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Microsoft OneNote Notizbuch teilen

In diesem Beitrag erfährst du, wie du ein OneNote Notizbuch teilen kannst und zwar geht es um das Teilen eines OneNote Notizbuches, welches auf OneDrive gespeichert ist. Bei OneDrive handelt es sich um deine persönliche Cloud.

Wo ist der Speicherort meines Notizbuches?

In den meisten Fällen werden deine Notizbücher auf deinem persönlichen OneDrive gespeichert sein. Falls du dir nicht sicher bist, wo der Speicherort eines Buches ist, klicke im Programm OneNote links oben auf Datei. Dort siehst du in den Informationen beim Link, wo das Buch gespeichert ist. Enthält der Link „my SharePoint“, liegt das Buch auf OneDrive. Steht dort zwar „SharePoint“, aber davon kein „my“, dann ist das OneNote Notizbuch auf SharePoint gespeichert.

Notizbuch teilen über OneDrive

Um ein Notizbuch freigeben zu können, welches bereits auf OneDrive gespeichert ist, gibt es verschiedene Wege. Beispielsweise indem du in einem geöffneten Notizbuch rechts oben auf Freigeben klickst. Hier hast du nun verschiedene Aktionen zur Auswahl:

  • Gesamtes Notizbuch freigeben
  • Link zu Notizbuch kopieren
  • E-Mail-Kopie der Seite
  • Zugriff verwalten

Nur mit Gesamtes Notizbuch freigeben kannst du anderen Personen erlauben, mit dir gemeinsam im gleichen Notizbuch zu arbeiten. Link zu Notizbuch kopieren erzeugt zwar auch einen Zugriffslink, aber hier ist der Link bereits vordefiniert und du solltest ihn individuell einrichten (gleich mehr dazu). E-Mail-Kopie der Seite erzeugt, wie der Name schon hergibt, eine Kopie ohne Verbindung zu deinem Notizbuch. Und in Zugriff verwalten kannst du vorhandene Zugriffsrechte anpassen oder löschen. Gehen wir also nun auf Gesamtes Notizbuch freigeben näher ein.

Ganzes Microsoft OneNote Notizbuch freigeben

Über Gesamtes Notizbuch freigeben teilst du immer das komplette Notes Notizbuch. Es ist nicht möglich, ausschließlich einzelne Seiten oder Abschnitte freizugeben. Allerdings ist es möglich, einzelne Abschnitte inklusive Seiten mit einem Kennwortschutz zu versehen.

Mit einem Klick auf Gesamtes Notizbuch freigeben öffnet sich ein Fenster, das geradezu dazu verleitet, eine E-Mail-Adresse einzugeben und zu senden. Aber Achtung! Du weißt ja noch gar nicht, mit welcher Berechtigung der Link versehen ist. Klicke also unbedingt auf die Einstellungen – das ist das Zahnradsymbol und passe den Link dort individuell an.

Linkeinstellungen bei OneNote Notizbuch teilen

Die Linkeinstellungen sind in zwei Bereiche unterteilt. Im oberen Teil legst du fest, von wem der Link geöffnet werden kann und im unteren Bereich bei den Weiteren Einstellungen, was diese Person bzw. Personen mit dem Buch machen dürfen.

Je nachdem, was du im oberen Bereich auswählst, werden im unteren Bereich dazu passende individuelle Einstellungsmöglichkeiten angeboten. Durch deine Auswahl und Kombination erzeugst du also einen Link, der sich später im Browser öffnet, wenn der Empfänger drauf klickt. Gehen wir nun mal die einzelnen Linkmöglichkeiten durch.

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Individuelle Freigabe auf Notizbuch erzeugen

In den Linkeinstellungen legst du fest, wer das freigegebene Notizbuch öffnen kann und ob diese Person wiederum anderen Personen auf das Notizbuch geben darf. Stelle diese Linkeinstellungen also ganz bewusst ein. Nachfolgend erkläre ich dir die verschiedenen Möglichkeiten:

OneNote Notizbuch teilen mit Jedem

Jeder mit dem Link erzeugt einen Link, mit dem JEDER das Notizbuch öffnen kann, auch wenn er nicht bei OneNote oder OneDrive angemeldet ist, er funktioniert bei Kolleginnen und Kollegen, aber auch bei jeder externen Person mit jeder x-beliebigen E-Mailadresse.

