Tipps Onlinebesprechung

Tipps Onlinebesprechung vom Praxistrainer! Mittlerweile ist es fast normal, dass wir Tag für Tag an Onlinebesprechungen teilnehmen. Deshalb habe ich dir ein paar tolle Tipps zu Onlinebesprechungen zusammengestellt.

Tag für Tag führt Treutlein Seminare Live-Online-Schulungen über Microsoft Teams durch. Daher wissen wir um die Herausforderungen unserer Teilnehmer. Die Tipps zu Onlinebesprechungen in diesem Blogbeitrag kannst du aber immer brauchen, wenn du dich in einer geschäftlichen Onlinebesprechung, Schulung oder einfach nur um Freunde zu treffen, auf einer Onlineplattform triffst.

Lerne Webinar Tipps kennen, die jedem helfen, egal ob du über Zoom oder Microsoft Teams oder ein anderes Programm teilnimmst.

Tolle Webinar Tipps, die jeder brauchen kann

Klar gibt es auch viele Blogbeiträge von uns zum Handling von Microsoft Teams Onlinebesprechungen. In diesem Blogbeitrag geht es aber um übergreifende Themen. Es geht darum, wie du effizient an einer Onlinebesprechung teilnehmen kannst, nicht um spezielle Funktionen im Onlinebesprechungs-Tool. Nachfolgend beantworte ich dir folgende Fragen – so kannst du dich optimal auf die nächste Schulung vorbereiten!

Wie kann ich dem Moderator folgen und gleichzeitig etwas an meinem PC umsetzen, ohne den Überblick zu verlieren?
Wie mache ich schnell einen Screenshot?
Wie mache ich mir schnell und effizient eigene Notizen zur Onlineveranstaltung, ohne ständig zwischen verschiedenen Fenstern hin- und herspringen zu müssen?
Wie lade ich schnell digital zur Verfügung gestellte Unterlagen runter?

1. Tipp Onlinebesprechung: Bildschirm in 2 Fenster unterteilen – Webinar Tipps, die jeder brauchen kann

Du nimmst an einem Web-Seminar teil und hast nur einen Bildschirm bzw. einen Laptop, keinen zweiten Monitor? Dann wirst du deinen Hauptbildschirm nutzen, um dem Webseminar und dem Moderator zu folgen. Manchmal genügt das auch, z. B. wenn es um eine Kommunikationsschulung geht. Aber was, wenn du online an einer Softwareschulung, z. B. zu Microsoft Teams oder Outlook teilnimmst? Sicher würdest du das Gezeigte gerne direkt an deinem PC umsetzen, üben oder einstellen, aber dann siehst du nicht, was der Moderator auf der anderen Seite der digitalen Welt gerade zeigt und verpasst Wichtiges.

In dem Fall empfehle ich dir, während der Onlineschulung auf deinem Bildschirm einfach zwei Fenster nebeneinander anzuordnen. Auf der einen Hälfte deines Bildschirms folgst du dann dem Webseminar und auf der anderen Hälfte öffnest du einfach dein Programm und nimmst dort die gewünschten Einstellungen vor. Mit diesen Tipps zum Webinar hat man einen guten Überblick.

Zwei Fenster nebeneinander auf dem Bildschirm anordnen – So geht´s!

Öffne und maximiere das Fenster, welches du auf der rechten Bildschirmseite sehen möchtest. Der Cursor muss irgendwo auf dieser Seite stehen, das ist wichtig! Dein Computer braucht das zur Orientierung, damit er weiß, um welches Fenster es gleich geht.
Drücke nun auf deiner Tastatur folgende Tastenkombination: Windows + Rechts-Pfeil (dieser befindet sich auf deiner Tastatur ganz unten rechts – zumindest wenn du einen Laptop hast wie ich). Das Fenster halbiert sich auf die rechte Seite und die anderen geöffneten Fenster werden daneben minimiert angezeigt.
Klicke nun links auf das Fenster, welches auf der linken Bildschirmhälfte angezeigt werden soll. Der Cursor muss auch hier irgendwo auf dieser Seite stehen. Du weißt schon, sonst hat dein Computer Orientierungsschwierigkeiten.
Drücke nun auf deiner Tastatur: Windows + Links-Pfeil. Dieses Fenster wird nun neben dem anderen Fenster links angeordnet.
An der Schnittstelle der beiden Fenster kannst du nun die Fensterbreite einfach durch Ziehen anpassen, falls ein Fenster schmäler als das andere angezeigt werden soll.

