Microsoft Teams – die 5 schlimmsten Fallen, in die jeder tappt
Microsoft Teams wird von den meisten Unternehmen zur digitalen Zusammenarbeit genutzt. Oberflächlich ist Teams auch selbsterklärend. Aber was geschieht im Hintergrund? In diesem Video stelle ich dir die 5 größten Fallen vor, in die du wahrscheinlich auch schon selbst getappt bist.
1. Falle: Mitleser im Besprechungschat
Folgende Situation: Du hast eine Teams Onlinebesprechung organisiert und diese läuft gerade. Du hast in den Besprechungsoptionen keinen Wartebereich aktiviert bzw. ihn schon wieder deaktiviert, damit du nicht von Personen, die zu spät zur Besprechung kommen, in deiner Präsentation unterbrochen wirst. Die Besprechung läuft also, es ist kein Wartebereich aktiviert und du nutzt den Besprechungschat, beispielsweise um ein Dokument zu teilen. Stell´ dir nun vor, irgendeine Person wählt sich nur eine Sekunde in die Besprechung ein und verlässt diese kurze Zeit später. Das bekommt wahrscheinlich niemand mit, auch du nicht! Wusstest du, dass alle Personen, die nur 1 Sekunde in der Besprechung sind, ab spätestens diesem Zeitpunkt den Besprechungschat mitlesen und das bis zum Ende der Besprechung, nicht nur so lange, wie diese auch tatsächlich in der Besprechung sind. Es ist also absolut notwendig, auch während der Besprechung dafür zu sorgen, dass sich keine unerwünschten und unbemerkten Teilnehmer in die Besprechung schleichen. Am besten kontrollierst du zu Beginn einer Besprechung, wer alles Mitglied im Besprechungschat ist, – bei mir im Screenshot sind es 12, die mitlesen – und sperre die Besprechung dann oder aktiviere zumindest den Wartebereich, damit du mitbekommst, wenn jemand noch in die Besprechung hinein will. Aber Vorsicht: Jede Person mit Referentenrechten könnte eine andere Person aus dem Wartebereich einlassen, daher solltest du bewusst entscheiden, welche Rechte die anderen Besprechungsteilnehmer erhalten.
2. Falle: Datei nicht in Chat eingefügt und doch geteilt
Ich befinde mich im privaten Chatbereich von Microsoft Teams. Alle Dateien, die du hier über das Büroklammer-Symbol einfügst, werden bzw. sind bereits auf OneDrive gespeichert. Aber was ist, wenn du versehentlich die falsche Datei auswählst und gleich wieder löscht, bevor du diese postest? Also über das X rechts oben neben der Datei wieder aus dem Chat entfernst. Das X wird im nachfolgenden Screeshot durch die Freigabeeinstellungen verdeckt, es ist dort, wo der Pfeil hinzeigt. Man sollte doch meinen, dass alles wieder auf Null gesetzt wird, aber weit gefehlt. Wenn du auf das Büroklammersymbol klickst und eine Datei auswählst, die bereits auf OneDrive liegt, wirst du dich wahrscheinlich vergewissern wollen, mit welcher Freigabe diese Datei geteilt wird. Also klickst du vermutlich unter dem Dateinamen auf den voreingestellten Freigabelink, um dies zu überprüfen. Wenn du hier nun auf ÜBERNEHMEN klickst, ist und bleibt die Datei freigegeben, auch wenn du den Post nun löscht ohne auf Senden geklickt zu haben. In einer OneDrive-Schulung mache ich auf solche Stolperfallen immer ausdrücklich aufmerksam, in normalen Schulungsvideos wird auf so etwas leider nicht hingewiesen. Bei Treutlein Seminare setzen wir in Schulungen oder im OneDrive-E-Learning den Fokus auch immer auf Ihren Datenschutz und zeigen Risiken auf.
3. Falle: Löschen des Posts löscht nicht die Freigabe
In einem privaten Chat kann man eigene Texte über das Kontextmenü ändern oder löschen – und dann sind diese auch bei den anderen im Chat verschwunden. Komplett anders gestaltet es sich mit geposteten Dateien. Denn wenn du hier eine freigegebene Datei löscht, dann löscht du nur den Post, also den Link, der zur freigegebenen Datei führt. Deine Chatpartner haben weiterhin Zugriff auf die Datei, und zwar über deren OneDrive Online im Bereich „Mit mir geteilt“. Wenn du den Zugriff auf eine Datei entfernen möchtest, dann geht das niemals in der Teams-Umgebung, sondern ausschließlich am Speicherort der Datei und in dem Fall ist das OneDrive Online. OneDrive Online erreichst du über den Browser!