Dieser Link kann auch von anderen Personen beliebig weitergeleitet werden und diese können das Buch dann auch öffnen. Der Link funktioniert also bei jedem, keiner muss sich legitimieren und du hast keinen Überblick darüber, wer wirklich Zugriff hat.

Wenn Jeder mit dem Link bei dir ausgegraut ist, dann hat deine Organisation diesen Linktyp aus Sicherheitsgründen deaktiviert.

OneNote Notizbuch teilen mit allen Kolleginnen und Kollegen

Personen in Ihrer Organisation mit dem Link begrenzt die Zugriffsgruppe auf Interne, da nur Personen in deiner Organisation das Buch öffnen können, wenn diese mit ihrem Organisationskonto bei Microsoft angemeldet sind. Microsoft prüft dies im Hintergrund ab. Dieser Link kann zwar an andere Personen weitergeleitet werden, kann aber nur von Personen aus deiner Organisation geöffnet werden.

Gelangt dieser Linktyp nach außen, kann er trotzdem von externen Personen nicht geöffnet werden. Das ist ein Vorteil. Der Nachteil ist allerdings, dass dieser Link für ALLE in deinem Unternehmen gilt, d. h. alle Kolleginnen und Kollegen erhalten den GLEICHEN Link. Dadurch ist es nicht möglich, dass du einem einzelnen Kollegen die Freigabe wieder entziehst. Du müsstest den kompletten Link löschen, womit auch die anderen Personen, die diesen Link haben, keinen Zugriff mehr hätten. Also ist auch dieser Linktyp eher ungeeignet, um ein OneNote Notizbuch teilen zu können.

OneNote Notizbuch teilen über Personen mit Zugriff

Personen mit Zugriff erzeugt keinen NEUEN Freigabelink. Hier kannst du einen VORHANDENEN Freigabelink kopieren und weiterleiten, falls andere Personen ihren Freigabelink nicht mehr finden. Diesen Personen muss also bereits im Vorfeld das Buch freigegeben bekommen haben, damit der Link funktioniert.

OneNote Notizbuch teilen mit bestimmten Personen

Ich empfehle dir, ein OneNote Notizbuch über Bestimmte Personen zu teilen. Darüber wird ein Linktyp erzeugt, in dem die E-Mail-Adresse des Empfängers verschlüsselt ist. Deshalb kann auch nur diese Person das Buch öffnen.

Dieser Linktyp kann für jede x-beliebige E-Mailadresse innerhalb und außerhalb deines Unternehmens verwendet werden. Der Empfänger des Freigabelinks muss sich nochmals mit einem Code legitimieren, falls es sich um einen externen Empfänger handelt. Das ist für den Empfänger zwar etwas aufwändiger, aber auch sicherer.

Übrigens können nur interne, keine Externen Personen eine Kopie des freigegebenen Buches bei sich in OneNote einbinden.

Notizbuch anzeigen oder bearbeiten?

Nachdem du dich für den grundsätzlichen Empfängerkreis entschieden hast, legst du fest, ob der Empfänger Anzeige- oder Bearbeitungsrechte erhalten soll. Sobald du auch hier eine Auswahl getroffen hast, bist du mit den individuellen Linkeinstellungen fertig. Klicke auf Übernehmen, um wieder in das vorherige Fenster zu gelangen.

Die Eingabe der E-Mail-Adresse des Empfängers ist nur bei Bestimmte Personen zwingend notwendig. Beim Linktyp Jeder mit dem Link und Personen in Ihrer Organisation ist der Empfängerkreis ja bereits klar.

Gib nun die E-Mail-Adresse des Empfängers ein (in dem Fall ist das auch gleichzeitig die Person, an die du dein Notizbbuch freigeben willst) und mach den Link der Person zugängig. So kannst du ein Microsoft OneNote Notizbuch teilen.

Übrigens gibt es auf meinem YouTube Kanal auch viele Videos zu Microsoft OneNote.

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