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OneNote gemeinsam nutzen

Eine der häufigsten Fragen in meinen OneNote-Schulungen ist die Frage, wie man OneNote gemeinsam nutzen kann. Und meistens ist damit das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten gemeint.

Verschiedene OneNote Versionen

OneNote gibt es ja als Desktop-Version, App oder OneNote Online. Alle OneNote-Versionen funktionieren unterschiedlich bei Freigaben und dem gemeinsamen Bearbeiten von z. B. Word-Dokumenten. Das irritiert viele Teilnehmer, die eine OneNote-Schulung besuchen. Deshalb vorneweg zunächst die Unterscheidung der OneNote-Anwendungen:

OneNote hieß früher OneNote 2016. Dabei handelt es sich um die fest installierte Desktop-Version. Diese Version ist veraltet und läuft aus. Da es keine Updates mehr dafür gibt, sollte diese Version nicht mehr verwendet werden, da es sich um ein Sicherheitsrisiko handelt.

OneNote for Windows 10 ist die aktuelle Version. Dabei handelt es sich um die App. Sie ist bei jedem Windows 10-Rechner automatisch dabei. Diese App verwaltet nur Bücher, die auf OneDrive gespeichert sind, keine lokal gespeicherten Bücher. Das ist der Haken dabei: Möchtest du Dateien mit anderen Personen in Echtzeit bearbeiten, dann müssen diese in die Cloud.

OneNote Online öffnet sich automatisch, wenn du OneNote über den Browser öffnest, beispielsweise wenn du ein Notizbuch freigegeben bekommen hast und auf den Freigabelink klickst. Soweit, so gut.

Dokumente in OneNote teilen und somit freigeben

In der OneNote für Windows-10-App lassen sich Dateien aus Excel, PowerPoint, Word usw. einbetten und somit teilen. Dies tut man, um Office-Anwendungen in OneNote zu integrieren, aber auch, um mit Internen oder Externen gemeinsam an Dateien arbeiten zu können. Denn nur, wenn Dateien (Dokumente, E-Mails etc.) auch in der Cloud liegen, können diese mit anderen geteilt und gemeinsam bearbeitet werden. Einbetten bedeutet also, dass eine Datei, die in der Cloud liegt, in OneNote verlinkt wird. Dort siehst du dann eine Vorschau auf die Datei und darüber einen Link, der direkt zur Datei in der Cloud führt. Deshalb hast du auch nur eine Vorschau auf die Datei, wenn du online bist. Wenn du (oder andere, die Zugriffsrechte auf das Notizbuch haben) die Datei dann öffnest um sie zu bearbeiten, öffnet sie sich immer im Originalprogramm, z. B. in Word Online, Excel Online oder PowerPoint Online. Alle arbeiten also an der gleichen Datei.

Nur wenn du in OneNote Online arbeitest (= einloggen über www.office.com/login), siehst du rechts oben, ob und wer gerade gemeinsam mit dir  an einem freigegebenen Notizbuch arbeitet. In der OneNote für Windows-10-App siehst du nicht, wer gerade noch am Buch arbeitet. Lediglich nach der Synchronisierung siehst du den Namen des Autors neben einer neuen Notiz. Öffnest du Word, Excel oder PowerPoint, siehst du in Echtzeit, wer in dem Dokument arbeitet: Neben jedem Buchstaben, der geschrieben wird, wird dessen Namen angezeigt.

OneNote gemeinsam nutzen und Office-Dateien in OneNote für Windows-10-App einbinden

Willst du Office-Dateien in OneNote integrieren, musst du zunächst eine Kopie davon auf OneDrive laden, um sie von dort in OneNote einzubetten:

  • Öffne OneNote auf deinem Computer (nicht OneNote 2016!).
  • Setze den Cursor an die Stelle der Seite, an der du die Datei einbetten möchtest.
  • Klicke im Register Einfügen auf Datei und wählen die Datei aus, die du einbetten möchten > Öffnen

Was passiert nun im Hintergrund? Eine Kopie der Datei wird auf OneDrive geladen. Von dort wird sie in das OneNote-Notizbuch verlinkt und dort eingebettet, wo zuvor der Cursor stand. Beim Einbetten werden ein Link zur Datei auf OneDrive und eine Vorschau auf die Datei eingefügt, soweit es für diesen Dateityp eine Microsoft App gibt, also für Word, Excel, Power-Point. Wenn du also ein PDF oder eine E-Mail verlinkst, bekommst du nur einen Link, keine Vorschau. Die Datei kann über den Link geöffnet und verändert werden. Eine eingebettete Datei öffnet sich immer in Office Online.

Wenn du eine Datei bearbeiten möchtest, musst du die Bearbeitung zunächst aktivieren. Speichern ist nicht notwendig, Änderungen werden in OneDrive for Business automatisch gespeichert, Du kannst das Fenster einfach über das X schließen. Nach einer Änderung aktualisiert sich die Vorschau immer automatisch. Dies kann allerdings einige Minuten dauern. Da alle Beteiligten auf das gleiche Buch zugreifen, sehen auch andere die aktualisierte Vorschau und können Änderungen vornehmen.

Mit einer OneNote-Schulung Inhouse digital und papierlos arbeiten

Informiere dich über eine OneNote-Schulung oder über die Schulung OneNote &  Outlook im Team. Wir schulen die OneNote für Windows-10-App und OneNote 2016 als Desktop-Version von OneNote – und das überall, wo man uns versteht: In Deutschland, Österreich und in der Schweiz und natürlich aus als Online-Schulung.

OneNote in MS Teams

Immer häufiger wird auch die Integration von OneNote in Microsoft Teams angefragt. Ja, klar! Das können wir auch. Das macht beispielsweise Sinn, wenn du in einem Team von Microsoft Teams deine Protokolle mit OneNote verwalten möchtest oder wenn du ein vorhandenes OneNote-Buch den anderen Teammitgliedern freigeben möchtest. Melde dich einfach bei Interesse über das Kontaktformular.

YouTube Videos

Übrigens findest du auf YouTube viele Tipps von mir zu OneNote, beispielsweise wie du mit lokal gespeicherten Büchern in die Cloud umziehst oder wie du Synchronisierungsprobleme mit OneNote behebst.

Link zu meinem YouTube-Kanal

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In unserem Gratis Download-Bereich findest du eine Übersicht mit den besten Shortcuts zur OneNote App oder OneNote 2016 und einen Beitrag darüber, wie du im Team nachvollziehen kannst, wer welche Änderungen vorgenommen hat.

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