Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi

Projektmanagement Tools im Vergleich

In diesem Beitrag geht es um verschiedene Office 365 Apps hinsichtlich der Aufgabenverwaltung. Es geht auch um deren Vor- und Nachteile und Empfehlungen für die eigene Aufgabenverwaltung oder um Aufgabenmanagement im Team.

Aufgabenverwaltung mit Office 365 Apps

Microsoft hat in seinem O365-Paket einige hundert Apps. In meinen Office-Schulungen werde ich oft gefragt, welche App die richtige zur Aufgabenverwaltung ist. Für einen selbst oder im Team. Mit diesem Blogbeitrag möchte ich etwas Licht ins Dunkel bringen.

Projektmanagement Software bzw. Aufgabenverwaltung Software

Im Vergleich stehen die Aufgabenverwaltung mit Outlook, Aufgabenverwaltung mit OneNote, die Team Aufgaben App Planner, die Aufgabenverwaltung App To Do und die Projektmanagement Software Microsoft Teams.

1. Aufgabenverwaltung mit Outlook

Bei Microsoft Outlook handelt es sich um eine Aufgabenverwaltung Software, allerdings ist Outlook eher für die Verwaltung von eigenen Aufgaben geeignet. Natürlich kann man innerhalb der Organisation die Aufgaben anderen Personen freigeben, aber eben nur Kolleginnen und Kollegen, keinen Externen. Allerdings ist Outlook zur Verwaltung von eigenen Aufgaben meine Nummer 1, wenn es um die Aufgaben Verwaltung der eigenen Aufgaben geht.

2. Aufgabenverwaltung mit OneNote

OneNote ist nicht für die gemeinsame Aufgabenverwaltung geeignet, da keine zeitliche Terminierung und Planung für Aufgaben möglich ist. OneNote ist also keine Projektmanagement Software. Man kann mit Microsoft OneNote in einem Team – auch mit Externen, wenn das Notizbuch auf einer Cloud liegt –  zwar Checklisten verwalten und das gemeinsam, aber letztendlich braucht jeder Einzelne im Team noch eine eigene Aufgabenverwaltung. Sinn würde es machen, Outlook und OneNote in Kombination zu verwenden. Man könnte also die gemeinsame Checkliste in OneNote führen und die Aufgaben jedes Einzelnen würde dieser eben in Outlook verwalten.

3. Team Aufgaben App Planner

Microsoft Planner ist ein webbasiertes Projektmanagement Tool und ideal zur Aufgabenverwaltung im Team. Team Aufgaben organisieren, einen Projektplan erstellen etc. ist spielend leicht. Diese Projektmanagement Software hat den großen Vorteil, dass auch externe Personen an den Aufgaben arbeiten können. Alle arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform und jeder sieht den Aufgabenstatus von den anderen. Auch mehrere Projekte können übersichtlich mit Microsoft Planner verwaltet werden. Jeder, der mit dieser Projektmanagement Software arbeiten möchte, muss ein Office 365-Konto haben.

4. Aufgabenverwaltung App To Do

Die ToDo App braucht man auf dem Handy, um die Aufgaben aus Outlook dort zu sehen. Sie ist allerdings nicht zur gemeinsamen Aufgabenverwaltung geeignet.

5. Projektmanagement Software Microsoft Teams

Teams an sich hat keine Aufgabenverwaltung, allerdings kann man in Microsoft Teams andere Apps einbinden. So kann man beispielsweise die Aufgabenverwaltung Software Microsoft To Do und Planner einbinden. Dort heißt die Software zur Team Aufgabenverwaltung Tasks aus Planner und ToDo. In dieser App  sieht man dann Aufgaben aus Planner und To Do, also eigene Aufgaben aus Outlook und Team Aufgaben aus Planner.

Empfehlung für die Projektmanagement Tools

Tja, welche Aufgabenverwaltung Software ist nun die richtige? Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Microsoft Planner DIE Office 365 App zur Aufgabenverwaltung im Team ist. Arbeitet man mit Microsoft Teams, dann sollte man sich dort die Aufgabenmanagement Software Tasks aus Planner und ToDo einbinden. Microsoft OneNote eignet sich zum Sammeln und Dokumentieren von Notizen. In Verbindung mit Outlook kann man aber zumindest die eigenen Aufgaben verwalten und Microsoft OneNote dient zur Übersicht. Möchte man die Aufgaben aus Outlook auch auf dem Handy oder Tablet nutzen, nutzt man hierfür die O365-App ToDo.

So, ich hoffe, ich konnte etwas Licht ins Dunkel bringen. Falls noch Fragen offen sind, meldet euch doch einfach zu einem offenen Webinar an oder bucht eine Inhouse-Schulung, auch gerne als Webseminar.

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