Wann kann man einen geteilten Bildschirm noch gut brauchen?

Es gibt noch viele Situationen außer einer Onlineschulung, in der du diesen Tipp umsetzen kannst:

Wenn du per Drag and Drop E-Mails in einem Ordner ablegen möchtest, der sich im Windows Explorer befindet (Explorer und Outlook nebeneinander anordnen).
Wenn du Inhalte aus verschiedenen Fenstern miteinander vergleichen möchtest, z. B. kannst du auf der einen Hälfte eine PowerPoint-Präsentation öffnen und auf der anderen Seite ein Word-Dokument, um dir dort Notizen zu machen.
Du öffnest ein Programm zweimal, z. B. Outlook. Auf der einen Seite blendest du deinen Kalender ein und auf der anderen Seite eine neue E-Mail, um Terminvorschläge herauszusuchen und gleich zu notieren.

Es gibt sicher viele Einsatzmöglichkeiten, wo ein geteilter Bildschirm Sinn macht, wenn man keinen zweiten Bildschirm zur Verfügung hat. Ich hoffe, meine Tipps für Onlinebesprechungen haben dich auf einige Ideen gebracht.

2. Tipp Onlinebesprechung: Mit Tastenkombination Screenshot machen

Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte, und vor allem ist es schnell gemacht!

Manchmal werden in einer Onlineschulung PowerPoint-Folien gezeigt oder der Trainer zeigt, wie man etwas am PC einstellt usw.

Aber Achtung! Datenschutz! Immer vorher den Präsentator fragen, ob es in Ordnung ist, einen Screenshot zu machen.

Es gibt sicher viele Situationen, in denen es toll wäre, wenn man sich ein Bild vom Bildschirm des Trainers machen könnte. Es müsste halt ganz schnell gehen, weil der Trainer sonst schon wieder die Ansicht gewechselt hat. Sicher kennen die meisten von euch das Snippingtool, aber kennt ihr auch den Shortcut dafür?

Onlinebesprechung Tipps – Shortcut für Screenshot

Mit einer Tastenkombination kannst du während eines Web-Seminares blitzschnell einen Screenshot des aktuellen Fensters bzw. eines Teilbereichs davon machen, ohne erst das Snipping-Tool öffnen zu müssen. Und so geht´s!

Drücke auf der Tastatur den Shortcut Windows + Shift + S. Das Fenster verdunkelt sich etwas. Das ist der Startschuss für dich:
Ziehe nun mit gedrückter linker Maus einen Rahmen um den Bereich auf, von dem du einen Screenshot machen möchtest. Ist der gewünschte Bereich markiert, lässt du die Maus los und schon befindet sich der Bildschirmausschnitt in der Zwischenablage. Einfach so, ohne dass du einen weiteren Hinweis dazu erhältst.
Nun platziere den Cursor dort, wo du das Bildschirmfoto einfügen möchtest, das kann ein Word-Dokument, eine E-Mail, eine OneNote-Seite oder auch der Besprechungschat deiner Onlinebesprechung sein.
Füge nun den Screenshot aus der Zwischenablage ein, indem du die Tastenkombination Strg + V drückst. Das ist die Tastenkombination, um etwas aus der Zwischenablage einzufügen.

Screenshot in Besprechungschat stellen

Manchmal möchte man etwas zeigen, aber das Teilen des eigenen Bildschirms will einfach nicht klappen. Oder man möchte den ganzen Bildschirm aus Datenschutzgründen nicht zeigen. Dann mache doch einfach wie zuvor beschrieben einen Screenshot und füge diesen in den Besprechungschat ein, einfach mit Strg+V. Diesen Tipp solltest du unbedingt üben, da du ihn sicher in der nächsten Onlineschulung gut brauchen kannst.

