Aufgaben Apps vergleichen
In diesem Artikel stelle ich dir verschiedene Tools von Microsoft vor, damit du diese Aufgaben Apps vergleichen kannst, um für dich das richtige Tool zu finden, mit dem du deinen Aufgaben top organisieren kannst. Dabei gehe ich auf Vor- und Nachteile ein, gebe aber auch Empfehlungen ab, wann welche Aufgaben-App die beste für dich ist. Im Vergleich stehen hier Outlook, Planner, OneNote, ToDo und Microsoft Teams. Ich habe dabei sowohl das klassische als auch das neue Outlook für Windows 365 berücksichtigt.
Aufgaben managen mit Microsoft 365 – Welche App nutze ich für Aufgaben?
Microsoft 365 umfasst viele Apps und einige können das gleiche. Sich hier für das richtige Tool zu entscheiden, ist gar nicht so einfach. Und dann muss ja noch unterschieden werden, ob man eine Aufgaben-App alleine oder im Team nutzen möchte. Gleich vorweg: Wir schulen alle hier vorgestellten Microsoft Programme. Trotzdem gehe ich unvoreingenommen an diesen Artikel und meine Empfehlungen.
Im Vergleich stehen die Aufgabenverwaltung mit Outlook, Aufgabenverwaltung mit OneNote, die Team Aufgaben App Planner, die Aufgabenverwaltung App To Do und die Projektmanagement Software Microsoft Teams.
Aufgaben verwalten mit der Outlook Aufgabenliste
In das klassische Outlook ist die Aufgabenverwaltung Software in Form der Aufgabenliste integriert. Diese gibt es allerdings beim neuen Outlook für Windows 365 nicht mehr. Wer also bisher die Outlook Aufgabenliste genutzt hat, kommt nicht umhin, auf ToDo umzustellen.
Sowohl die Outlook Aufgabenliste als auch ToDo sind eher für die Verwaltung der eigenen Aufgaben gedacht. Auf ToDo gehe ich noch näher ein.
Aufgabenverwaltung mit OneNote
Microsoft OneNote ist kein Tool zur Aufgabenverwaltung, weil man sich hier nicht zeitlich erinnern kann. OneNote ist also nicht für Aufgabenmanagement geeignet, allerdings kann man es mit anderen Aufgabentools verknüpfen. Man kann mit Microsoft OneNote in einem Team – auch mit Externen, wenn das Notizbuch auf einer Cloud liegt – zwar Checklisten verwalten und das gemeinsam, aber letztendlich braucht jeder Einzelne im Team noch eine eigene Aufgabenverwaltung. Sinn würde es machen, OneNote in Kombination mit einem Aufgabentool zu nutzen. Man könnte also die gemeinsame Checkliste in OneNote führen und die Aufgaben jedes Einzelnen würde dieser eben in Outlook oder ToDo verwalten.
Team Aufgaben App Planner
Microsoft Planner ist ein webbasiertes Projektmanagement Tool und ideal zur Aufgabenverwaltung im Team. Team Aufgaben organisieren, einen Projektplan erstellen etc. sind damit spielend leicht. Diese Projektmanagement Software hat den großen Vorteil, dass auch externe Personen an den Aufgaben arbeiten können. Alle arbeiten auf einer gemeinsamen Plattform und jeder sieht den Aufgabenstatus von den anderen. Auch mehrere Projekte können übersichtlich mit Microsoft Planner verwaltet werden. Jeder, der mit dieser Projektmanagement Software arbeiten möchte, muss ein Microsoft 365-Konto haben.
Microsoft ToDo für Aufgabenmanagement
ToDo ist der Nachfolger von Outlook Aufgabenliste. Da es eine mobile App ist, hat sie den großen Vorteil, auch auf dem Handy verwendet werden zu können. Alles synchronisiert sich automatisch miteinander. In ToDo werden alle Aufgaben aus allen Microsoft 365 Apps zusammengeführt. Unabhängig davon, ob du eine Aufgabe in Planner, MS Teams, Loop, Lists oder SharePoint zugewiesen bekommt, ToDo führt alles automatisch in einer App zusammen.
Man kann bei Bedarf eine Unterliste in ToDo mit Personen aus der gleichen Organisation teilen. Sie ist also auch für kleine Teams, z. B. 2 Assistenzen bestens geeignet.
Microsoft Teams um Aufgaben zu verwalten
Microsoft Teams an sich hat keine eigene Aufgabenverwaltung, allerdings kann man in Microsoft Teams andere Apps einbinden. So kann man beispielsweise die Aufgabenverwaltung Software Microsoft To Do und Planner einbinden. Wenn sich allerdings in einem Chat oder in einem Kanal eine Aufgabe aus einem Post ergibt, kann man dort über die Postverwaltung die Aufgabe direkt in ToDo speichern.
Empfehlung: Welche App ist die Richtige um Aufgaben zu managen
Zusammengefasst lässt sich sagen, dass Microsoft Planner DIE 365 App zur Aufgabenverwaltung im Team ist. Hier gibt es auch verschiedene Lizenzmodelle, die unterschiedlich viel können. Erweiterte Planner sind nun MS Project! Arbeitet man mit Microsoft Teams, dann sollte man sich dort die Aufgabenmanagement Software Planner einbinden.
Microsoft OneNote eignet sich zum Sammeln und Dokumentieren von Notizen. In Verbindung mit Outlook kann man aber zumindest die eigenen Aufgaben verwalten und Microsoft OneNote dient zur Übersicht.
Möchte man die Aufgaben aus Outlook auch auf dem Handy oder Tablet nutzen, nutzt man hierfür ToDo.
So, ich hoffe, ich konnte etwas Licht ins Dunkel bringen. In einer Schulung zu Aufgabenmanagement zeige ich gerne alles live.
