Digital organisieren mit Microsoft 365
Wie kann man sich digital organisieren mit Microsoft 365? In diesem Artikel zeige ich dir ein paar Ideen, wie du dich im Office besser digital organisieren kannst.
Ressourcen schonen mit digitaler Organisation
Jedes Jahr werden allein in Deutschland etwa 800 000 Tonnen Papier in Büros verbraucht, dazu kommen 55 Millionen Druckerpatronen und 8 Millionen Tonerkartuschen. Die Papiermenge würde ausreichen, um ein 1 Meter breites Band rund 250 mal um den Äquator zu legen. Das Papier stellt nicht nur eine erhebliche Umweltbelastung dar, sondern kostet Unternehmen vor allem Zeit und Geld. (Quelle: buero-und-umwelt.de)
Immer mehr Unternehmen setzen darauf, Papier im Büro weitestgehend zu vermeiden und Dokumente zu digitalisieren. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern erleichtert auch die Arbeitsorganisation der Mitarbeiter, erhöht die Effizienz und spart zeitliche und finanzielle Ressourcen.
Digital organisieren mit Microsoft Office 365 – OneNote, Teams, Outlook
Verzichten Sie auf ungeordnete Papierstapel auf dem Schreibtisch oder überquellende Aktenschränke. Mit unserer OneNote Schulung für ein papierloses und digitales Büro, Microsoft Teams Schulung für ortsunabhängige Zusammenarbeit im Team und Zeitmanagement mit Outlook Schulung unterstützen wir Sie bei der persönlichen Digitalisierung Ihrer Organisation. Vor allem OneNote und Outlook bieten zahlreiche Möglichkeiten für einen strukturierten Umstieg. Treutlein Seminare hat hierfür verschiedene Angebote, die von M365 Schulungsvideos über 365-Experten-Sprechstunden bis hin zu individuell auf Sie zugeschnittene Inhouse-Schulungen, Online-Schulungen und Office-Kurse reichen.
Wie wird ein digitales Büro eingerichtet?
Die Einrichtung eines papierlosen Büros erfordert eine fundierte Analyse Ihrer bisherigen Arbeitsweise und ein daraus resultierendes durchdachtes Konzept. Denn immer mehr Informationen und Wissen müssen täglich archiviert und verwaltet werden. Voraussetzung für ein digitales und damit papierloses Büro ist deshalb der richtige Umgang mit den Office-Anwendungen, denn nur so können Sie die Vorteile der Digitalisierung auch tatsächlich sinnvoll nutzen, ohne dass wichtige Informationen untergehen. Wir unterstützen Sie bei der Organisation und geben nützliche Tipps für ein modernes Bürokonzept. Bei welchen Arbeitsschritten brauchen Sie besonders viel Papier? Welche Dokumente sollte man in Papierform behalten? Zunächst wird der Ist-Zustand von Papierverwendung und Kenntnisstand der Office-Anwendungen analysiert. Denn nur, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter technisch auf demselben Stand sind, kann die Umstellung reibungslos funktionieren. Als zertifizierte Trainer passen wir deshalb die Seminarinhalte immer an die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Mit OneNote und Outlook befreien Sie sich vom Papierchaos
Die Microsoft-Anwendungen OneNote und Outlook bieten Ihrem Unternehmen die ideale Schnittstelle für das digitale Büro, da Ihnen hier alle wichtigen Informationen an einer Stelle zur Verfügung stehen und die beiden Programme sich perfekt ergänzen. Lernen Sie in unseren Office Seminaren 365 Abläufe so zu gestalten, dass Sie kein Papier mehr benötigen und ausschließlich digital arbeiten. Gleichzeitig optimieren Sie auch den Umgang mit den unterschiedlichen Office-Anwendungen. Das lange Suchen von Notizzetteln auf dem Schreibtisch oder das stundenlange Blättern in Kalendern oder Notizbüchern gehört von nun an der Vergangenheit an. So können Sie problemlos auf alle wichtigen Dokumente zugreifen, egal, wann und wo. Auch beim Homeoffice-Tag haben Sie alle wichtigen Informationen bei sich.
Papierloses Arbeiten – auch über Bürogrenzen hinweg
Bei OneNote und Outlook haben Sie die Möglichkeit, genau wie auf Papier Notizen zu eingehenden Telefonaten festzuhalten oder Geistesblitze zu notieren. Zusätzlich können Sie alles mit Ihren Kollegen teilen. Häufig besteht ein Team aus Mitarbeitern aus verschiedenen Büros, die jedoch täglich zusammenarbeiten und sich austauschen müssen. Mit OneNote und Outlook arbeiten Sie netzübergreifend und synchron an Dokumenten.
So können beispielsweise Mitschriften von Meetings und Vorträgen digital zur Verfügung gestellt oder PowerPoint-Präsentationen bearbeitet werden. Auch ein gemeinsames Adressbuch, Aufgabenverwaltung und Terminorganisation können so realisiert werden, auch wenn sich Ihre Kollegen an einem anderen Standort befinden. Mit einem Seminar zu digital organisieren mit Microsoft 365 unterstützen wir Sie bedarfsorientiert bei der Digitalisierung in Ihrer Organisation.
