Digitales Büro – unsere Seminare
Clean Desk: Papierloses Arbeiten mit Outlook, MS Teams und OneNote
Wie stellt man auf ein digitales Büro bzw. auf ein papierloses Büro um? Diese Frage wird mir oft gestellt. Jedes Jahr werden in Deutschland etwa 800 000 Tonnen Papier in Büros verbraucht, dazu kommen 55 Millionen Druckerpatronen und 8 Millionen Tonerkartuschen. Die Papiermenge würde ausreichen, um ein 1 Meter breites Band rund 250 Mal um den Äquator zu legen. Das Papier stellt nicht nur eine erhebliche Umweltbelastung dar, sondern kostet Unternehmen vor allem Zeit und Geld. (Quelle: buero-und-umwelt.de)
Immer mehr Unternehmen setzen darauf, Papier im Büro weitestgehend zu vermeiden und Dokumente zu digitalisieren. Das schont nicht nur die Umwelt, sondern erleichtert auch die Arbeitsorganisation Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erhöht die Effizienz und spart zeitliche und finanzielle Ressourcen. Verzichten Sie auf ungeordnete Papierstapel auf dem Schreibtisch oder überquellende Aktenschränke. Mit unserer OneNote Schulung für ein papierloses und digitales Büro, Microsoft Teams Schulung und Zeitmanagement mit Outlook Schulung unterstützen wir Sie bei der Umstellung. Vor allem OneNote und Outlook bieten Ihnen zahlreiche Möglichkeiten für einen strukturierten Umstieg. Treutlein Seminare bieten Ihnen individuell auf Sie zugeschnittene Inhouse-Schulungen, Online-Schulungen, offene Kurse und Office 365 E-Learning an.
Wie wird ein digitales Büro eingerichtet?
Die Einrichtung eines papierlosen Büros erfordert ein durchdachtes Konzept. Denn immer mehr Informationen und Wissen müssen täglich archiviert und verwaltet werden. Voraussetzung für ein digitales und damit papierloses Büro ist deshalb der richtige Umgang mit den Office-Anwendungen, denn nur so können Sie die Vorteile der Digitalisierung auch tatsächlich sinnvoll nutzen, ohne dass wichtige Informationen untergehen. Wir unterstützen Sie bei der Organisation und geben nützliche Tipps für ein modernes Bürokonzept. Bei welchen Arbeitsschritten brauchen Sie besonders viel Papier? Welche Dokumente sollte man in Papierform behalten? Zunächst wird der Ist-Zustand von Papierverwendung und Kenntnisstand der Office-Anwendungen analysiert. Denn nur, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter technisch auf demselben Stand sind, kann die Umstellung reibungslos funktionieren. Als zertifizierte Trainer passen wir deshalb die Seminarinhalte immer an die speziellen Anforderungen Ihres Unternehmens an.
Mit OneNote und Outlook befreien Sie sich vom Papierchaos
Die Microsoft-Anwendungen OneNote und Outlook bieten Ihrem Unternehmen die ideale Schnittstelle für das digitale Büro, da Ihnen hier alle wichtigen Informationen an einer Stelle zur Verfügung stehen und die beiden Programme sich perfekt ergänzen. Lernen Sie in unserem Seminar Abläufe so zu gestalten, dass Sie kein Papier mehr benötigen und ausschließlich digital arbeiten. Gleichzeitig optimieren Sie auch den Umgang mit den unterschiedlichen Office-Anwendungen. Das lange Suchen von Notizzetteln auf dem Schreibtisch oder das stundenlange Blättern in Kalendern oder Notizbüchern gehört von nun an der Vergangenheit an. So können Sie problemlos auf alle wichtigen Dokumente zugreifen, egal, wann und wo. Auch beim Homeoffice-Tag haben Sie alle wichtigen Informationen bei sich.
Papierloses Arbeiten – auch über Bürogrenzen hinweg
Bei OneNote und Outlook haben Sie die Möglichkeit, genau wie auf Papier Notizen zu eingehenden Telefonaten festzuhalten oder Geistesblitze zu notieren. Zusätzlich können Sie alles mit Ihren Kollegen teilen. Häufig besteht ein Team aus Mitarbeitern aus verschiedenen Büros, die jedoch täglich zusammenarbeiten und sich austauschen müssen. Mit OneNote und Outlook arbeiten Sie netzübergreifend und synchron an Dokumenten. So können beispielsweise Mitschriften von Meetings und Vorträgen digital zur Verfügung gestellt oder PowerPoint-Präsentationen bearbeitet werden. Auch ein gemeinsames Adressbuch, Aufgabenverwaltung und Terminorganisation können so realisiert werden, auch wenn sich Ihre Kollegen an einem anderen Standort befinden. Mit dem Seminar für ein papierloses und digitales Büro unterstützen wir Sie nutzerorientiert bei der Umsetzung eines zeitgemäßen Büros.
Was sind die Vorteile unseres Seminars für ein papierloses und digitales Büro?
In unseren OneNote Schulungen für ein papierloses Büro gehen wir gezielt auf Ihre Wünsche und Anforderungen ein. Das Team von Treutlein Seminare besteht aus zertifizierten Trainerin, die durch einen ausgewogenen Methodenmix und ein didaktisches Konzept dafür sorgen, dass alle Seminarinhalte zum Thema digitales Büro nicht nur verstanden und angewendet werden können, sondern auch langfristig Ihre Arbeitsroutine optimieren.
- Selbst bei großen Datenmengen behalten Sie den Überblick und müssen nicht lange nach bestimmten Dateien suchen.
- Arbeiten Sie im Team an gemeinsamen Dokumenten – synchron und büroübergreifend.
- Die richtige Verwendung der Office-Programme ermöglichst ein zeiteffizientes Arbeiten und eine sinnvolle Organisation des Büroalltags.
- Sparen Sie mit dem digitalen Büro nicht nur Zeit und Geld, sondern vor allen Dingen Platz.
- Alle Mitarbeiter können gleichermaßen Informationen bereitstellen und nutzen.
- Ein strukturiertes Ablagesystem in Outlook und OneNote erleichtert das Finden von Dokumenten und E-Mails für alle Mitarbeiter.
- Egal ob Laptop, Tablet oder Smartphone: Sie haben immer Zugriff auf alle Dokumente.
