Speicherplätze in Microsoft 365
Bisher waren Sie es gewohnt, dass Sie für Ihre persönlichen Dateien einen lokalen Speicherplatz hatten, auf den nur Sie zugreifen konnten und dann noch einen oder mehrere lokale Speicherplätze für teamrelevante Dateien, beispielsweise ein Gruppenlaufwerk, welches vom Administrator Ihrer Organisation verwaltet wurde.
Mit Microsoft 365 haben Sie nun ZUSÄTZLICH zu diesen beiden Speicherplätzen zwei neue Cloud-Speicherplätze dazu bekommen: OneDrive und SharePoint. Alle Dateien in Microsoft Teams liegen auf einer dieser Microsoft-Clouds. Nichts anderes ist möglich.
Vielen Menschen fällt die Unterscheidung zwischen OneDrive und SharePoint schwer. Vergleichen wir es deswegen mit Ihrem bisherigen Ablagesystem. Super vereinfacht gesagt, ist OneDrive der Cloud-Speicher für die Ablage Ihrer persönlichen Dateien und SharePoint ein Gruppenlaufwerk in der Cloud.
Sie stellen Ihre Dateiablage auf o365 SharePoint um oder arbeiten seit längerem mit einer SharePoint Dokumentenbibliothek und benötigen für Ihre komplette Organisation Unterstützung in Form von 365 Microsoft Schulungen? In unserem einzigartigen praxisnahen SharePoint Tutorial zu SharePoint dms erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, damit Ihr Dms mit Office 365 dauerhaft übersichtlich bleibt, beispielsweise, wie Sie auf dem Explorer OneDrive einrichten oder SharePoint einrichten.
Wo speichert Teams Dateien?
Sie können sich nicht aussuchen, auf welcher Cloud in Microsoft Teams eine Datei gespeichert wird. Das SharePoint Dokumentenmanagement ist von Microsoft festgelegt ist. Es hängt davon ab, mit welcher Anwendung Sie in Microsoft Teams arbeiten. Wenn Sie eine Datei über die Chat-App anfügen, wird diese im Hintergrund auf ONEDRIVE gespeichert und im Chat selbst sehen Sie nur die Verlinkung, die zum Speicherort dieser Datei, also OneDrive führt. Alle Dateien in Teams und Kanälen werden automatisch auf SHAREPOINT gespeichert, einer Teamwebsite.
Mit Microsoft 365 hat Ihre Organisation also einen großen Cloudspeicher bei Microsoft angemietet. Auf diesem liegen alle OneDrive. Jeder Mitarbeiter hat also ein Stückchen Speicherplatz auf der Unternehmenscloud bekommen, um dort seine geschäftlichen Dateien abzulegen, die nicht teamrelevant sind. Zugang zu dieser Cloud hat nur der Mitarbeiter selbst, indem er sich mit seiner E-Mail-Adresse und dem Windows-Passwort legitimiert.
Aber auch die Cloudspeicher für die Teams liegen auf der großen Unternehmens-Cloud. Die Teamclouds heißen Shareboxen bzw. Teamwebsites, auch wenn sie jeder umgangssprachlich SharePoint nennt. Eine Sharebox wird entweder vom Administrator Ihrer Organisation oder vom Besitzer eines Teams in Microsoft Teams verwaltet.
Ganz vereinfach gesagt, sind Shareboxen Gruppenlaufwerke in der Cloud und OneDrive Ihr persönlicher Speicher in der Cloud. OneDrive ist also ein Teil von SharePoint. Das macht sich auch im Link bemerkbar.
Wenn auch Ihre Mitarbeiter Wissenslücken im SharePoint Dokumentenmanagement haben, fordern Sie gerne ein unverbindliches Angebot für eine SharePoint Office 365 Schulung an. Dort erfahren Sie alles Notwendige zur Dateiablage auf SharePoint und OneDrive for Business. Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen praxisnah und verständlich, beispielsweise Wie funktioniert OneDrive?
Es ist wichtig, dass Sie wissen, wie Ihr SharePoint Dokumentenmanagement funktioniert und wo eine Datei gespeichert ist und das erkennen Sie am Link. Wenn Sie eine Datei über den Browser öffnen, die auf OneDrive gespeichert ist, steht im Link der Name der Organisation, gefolgt von MY-SharePoint, My steht hier für „mein Stückchen von SharePoint“, also für OneDrive.
Steht dort nur SharePoint, ohne „my“ davor, dann handelt es sich um eine Teamwebsite. Achten Sie also immer auf den Browserlink einer Datei, dann wissen Sie zum einen, von welcher Organisation diese Datei freigegeben wurde und ob sie dort auf SharePoint oder OneDrive gespeichert ist.
Grundsätzlich gibt Ihre Organisation vor, welche Daten in eine SharePoint Dokumentenbibliothek dürfen und welche nicht. Dies hat oberste Priorität. Klären Sie diese Frage bitte grundsätzlich, bevor Sie mit Clouds arbeiten.
Wenn es Ihnen aber lediglich um die Unterscheidung geht, was auf OneDrive for Business und was auf SharePoint Online gespeichert werden soll, ist die Antwort leicht: Machen Sie weiter, wie bisher: Was Sie auf Ihrem persönlichen lokalen Speicher gespeichert haben, kann auf OneDrive und was auf einem Gruppenlaufwerk gespeichert ist, kann auf SharePoint. Um die Umstellung auf SharePoint kümmert sich in der Regel Ihre IT.
Selbsttest: Testen Sie Ihr Wissen
Scannen Sie diesen Code mit Ihrem Handy und testen Sie selbst, wie gut Sie sich in der digitalen Welt von Microsoft 365 zurechtfinden. Oder teilen Sie diesen Link in Ihrer Organisation, um den Bedarf zu ermitteln.
- Was ist der Unterschied zwischen OneDrive und SharePoint?
- OneDrive einrichten
- SharePoint in Explorer einbinden
- Wie öffne ich SharePoint Online?
- SharePoint Berechtigungen verwalten
- Wann sollte man OneDrive, Teams oder SharePoint verwenden?
- Wie schränke ich den Zugriff auf einen Ordner in SharePoint Office 365 ein?
- Viele Videos auf unserem YouTube-Kanal.
- SharePoint Schulung
