Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi

Wie formuliere ich eine professionelle und gute Abwesenheitsnachricht?

Achte auch beim Texten einer automatischen Abwesenheitsnachricht in Outlook auf Höflichkeit, Freundlichkeit und vollständige Informationen, schließlich wird sie von verschiedensten Personen gelesen – vom Kunden bis zum Geschäftsführer. Lies hier, welche Angaben in eine automatische Abwesenheitsnachricht gehören, welche Tipps dir den Einstieg erleichtern und welche Formulierungsbeispiele gut ankommen.

Welche Angaben gehören in eine automatische Abwesenheitsnotiz?

  • Anrede und Grußformel
  • Dank für die E-Mail bzw. Nachricht
  • Zeitpunkt deiner Rückkehr (den Grund deiner Abwesenheit musst du nicht nennen)
  • Ggf. alternativer Ansprechpartner für dringende Fälle
  • Hinweis, ob die E-Mail automatisch weitergeleitet wird oder eben nicht
  • Freundlicher, neutraler Gruß
  • Vollständige E-Mail-Signatur mit deinem Namen und deiner Funktion
  • Pflichtangaben des Unternehmens

Tipps & Trick zu moderner Korrespondenz bei Abwesenheit

  • Plane einen Tag Pufferzeit nach deiner Rückkehr ein, damit du Zeit zum Aufarbeiten der liegengebliebenen Arbeit hast.
  • Schreibe dem Empfänger nicht, was du nicht für Ihn tun kannst, sondern besser, wann und wie du zu erreichen bist und wer weiterhelfen kann. Formuliere also positiv, z. B. „Vielen Dank für Ihre Nachricht.“

Formulierungsbeispiele für Ihren Abwesenheitsassistenten in Outlook

Guten Tag, vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin am [Datum] wieder an meinem Arbeitsplatz. Ihre Nachricht wird an meine Kollegin [Vorname, Zuname] weitergeleitet. Sie liest alle E-Mails und antwortet Ihnen so schnell wie möglich. Ihre Kontaktdaten sind: [E-Mail und Telefonnummer]. Freundliche Grüße [Signatur]

Sehr geehrte Damen und Herren, ich bin am [Datum] wieder zu erreichen. Ihre E-Mail wird nicht automatisch weitergeleitet. In der Zwischenzeit hilft Ihnen gerne meine Sekretärin, Frau [Vor-/Nachname] weiter. Sie erreichen sie unter [E-Mail-Adresse] oder per Telefon: [Telefonnummer]. Unsere Zentrale erreichen Sie während der gesamten Zeit unter [Telefonnummer]. Es grüßt Sie [Signatur]

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