Outlook Tipps E-Mail Organisation

Microsoft Outlook Tipp: Outlook Suche nutzen

Die meisten E-Mails wirst du spielend leicht mit der Suchfunktion finden. Jetzt denkst du vielleicht, dass du manchmal gar nicht weißt, wonach du suchen sollst.

Normalerweise weißt du aber immer, ob du die E-Mail empfangen oder gesendet hast, also kannst du schon mal mit An: [dein Name] oder Von:[dein Name] 50 % der E-Mails filtern. Und obendrein werden ja sowieso die aktuellen immer oben aufgelistet und um die geht es ja auch in den meisten Fällen.

Und ob eine Anlage dabei war oder nicht, weißt du bestimmt auch, also hatanlagen: Ja bzw. Nein.

Bestimmt weißt du auch noch irgendetwas aus der Signatur, beispielsweise die Stadt oder die Firma, also filtere zusätzlich nach Inhalt: [Suchbegriff].

In 99 % aller Fälle wirst du die gesuchte E-Mail schon längst gefunden haben. Sie ist ja abgelegt, nicht gelöscht, sie will nur noch gefunden werden. Bei Bedarf kannst du immer noch die erweiterten Suchfelder nutzen, was ich allerdings nie tue.

Trick zu Outlook: Kategorien Outlook Tipps zur E-Mail Ablage

Falls du mit vielen Projekten arbeitest, können Kategorien nützlich sein, um E-Mails vor der Ablage damit zu kennzeichnen. So kannst du danach suchen oder dir einen Suchordner anlegen, der nach einer bestimmten Kategorie filtert.

Outlook-Trick zum Zeitsparen: Suchordner Outlook zur Ablage von E-Mails

Auch bei der 1-Ordner-Ablage können Suchordner sehr nützlich sein, da du damit E-Mails zusammenfassen kannst. Lasse Suchordner nach Nachrichten von oder an bestimmte Personen filtern oder nach Kategorisierte E-Mail. Auch Nachrichten mit bestimmten Wörtern macht für die 1-Ordner-Ablage Sinn. Ich persönlich nutze auch keine Suchordner, ich nutze tatsächlich nur die Suche, für die Projektarbeit können Suchordner aber durchaus nützlich sein.