3. Tipp Onlinebesprechung: Schnellnotizen in OneNote machen – Tipps zur Onlineschulung

Wenn du an einem Webseminar teilnimmst, möchtest du dir bestimmt nebenbei Notizen machen. Alles merken kann man sich ja nie. Zum Dokumentieren eignet sich hier das digitale Notizbuch von OneNote. Dort kannst du sowohl Text als auch Screenshots einfügen, ganz zu Schweigen von Links, Dateien, Dokumenten, handschriftlichen Notizen und vielem mehr. Du merkst schon, OneNote ist ein Allrounder! Übrigens gibt es auch ein E-Learning oder Schulungen zu OneNote.

Der Vorteil von den schnellen Notizen in OneNote ist, dass du sie am rechten Rand deines Bildschirms schmal anordnen lassen kannst und sie wie ein angepinntes Post-it nebenher mitlaufen. Übrigens gibt es die Schnellnotizen nur in der OneNote App, nicht in der Windows-10-App.

Der Shortcut für Schnellnotizen

Der schnellste Weg, um eine OneNote-Notiz während eines Web-Seminars zu öffnen ist die Tastenkombination Windows + N. Es öffnet sich eine Art Post-it. Allerdings hat das (noch) einen Haken: Wenn du außerhalb des OneNote-Fensters klicken, minimiert sich dieses – nicht optimal zur Dokumentation und umständlich, da man jedes Mal das Fenster wieder aus der Taskleiste maximieren muss.

Schnellnotizen immer im Vordergrund anzeigen

Damit die Schnellnotiz immer am Rand angedockt bleibt, statt sich zu minimieren, braucht es nur ein kleines Häkchen in den Grundeinstellungen von OneNote:

Klicke in der OneNote App links oben auf das Register „Datei“, dort auf „Optionen“ und dann auf „Anzeige“.
Im Register „Anzeige“ aktiviere bitte die 3. Option von oben: „Neues Fenster für schnelle Notizen an der Seite des Desktops andocken“.
Bestätige deine Einstellungen.

Wenn du nun den Shortcut Windows+ N drückst, öffnet sich eine schnelle Notiz am rechten Rand. Die anderen Fenster daneben passen sich einfach dem Platzbedarf an. An der „Schnittstelle“ der beiden Fenster kannst du die Breite einfach durch Ziehen anpassen. OneNote merkt sich das für zukünftige Schnellnotizen.

Wo werden OneNote Schnellnotizen gespeichert?

Wenn du in dem angedockten Fenster rechts oben auf den Doppelpfeil klickst, maximiert sich die OneNote-Seite und du siehst, wo die Schnellnotiz abgelegt wurde, nämlich am Ende deiner Notizbuchliste unter „Schnelle Notizen“.

Mit diesen Onlineschulungen Tipps gestaltest du die Teilnahme an einem Web-Seminar effizient und nachhaltig. Wenn du mehr Tipps zum Webinar suchst, schau doch mal meine kostenlosen, aber professionellen Lernvideos auf YouTube an.

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4. Tipp zu Onlineveranstaltungen: Wie lade ich eine Datei auf meinen PC?

In Onlineschulungen oder Onlinebesprechungen werden oft digitale Unterlagen geteilt. Wenn die Büroklammer zum Einfügen von Dateien nicht da ist, kann man immer noch einen Direktlink zu einer Datei in den Besprechungschat stellen. Dieser führt zu einer Cloud, entweder zu SharePoint oder zu OneDrive. Wenn du also auf den Link klickst, öffnet sich die Datei erst mal im Browser.

Links oben findest du den Befehl zum Downloaden. Aber wohin speichert dein Rechner die Datei automatisch? Die Antwort ist: In deinen Ordner Downloads und dieser ist auf deiner Festplatte gespeichert. Du findest ihn schnell über deinen Dateiexplorer oder indem du in die Windowssuche „Downloads“ eingibst. Von dort kannst du die gespeicherte Datei dann an einen Speicherort deiner Wahl ablegen.

So, ich freue mich, wenn wir uns in einer Online-Schulung wiedersehen. Nun bist du bestens gewappnet und wirst ein super Teilnehmer sein!!!