OneNote gemeinsam nutzen, Freigabe und Synchronisation

Die häufigsten Fragen und Antworten zur Nutzung von OneNote im Team

Ich führe deutschlandweit OneNote-Schulungen in Unternehmen durch und die meiste Unsicherheit bei OneNote herrscht bei den Freigaben. Die Menschen haben Angst, dass ihre sensiblen Daten aus Versehen anderen zugänglich gemacht werden oder wissen nicht, wie sie OneNote im Team oder mit ihrem Smartphone nutzen können. Damit Sie und meine Teilnehmer aus den OneNote Schulungen ein schönes Nachschlagewerk haben, habe ich hier einen kleinen F&Q-Katalog erstellt:

Warum habe ich zwei OneNote Versionen auf meinem PC?

OneNote (ohne Zahl dahinter) ist die kostenlose OneNote App, die auf jedem Rechner mit Windows vorinstalliert ist. Sie hat nicht den vollen Funktionsumfang und soll Lust auf die bezahlte Version machen. Die bezahlte Version von OneNote erkennen Sie an der Versionsnummer dahinter, z. B. OneNote 2016. Diese Version wird automatisch mit dem gekauften Office-Paket installier. Ergo: Ignorieren Sie die kostenlose Version und arbeiten Sie immer mit dem OneNote, wo die Zahl dahintersteht.

Wie kann ich OneNote gemeinsam nutzen?

OneNote muss an einem Speicherort gespeichert werden, wo andere auch Zugriff haben. Es steht und fällt also alles mit dem Speicherort. Liegt das Notizbuch auf dem Gruppenlaufwerk, werden z. B. keine Zugriffsrechte benötigt. Es genügt, wenn die anderen den Speicherort kennen. Das OneNote Notizbuch ist eine Datei, wie jede andere auch, die man mit einem Doppelklick öffnen kann.

Wie gebe ich OneNote anderen frei?

Auch hier hängt alles vom Speicherort ab. Liegt das Buch auf einem gemeinsamen Laufwerk im Firmennetz, können die Kollegen das Buch mit einem Doppelklick öffnen. Ist das Notizbuch auf OneDrive oder SharePoint gespeichert, geht die Freigabe in OneNote über das Register Datei > Freigeben. Dort kann man auch zwischen Lese- und Bearbeitungsrechten wählen.

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Kann ich Freigaben auch wieder entziehen, ändern oder rückgängig machen?

Das geht ganz einfach, unkompliziert und sicher. Einfach auf das Register Datei und dort auf Freigaben klicken. Im rechten unteren Bereich sind alle freigegebenen Nutzer aufgelistet. Mit einem Rechtsklick auf den jeweiligen Nutzer kann eine Freigabe entzogen oder geändert werden.

Wie kann ich ein OneNote Notizbuch sperren oder einzelne Seiten schützen?

Vorweg: Es können nur ganze Notizbücher freigegeben werden und auch nur komplette Abschnitte mit einem Kennwort geschützt werden (inklusive aller Seiten). Das Sperren einzelner Seiten ist nicht möglich. So funktioniert es: Einfach einen Rechtsklick auf den Abschnitt machen und „Diesen Abschnitt durch ein Kennwort schützen“ auswählen.

Wie nutze ich OneNote 2016 auf meinem Smartphone?

Zunächst mal muss die kostenlose OneNote-App installiert werden. Die gibt es im jeweiligen App-Store. Ist der Speicherort SharePoint oder OneDrive for Business genügt es, sich nun mit den Anmeldedaten des Microsoft-Kontos einzuwählen. Wird als Cloud OneDrive, also die „private“ Cloud genutzt, muss diese zusätzlich als App installiert werden, um sich auch hier anschließend mit den Microsoft-Zugangsdaten einzuloggen.

Kann ich verschiedene Notizbücher an unterschiedlichen Speicherorten speichern?

Klar geht das. Ich habe einige Notizbücher lokal auf meinem Rechner gespeichert, einige in der Cloud, um sie auch mobil nutzen zu können usw.

Kann ich OneNote 2016 auch von unterwegs nutzen, wenn ich offline bin?

Auch das ist kein Problem: Die Synchronisation geht dann automatisch, sobald Sie wieder online sind.