Email Struktur mit der ABC-Analyse
Die ABC-Analyse ist eine Methode zum Priorisieren von E-Mail und Aufgaben, mit der du deine Email Struktur optimierst. Bei dieser Methode wird nach Wichtigkeit und Dringlichkeit priorisiert:
- Ist eine Aufgabe wichtig und zugleich dringend, dann hat sie Priorität A.
- Ist eine Aufgabe dringend, aber (noch) nicht wichtig, dann hat sie die Priorität B.
- Ist die Aufgabe weder dringend noch wichtig, dann bekommt sie die Priorität C.
Sind E-Mails immer Priorität A oder ist deine Outlook Struktur überholt?
Diese Frage kann ich mit einem ganz klaren Nein beantworten. Aber warum bearbeiten dann die meisten Menschen E-Mails vorrangig vor vielen anderen Aufgaben? Du glaubst, du gehörst nicht dazu? Dann reflektiere dich doch mal: Womit beginnst du morgens deinen Tag? Ja klar, mit E-Mails checken, obwohl du wichtigere Aufgaben auf dem Tisch hast. Nur mal eben nachschauen und ein paar kleine E-Mails beantworten und schon ist die erste Stunde dahin. Und dann sitzt du vielleicht über einer wichtigen Kalkulation und es schneit eine E-Mail herein – also warum nicht gleich bearbeiten, obwohl das realistischerweise auch noch bis morgen Zeit gehabt hätte? Und schon wieder Zeit verschwendet und falsch priorisiert. Also bringen wir Struktur in dein Email Postfach.
Auch E-Mails müssen priorisiert werden – So gibst du jeder Email Struktur
Mein Tipp: Egal aus welcher Quelle eine Aufgabe resultiert (persönlich, telefonisch, per Post, per E-Mail etc.), bringe sie in eine Bearbeitungsfolge und zwar in die ABC-Analyse. Frage dich bei jeder Aufgabe – egal aus welcher Quelle sie kommt – welche Priorität sie hat. Schreibe alle Aufgaben in einer Reihenfolge auf und priorisiere sie – nach der ABC-Analyse.
Mit der Aufgabenliste in Outlook bekommst du eine Struktur zur Email
Wenn du mit der Aufgabenliste von Outlook arbeitest, kannst du die Aufgaben einfach per Drag & Drop in die gewünschte Reihenfolge ziehen und so einer Email Struktur und Priorität geben. Am besten machst du das am Vorabend, bevor du das Büro verlässt. Morgens neigen wir nämlich leichter dazu, falsch zu priorisieren: Da beginnen wir lieber mit den vielen kleinen Aufgaben, um sie schnell vom Tisch zu haben oder mit den Todos, auf die wir Bock haben. Aber mal ehrlich, mit richtigem Priorisieren hat das nichts zu tun.
Also, versuch einfach mal die ABC-Analyse. Sie ist leicht anzuwenden ohne viel Schnickschnack und unterstützt dich dabei, dich um die wirklich wichtigen Dinge zu kümmern und um in deine Emails Struktur zu bekommen.
Aufgabenliste in Outlook einblenden und die Email Struktur optimieren
Da du eh die meiste Zeit bei den E-Mails bist, macht es Sinn, die Aufgabenliste in dieser Ansicht einzublenden. Geh oben in das Menü Ansicht und klicke in dem Menüband ziemlich weit rechts auf Layout. Dort kannst du die Aufgabenliste in der E-Mail-Ansicht aktivieren und so deine Outlook Struktur optimieren.
Viel Spaß beim Priorisieren!
