Outlook-Kurse/Schulungen vom Profi

OneNote – Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten

OneNote Online, OneNote für Windows-10-App oder OneNote 2016

Eine der häufigsten Fragen in OneNote-Schulungen ist die Frage: „Wie kann ich mit anderen gemeinsam Dokumente bearbeiten?“. OneNote gibt es ja als Desktop-Version, App oder OneNote Online. Alle OneNote-Versionen funktionieren unterschiedlich bei Freigaben und dem gemeinsamen Bearbeiten von z. B. Word-Dokumenten. Das irritiert viele Teilnehmer, die eine OneNote-Schulung besuchen. Deshalb vorneweg zunächst die Unterscheidung der OneNote-Anwendungen: OneNote 2016 (also mit der Office-Version dahinter) ist die Desktop-Version. Wenn keine Office-Version dahintersteht, also nur OneNote, dann handelt es sich um die OneNote App, auch OneNote für Windows-10-App genannt. Und wenn Sie OneNote über den Browser bearbeiten, dann öffnet sich OneNote Online. Soweit, so gut.

Dokumente in OneNote teilen und somit freigeben

In der OneNote für Windows-10-App lassen sich Dateien aus Excel, PowerPoint, Word usw. einbetten und somit teilen. Dies tut man, um Office-Anwendungen in OneNote zu integrieren, aber auch, um mit Internen oder Externen gemeinsam an Dateien arbeiten zu können. Denn nur, wenn Dateien (Dokumente, E-Mails etc.) auch in der Cloud liegen, können diese mit anderen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Einbetten bedeutet also, dass eine Datei, die in der Cloud liegt, in OneNote verlinkt wird. Dort sehen Sie dann eine Vorschau auf die Datei und darüber einen Link, der direkt zur Datei in der Cloud führt. Deshalb haben Sie auch nur eine Vorschau auf die Datei, wenn Sie online sind. Wenn Sie (oder andere, die Zugriffsrechte auf das Notizbuch haben) die Datei dann öffnen um sie zu bearbeiten, öffnet sie sich immer im Originalprogramm, z. B. in Word Online, Excel Online oder PowerPoint Online. Alle arbeiten also an der gleichen Datei.

Nur wenn Sie in OneNote Online arbeiten (= einloggen über www.office.com/login), sehen Sie rechts oben, ob und wer gerade gemeinsam mit Ihnen an einem freigegebenen Notizbuch arbeitet. In der OneNote für Windows-10-App sehen Sie nicht, wer gerade noch am Buch arbeitet. Lediglich nach der Synchronisierung sehen Sie den Namen des Autors neben einer neuen Notiz.

Integrieren von Office-Dateien in OneNote für Windows-10-App

Wollen Sie Office-Dateien in OneNote integrieren, müssen Sie zunächst eine Kopie davon auf OneDrive laden, um sie von dort in OneNote einzubetten:

  • Öffnen Sie OneNote auf Ihrem Computer (nicht OneNote 2016!).
  • Setzen Sie den Cursor an die Stelle der Seite, an der Sie die Datei einbetten möchten.
  • Klicken Sie im Register Einfügen auf Datei und wählen Sie die Datei aus, die Sie einbetten möchten > Öffnen

Eine Kopie der Datei wird auf OneDrive geladen. Von dort wird sie in das OneNote-Notizbuch verlinkt und dort eingebettet, wo zuvor der Cursor stand. Beim Einbetten werden ein Link zur Datei auf OneDrive und eine Vorschau auf die Datei eingefügt. Die Datei kann über den Link geöffnet und verändert werden. Eine eingebettete Datei öffnet sich immer in Office Online.

Wenn Sie eine Datei bearbeiten wollen, müssen Sie die Bearbeitung zunächst aktivieren. Speichern ist nicht notwendig, Änderungen werden automatisch gespeichert, Sie können einfach über das X schließen. Nach einer Änderung aktualisiert sich die Vorschau immer automatisch. Dies kann allerdings einige Minuten dauern. Da alle Beteiligten auf das gleiche Buch zugreifen, sehen auch andere die aktualisierte Vorschau und können Änderungen vornehmen.

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