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Outlook Signatur ändern

Oft werde ich in Outlook Webinaren gefragt, wie man eine Outlook Signatur ändern kann. Erst mal vorneweg: Es gibt verschiedene Lösungen und Wege, die ich dir nachfolgend zeige. Und zum Schluss gibt es noch einen super Tipp zur Outlook Signatur, den du bestimmt noch nicht kennst. Mit dem sparst du dann viel Zeit.

Outlook Signature ändern über die Einstellungen

Wenn du in Outlook bist, siehst du links oben das Register Datei. Klicke darauf und dann wähle im linken Menü Optionen und dann E-Mail. Klicke nun im rechten Bereich auf den Button Signaturen. Das sich nun öffnende Fenster Signaturen und Briefpapier ist in 3 Bereiche unterteilt:

Outlook Signature ändern

1. Bereich links oben: Signatur ändern Outlook

Links oben wählst du eine vorhandene Signatur aus. Ist der Name einer Signatur ausgewählt, kannst du sie rechts daneben zuordnen oder darunter die Outlook Signatur ändern.

2. Bereich rechts oben: Signatur ändern Outlook

Im rechten oberen Bereich kannst du die markierte Signatur einem E-Mail-Konto zuordnen. Wenn du also mehrere E-Mail-Konten hast, kannst du hier steuern, welche Signatur automatisch eingefügt wird, wenn du eine neue E-Mail öffnest. So musst du nicht jedes Mal die Signatur manuell anpassen.

Und da kommen wir auch schon zu den beiden Zeilen darunter. Dort kannst du nämlich zwischen den bereits erstellten links angezeigten Signaturen auswählen, welche Signatur bei einer neuen oder bei einer beantworteten bzw. weitergeleiteten E-Mail automatisch eingefügt wird.

3. Bereich darunter: Signatur ändern Outlook

Im unteren Bereich kannst du die im oberen Bereich markierte Signature in Outlook ändern, also beispielsweise Tippfehler ausbessern oder Schriftgröße oder -art anpassen. Wenn du hier etwas änderst, vergiss nicht, mit Speichern zu bestätigen. Denn wenn du das Fenster rechts oben über das X schließt, verwirfst du alle Änderungen.

Outlook Signatur neu erstellen

Um eine neue Outlook Signatur zu erstellen, klickst du im Fenster Signaturen und Briefpapier mittig auf den Button Neu. Gib´ nun der neuen Signatur einen Namen und bestätige mit OK.

Im oberen Bereich ist nun die neue Signatur markiert und folglich der untere Bereich noch leer. Die Signatur hat ja bis jetzt nur eine Bezeichnung, noch keinen Inhalt.  Das machst du hier. Entweder du erstellst die Signatur in Outlook neu oder du hast sie bereits in die Zwischenablage genommen und fügst sie hier nur noch ein. Voila! Nun noch auf Speichern klicken und im rechten oberen Quadranten die Einstellungen vornehmen, welche Signatur du für neue E-Mails verwenden möchtest oder für E-Mails, auf die du antwortest bzw. weiterleitest.

Outlook Signatur ändern in geöffneter E-Mail

Nun erkläre ich dir, wie du eine Outlook Signatur ändern kannst, wenn du dich bereits in einer E-Mail befindest. Das kann eine neue E-Mail sein oder eine empfangene E-Mail, bei der du auf Antworten oder Weiterleiten geklickt hast.

Wenn du in den Einstellungen bereits eine Standard-E-Mail für eine neue oder beantwortete/weitergeleitete E-Mail eingestellt hast, wird diese automatisch in die E-Mail eingefügt. Es kann natürlich auch sein, dass keine Signatur voreingestellt ist. In beiden Fällen kannst du nun eine andere bzw. neue Signatur einfügen.

Stelle den Cursor also in das Textfeld (er darf nicht im Kopfbereich der E-Mail stehen) und klicke im Register Bearbeiten auf den Befehl Signatur. Nun wird eine Liste mit allen vorhandenen Signaturen eingeblendet. Mit einem Klick auf die entsprechende Signatur fügst du diese ein.

Signatur ändern Outlook

Direkt in E-Mail Signature ändern Outlook

Wie im obigen Screenshot gezeigt kannst du auch unterhalb der anzeigten vorhandenen Signaturen auf Signaturen… klicken und dort auch eine neue Signatur anlegen, um dann mit einem Klick darauf die Outlook Signatur zu ändern. Beide Wege gehen: Entweder rechts oben über Datei und Einstellungen oder in einer geöffneten E-Mail oben über das Register Einfügen.

TIPP! Blitzschnell Signatur wechseln

Der nachfolgende Tipp funktioniert nur, wenn beim Öffnen einer neuen E-Mail (bzw. wenn du bei einer vorhandenen E-Mail auf Antworten bzw. Weiterleiten geklickt hast) bereits automatisch eine Signatur eingefügt wurde.

Wenn du zwischen verschiedenen Signaturen wechseln möchtest, mach einfach einen Rechtsklick in den Bereich der bereits eingefügten Signatur. Nun werden dir alle bereits gespeicherten Signaturen angezeigt und mit einem Klick darauf wird eine andere eingefügt.

Signature in Outlook ändern

Zusammenfassung

So, nun weißt du alles zu den Signaturen in Outlook. Grundsätzlich solltest du in den Einstellungen alle Signaturen speichern, die du so im Alltag verwendest und dann in einer geöffneten E-Mail zwischen den verschiedenen Signaturen wechseln, einfach über den Rechtsklick, so hast du auch noch viel Zeit gespart.

Alles klar?

Ich hoffe, ich konnte dir mit diesem Artikel all deine Fragen zu Outlook Signatur ändern beantworten. Wenn du mehr zu Zeitmanagement mit Outlook erfahren möchtest, findest du sowohl hier auf meiner Homepage als auch auf YouTube in meinem Kanal viele Tipps & Tricks.

Oder gönne dir doch einfach ein Einzelcoaching, dann kann ich ganz individuell auf dich eingehen. In einem Outlook-Coaching kannst du ganz offen all deine Fragen stellen und ich richte mich nach deinem Tempo und deinen Herausforderungen.

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