Sie stellen Ihre Dateiablage auf o365 SharePoint um oder arbeiten seit längerem mit einer SharePoint Dokumentenbibliothek und benötigen für Ihre komplette Organisation Unterstützung in Form von 365 Microsoft Schulungen? In unserem einzigartigen praxisnahen SharePoint Tutorial zu SharePoint dms erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen, damit Ihr Dms mit Office 365 dauerhaft übersichtlich bleibt, beispielsweise, wie Sie auf dem Explorer OneDrive einrichten oder SharePoint einrichten.
Clouddatei anfügen | Von diesem Gerät hochladen
Welche Auswahl Sie beim Anfügen einer Datei auswählen ist wichtig, denn bei Clouddatei anfügen wird das Original verknüpft und bei Von diesem Gerät hochladen eine Kopie erzeugt und diese dann in den Chat verlinkt. Und wenn dann andere über den Chat auf die angefügte Datei klicken, führt der Link eben zu der Datei, die Sie vorher angefügt haben. Entweder arbeiten andere dann in IHRER Datei oder mit einer KOPIE davon, davon abhängig was Sie auswählen.
Dokument im Chat anfügen
Um eine Datei an eine Chatnachricht anzufügen, klicken Sie auf das Pluszeichen und dort auf Datei anfügen. Es öffnet sich eine Liste mit den zuletzt verwendeten Clouddateien und darunter können Sie entweder eine Clouddatei anfügen oder eine Datei Von diesem Gerät hochladen.
Wenn Sie in einem Chat bei Datei anfügen auf Clouddatei anfügen klicken, wird die Datei in den Chat verlinkt. Sie bleibt am Speicherplatz liegen, es wird keine Kopie erzeugt. Hier können Sie zwischen OneDrive- und SharePoint-Dateien auswählen. Treffen Sie Ihre Auswahl und bestätigen Sie mit Anfügen.
Wenn Sie bei Datei anfügen auf Von diesem Gerät hochladen klicken, erzeugen Sie eine Kopie der ausgewählten Datei und laden diese in Ihren OneDrive hoch, dort in den Ordner „Microsoft Teams-Chatdateien“. Und dorthin führt der Link, der dann im Chat angezeigt wird. Übrigens ins OneDrive Bestandteil von SharePoint.
Mit Klick auf Von diesem Gerät hochladen öffnet sich der Dateiexplorer. Hier können Sie die gewünschte Datei auswählen. Wichtig: Auch wenn Sie hier eine Datei auswählen, die auf OneDrive oder SharePoint liegt, wird eine Kopie von dieser Datei auf OneDrive hochgeladen, wenn Sie vorher auf Von diesem Gerät hochladen ausgewählt haben.
Wenn Sie also bei Datei anfügen auf Clouddateien anfügen klicken, liegt die Datei bereits in einer Cloud (OneDrive oder SharePoint) und bei Von diesem Gerät hochladen legen Sie schnell noch vorher eine Kopie der Datei auf Ihrem OneDrive ab (immer OneDrive, nie SharePoint!).
Das was Sie dann im Chat sehen und auch irgendwie wie eine Datei aussieht, ist doch nur ein Link und der führt zum Speicherplatz der Datei. Bei Von diesem Gerät hochladen war nur noch ein Schritt vorweg notwendig.
Wenn auch Ihre Mitarbeiter Wissenslücken im OneDrive- und SharePoint-Dokumentenmanagement haben, fordern Sie gerne ein unverbindliches Angebot für eine SharePoint Office 365 Schulung an. Dort erfahren Sie alles Notwendige zur Dateiablage auf SharePoint und OneDrive for Business. Wir beantworten gerne alle Ihre Fragen praxisnah und verständlich, beispielsweise Wie funktioniert OneDrive?
Links zu Dms mit Office 365
- OneDrive einrichten
- SharePoint in Explorer einbinden
- Wie öffne ich SharePoint Online?
- SharePoint Dokumentenmanagement
- SharePoint Berechtigungen verwalten
- Wann sollte man OneDrive, Teams oder SharePoint verwenden?
- Wie schränke ich den Zugriff auf einen Ordner in SharePoint Office 365 ein?
- SharePoint Schulung
- Viele Videos auf unserem YouTube-Kanal
Speicherort Dateien im Chat von MS Teams
Aber wo genau werden die Dateien denn nun auf OneDrive abgelegt, wenn Sie Von diesem Computer hochladen auswählen? Beim Hochladen von Dateien fragt Microsoft nicht nach dem Speicherort, da der Speicherort festgelegt ist. Wichtig zu wissen ist, dass alle Dateien, die über einen Chat oder während einer Onlinebesprechung geteilt werden, auf OneDrive abgelegt werden, außer es handelt sich um eine Kanalbesprechung.
Eigene Dateien in OneDrive öffnen
Um den Ordner zu finden, klicken Sie in Microsoft Teams oder auch im neuen Outlook für Windows links in der Navigationsleiste auf OneDrive und dort auf das Register Eigenen Dateien. Hier finden Sie den Ordner Microsoft Teams-Chatdateien. Lassen Sie sich nicht davon beirren, dass neben dem Ordern Privat steht. Dateien darin sind Geteilt bzw. Freigegeben.
Selbsttest: Wie gut bin ich im Teilen von Dokumenten?
Scannen Sie diesen Code mit Ihrem Handy und testen Sie selbst, wie gut Sie sich in der digitalen Welt von Microsoft 365 zurechtfinden. Oder teilen Sie diesen Link in Ihrer Organisation, um den Bedarf zu ermitteln.
Datei Sharing mit Externen
Über den Microsoft Teams Chat lassen sich nur SharePoint Dateien hochladen und teilen, so lange keine Externen ohne Gastkonto im Chat sind bzw. an einer Onlinebesprechung teilnehmen. Mit Kolleginnen und Kollegen sowie mit Gästen können Sie also über den Chat auch OneDrive Dokumente hochladen und teilen. Wenn Sie mit einer externen Person eine Datei gemeinsam bearbeiten möchten, müssen Sie den Link direkt in OneDrive erzeugen und dann per Copy & Paste in den Chat einfügen.
So, das waren die wichtigsten Punkte zum File Sharing über SharePoint und OneDrive.