4. Falle: Präsentation von A-Z einsehbar
Vielleicht kennst du die PowerPoint Live-Funktion in Teams-Onlinebesprechungen, wenn du Inhalte teilst. Was viele nicht wissen, ist, dass standardmäßig alle anderen Besprechungsteilnehmer deine KOMPLETTE Präsentation durchklicken können, Folie für Folie, nicht nur die Inhalte, die du vielleicht zeigen möchtest. Klicke also sofort beim Starten deiner Präsentation auf das Vorschausymbol, damit das nicht möglich ist. Denn nicht immer möchte man vielleicht Folie 76 mit den internen Zahlen zeigen.
5. Falle: An fremden Rechnern ausloggen
Wenn du mit Microsoft 365 arbeitest, hast du den großen Vorteil, dass du auch browserbasiert arbeiten kannst. Du kannst dich also über jeden x-beliebigen Computer, soweit dieser internetfähig ist, in dein Konto einloggen und deine E-Mails abrufen oder auf deine in der Cloud gespeicherten Dateien zugreifen. Viele machen das auch mal schnell im Urlaub oder in einem Internet-Café von unterwegs, weil es eben so schnell und unkompliziert geht. Sie loggen sich ein, greifen auf Dateien zu und wenn sie fertig sind, schließen sie den Browser einfach. Großer Fehler! Denn die nächste Person, die im Browser www.office.com eingibt, gelangt DIREKT wieder in DEIN Konto. Wenn du dich also über einen fremden Rechner einloggst, musst du dich immer erst von deinem Konto abmelden, bevor du den Browser schließt.
Fehler in MS Teams vermeiden – Das solltest du tun!
Damit du die 5 häufigsten Fehler im Umgang mit Microsoft Teams vermeidest, hier nochmals meine Empfehlungen:
- Kontrolliere zu Beginn einer jeden Onlinebesprechung, wer alles den Besprechungschat mitliest und aktiviere während einer Besprechung auf jeden Fall den Wartebereich oder sperre die Besprechung (kann natürlich nur der Organisator in den Besprechungsoptionen).
- Wenn du versehentlich eine falsche Datei für den Chat ausgesucht hast, kontrolliere in OneDrive Online, ob diese freigegeben wurde.
- Wenn du eine bereits eingefügte Datei im Chat löscht, entferne zusätzlich die Zugriffsberechtigung auf OneDrive Online.
- Wenn du eine PowerPoint-Präsentation über die PowerPoint-Live-Funktion teilst, deaktiviere dort sofort die Vorschau.
- Wenn du dich über einen fremden Rechner in dein Office-Konto einloggst, melde dich auf jeden Fall ab, bevor du den Browser schließt.
So, das waren die Top Five der häufigsten Fehler mit unangenehmen Folgen, die im Umgang mit Microsoft Teams gemacht werden. Es gibt so viel zu Teams und zur Dateiverwaltung dahinter zu wissen und doch schulen die wenigsten Organisationen, wie Teams oder OneDrive funktionieren. Ich würde mich freuen, wenn ich dich mit diesem Video etwas für die heiklen Stolperfallen in Teams sensibilisieren konnte.
Alles klar?
Ich hoffe, du hast wieder viel mit mir gelernt. Teams ist eine tolle Arbeitsoberfläche, aber wenn man sie falsch nutzt, bringt die zusätzliche Kommunikationsplattform mehr Schaden als Nutzen. Wenn du mehr wissen willst, findest du sowohl hier auf meiner Homepage als auch auf YouTube in meinem Kanal viele Tipps & Tricks.
Microsoft Teams E-Learning
Für Unternehmen bieten wir ein hochwertiges E-Learning zu MS Teams an. In mehreren Lernvideos zu MS Teams mit insgesamt über 4 h Dauer lernen Mitarbeitende alles, um sofort in Microsoft MS Teams einsteigen können. Viele große Unternehmen nutzen das Microsoft Teams E-Learning auch, um das selbst angeeignete Wissen der Mitarbeiter zu vertiefen und Themen zu beantworten, die eben nicht selbsterklärend sind.
