich habe täglich ein leeres Postfach, lege alle Mails in nur einem Ordner ab, finde alles blitzschnell und habe ein übersichtliches Wiedervorlagesystem – so geht E-Mails organisieren mit Outlook.

Die typischen Organisations-Fehler in Outlook sind:

  • Viele Ordner für E-Mails
  • Der Posteingang wird als To-Do-Liste missbraucht
  • Aufgaben werden im Kalender notiert
  • Kein vernünftiges Wiedervorlagesystem
  • Suche wird nicht effizient genutzt

Und irgendwie hängt alles zusammen. Mit meinem über Jahre entwickelten einzigartigen Konzept kommst du zu einer ganz neuen Arbeitsweise, so wie einige Tausend meiner Teilnehmer, die ich so geschult habe. Wir reduzieren einfach alles aufs Wesentliche. Los geht’s mit dem Frühjahrsputz in Outlook:

Email-Struktur her und Microsoft Outlook Ordner weg

Anstatt dauernd neue Ordner anzulegen, solltest du deine Ordner in Outlook radikal auflösen und alle eingehenden E-Mails, die du noch aufbewahren möchtest in einem einzigen Ordner ablegen. Nutze statt dessen die Outlooksuche richtig, indem du in der Suchleiste beispielsweise an: oder von: vor den Suchbegriff schreibst. Die gesendeten E-Mails lässt du dort einfach liegen, Outlook kann ja das ganze Postfach durchsuchen.

Zeit sparen in Outlook und leerer Posteingang

Fass jede E-Mail nur einmal an und entscheide dich sofort, was du damit machen möchtest.

  1. Löschen
  2. Erledigen
  3. Erledigung planen

Und das Allerwichtigste, entferne anschließend die Mail aus dem Posteingang. Entweder du legst sie ab oder du löscht sie.

Outlook E-Mails organisieren mit der Aufgabenliste in Outlook

Blende dir die Aufgaben rechts neben den E-Mails ein und trage dort alles ein, was du tun musst. Nicht nur die Aufgaben, die aus E-Mails resultieren, sondern wirklich alles. Auch wenn etwas mit der Post kommt oder du eine Idee hast. Die Aufgabenliste in Outlook ist der richtige Platz dafür. Um aus einer E-Mail eine Aufgabe zu erstellen, ziehe die E-Mail mit gedrückter rechter Maus nach links unten auf das Aufgabensymbol und wähle dort „Hierhin kopieren als E-Mail mit Anhang“ aus. Nun noch einen Betreff und ein Fälligkeitsdatum und schwups ist die Aufgabe geplant. Die E-Mail im Posteingang legst du nun ab.

Geniales Konzept zu E-Mails organisieren mit Outlook

Das ganze Konzept und alle notwendigen Einstellungen zeige ich dir gerne persönlich in einer Einzel- oder Gruppenschulung. Dort lösen wir deine umfangreichen Ordnerstrukturen auf, bereinigen deinen Posteingang und richten die Aufgabenliste so ein, dass alles passt. Dazu noch die passenden QuickSteps und jede Menge Tipps & Tricks zu Outlook und du hast eine ganz neue, effiziente Tini-Arbeitsorganisation mit Outlook.

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